重庆XX实业(集团)股份有限公司OA系统需求

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　　重庆XX实业(集团)股份有限公司OA系统需求

　　本次的目标内容从最基本的公文管理入手，优先实现最核心的和最易上手的应用功能，以通用的功能为主。通过公文管理、行政办公和个人办公等应用初步体现办公自动化系统的应用效益和价值，如办文效率大幅提高，OA软件节约人力时间成本，初步体现敏捷化管理等。

　　1、内部信息发布平台

　　(1)公司内部的公告栏，发布各种通知信息、发文公告信息等;

　　(2)发布内外部的新闻动态、行业参考消息、行业动态、媒体简讯、部门工作动态等信息;

　　(3)发布公司内部的各种规章制度、管理规范以及相关法律法规等信息;

　　(4)发布公司内部日常事务处理和办公流程的说明，各种办事表单、表格模板等;

　　(5)发布公司各级机构和人员的联系信息;

　　(6)工会工作、职工之家、兴趣小组、俱乐部活动等;

　　(7)发表行业、工作和学习生活方面的自创和转载文章;

　　(8)发布公司的历史发展沿革，重大历史事件，记录公司发展历程;

　　(9)办公常用工具软件下载和使用说明;

　　(10)管理部门发布各类主题的调查问卷进行投票，统计调查和投票结果，收集民意和意见等;

　　(11)员工可以向管理部门和岗位匿名发表意见、建议、投诉、表扬等信息;

　　(12)为员工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。可由管理员灵活设置栏目、栏目权限、栏目用户范围等，实现内部员工交流;

　　(13)对系统中各类信息进行查询检索，支持条件检索和全文检索;

　　(14)记录领导的工作日程安排，并可以对相关领导和部门人员共享，进行协作安排。

　　2、个人办公

　　(1)在OA办公自动化系统界面实现收发和管理邮件;

　　(2)显示待批和待阅文件，待办的审批公文、请示报告、公告信息，及待处理的工作等，提醒进行办理，通过待办事宜可以直接进入办理各种事务;

　　(3)显示交办下级的任务和工作，落实和跟踪办理情况与进度;

　　(4)实现按不同的工作审批种类、不同的时间段进行业务处理的授权，泛普软件方便领导应对无法正常办公情况下的日常事务处理;

　　(5)提供各部们工作计划、相关领导和部门领导工作通报信息;

　　(6)对企业所有项目进行统一管理，让领导清楚项目的运营情况，加强领导对项目的可近控性;

　　(7)向领导展现行业相关部门的定期发布数据等，数据由信息采集人员在系统中填报电子表单进行汇总;

　　(8)将个人计划的每日工作等安排，如：会议、待办、任务等信息;个人日历可向相关人员共享;

　　(9)个人通讯录，记录部门、团队、同事、客户等常用联系人信息;

　　(10)按周、月、年等填写或上传个人工作报告，可共享给上级领导或其他相关人员;

　　(11)提供备忘录功能，记录各种备忘信息，及时提醒进行处理;

　　(12)出差/外出申请和审批流程管理，包括出差的基本信息，工作委托人等，并提交领导审批。在出差结束后，还要填写出差总结，并提交领导审批;

　　(13)OA系统实现公司公文流转：如收发、审批、归档等功能，集成WORD编辑器，支持痕迹保留、电子印章、常用语等。办文包括起草拟办、审核批示、会签、签发、登记、批阅、传阅、催办、归档等流程。处理功能包括：单一签核、会签、流程追踪、状态检查、管理员干预、撤销申请、撤销审批、加签、启动新流程、条件转向、驳回选关、签核记录、催办、过期处理、随时通知相关人员等。

　　3、公文管理

　　(1)落实和跟踪办文情况与进度，可起草催办通知和督办通知;

　　(2)实现按不同的工作审批种类、不同的时间段进行业务处理的授权，方便应对无法正常办公情况下的日常事务处理;

　　(3)可以把自己的任务通过审批后交给相关人员接任，实现工作任务交办;

　　(4)可以根据管理权限和指定条件查询公文处理情况和领导批示，办文件数、办事周期等，提供办文统计报表;

　　4、行政办公

　　(1)对公司印章的使用进行审批登记管理;

　　(2)遵循国家档案法，将在审批处理结束的公文文档以及项目文档、业务知识文档等进行电子归档，能够处理档案管理从拟入档到保管、借阅、归档等管理全过程;

　　(3)办公用品的购置、使用、库存管理;

　　(4)会议审批、通知功能;提供对会议室及相关资源的预定、审批、参会人员通知提醒，会议纪要发布;

　　(5)车辆报废、年检等提醒，部门或支行预约使用车辆安排;

　　(6)对固定资产盘点、登记、报废管理。

　　5、知识管理

　　(1)对公司现有知识文档资料进行归类管理和分类索引，例如公司流程、法律法规、内部制度、培训资料、工作报告等。模块支持全文检索功能，方便用户随时查阅历史归档记录;

　　(2)管理企业多层次的知识目录结构，实现知识导航，并可对目录管理进行权限管理;

　　(3)当用户有待办事务时，系统提供自动弹出消息窗口进行提醒，并提供应用链接。

　　7、通讯管理

　　(1)提供即时服务，用户可以直接在系统中发送信息，也可以和具体工作流程相结合，进行任务催办通知;

　　(2)可以进行点对点的即时交流和文件传送，可以通过系统查看用户是否在线，用户可以在办公自动化系统中看到审批流程中的用户是否在线，可直接与用户交流。可以直接从企业目录中获取用户的身份信息与群组信息，也可以从它自身的集成的目录中获取;

　　(3)可召开两人或多人的网络会议，可提供幻灯片演示、白板共享、桌面共享、语音与视频会议、在线实时问卷调查、会议记录重放等功能;

　　(4)包括组织机构管理、用户信息、角色管理等，支持无层级限制的树型组织结构管理;提供图形化的组织结构展示模式和基于拖拽的组织结构维护方式;有安全级别控制。

　　8、系统配置

　　(1)基于浏览器，通过图形化的界面，管理员用户拖拽绘制流程图，并设定相应的处理节点信息，即可完成流程的配置。通过特殊的流程与表单关联方式，可以实现流程与表单的独立创建和维护，改善旧的表单和流程的维护模式更为方便和直观;

　　(2)提供多种流程管理控制类应用的模板数据库，泛普软件帮助用户以标准的方法和步骤，快速的实现具有复杂工作流的应用系统;

　　(3)提供灵活的电子表单制作工具，可以定义表单的风格、式样和输入项目。表单定制与流程定制工具结合，编辑流程对应表单样式;

　　(4)实现对流程运转情况监控，用户可以查看本人所参与办理的业务的运作情况;

　　(5)根据流程运行统计情况，对所有流程的效率进行分析，便于未来对流程进行优化;

　　(6)管理员可以定制系统首页的菜单项，并进行菜单项的授权管理;根据登录用户的权限，能够查看和访问不同的菜单项;可定制部门、个人的个性化页面;

　　(7)对信息平台的栏目和内容信息按权限进行发布和管理。OA办公软件支持内容在线编辑、发布预览、发布审批等功能;

　　(8)设置登录密码、图像照片、界面风格、自定义桌面、管理个人基础信息、查看权限等;

　　(9)组织结构无层级限制;提供图形化的组织结构展示模式和基于拖拽的组织结构维护方式;基于角色的用户管理，有安全级别控制。支持多级、多分支机构、跨地域的分布式办公模式。