什么是OA系统的流程分析与数据处理方法?
流程管理的总体框架分为:流程的分类、流程管理表格(流程输入)、流程责任与权限(流程路径)、流程知识(流程的决策支持点)、流程的结果(流程的输出)、流程的监控、流程的优化与改进
流程的概念说明
流程是多个部门、多个业务节点之间工作衔接的手段:扩在组织与业务单位之间的工作需要2个节点以上的工作需要确认与数据流转,我们都可以以流程的方式进行完成。
流程是数据与工作状态的执行工具:流程是带动公司业务数据演变的执行与承载工具。通过流程将数据在不同的业务单元之间的流转,生成或者改变数据与状态,达到工作衔接的目的。
流程需要有责任与权限意识:流程最大的难点是在流程的权限确定,组织结构本身是约定以岗位为核心的权限体系,而流程是确定业务事件的处理权限。对于权限来讲,组织结构的职能权限是分隔的,是非结构化的,而流程是衔接职能权限的主要手段。
协同办公流程的管理表格:流程的数据承载依赖管理表格,因此,管理表格在不同的流程中需要有不同的数据承载格式。协同OA办公系统通过管理表格承载整个流程节点数据输入与输出。
流程描述的常见方法
在实施与描述流程之前,需要确定统一的流程描述方法:建议采用visio来建立流程的描述方法:
信息流:表示信息传递。建议不使用。
描述结构图:是现状流程描述的模板,在进行流程描述时,首先把框图拖到页面上,然后把流程名填上。流程图描述过程中,需要补充说明的地方以及与流程相关的问题应填入框图下方的对应位置。
表单:表示某项活动产生的数据,如报表、报告、计划书等,而不表示活动需要的单据,流程图中表单随着活动的流向而流动。
虚线:用以分隔岗位的符号,配合岗位名称使用。
岗位名称:活动涉及的工作岗位。放在两条虚线之间,表示两条虚线间的活动由哪个部门,哪个岗位完成。
活动:流程图的主要组成部分,表示流程进行过程中的动作,如开票,日计划的下达,申请准运证的开立等。活动的颗粒度(详细程度)应抓住问题点,若是一些比较规范的地方,可不用详细表述,如准运证的开立过程中,要检查前面手续是否齐全,开准运证的具体的动作,这些都是一些规范的东西,不用细化,只用开立准运证这个活动表达就可以了。
子流程:作为某个较大流程的一个部分,表示一些活动的集合。不能用简单的活动表示,本身包含很多的活动,涉及到较多的岗位,则可做子流程处理。
判断:表示一些会产生YES和NO的活动。如部长审批,可能同意或不同意,审批这个活动就表示为一个判断。使用判断,就至少有两个输出,一个YES,一个NO。
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