保定市财政局协同OA系统政务公文管理解决方案

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　　第一章 保定市财政局协同OA系统政务公文管理解决方案

　　协同政务办公平台解决方案中的主要应用：信息门户、收文管理、发文管理、公文交换、档案管理、个人办公、日程安排、会议管理、信息采集、文档管理、办公资产等功能模块。其中最基础的应用主要集中在公文管理，即包括发文管理、收文管理、档案管理、公文交换。

　　1.1 公文管理总体解决方案

　　1.1.1 保定市财政局关键需求阐述

　　公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的类型目前国家规定由十三种公文格式，一般常用的主要是发文、收文、签报、请示等。不同的公文类型，流程表单格式、以及最终的公文样式管理要求都不同。一个发文，发文单主要由表头、表单、正文、附件组成。最后形成发文单要实现国家规范的发文文件，需要把表头、表单中的内容加入正文，最终形成一定格式的发文文件。所以在通过协同政务OA办公系统平台系统来实现发文管理的时候需要可以灵活自定义公文的类型，并需要可以实现每种类型公文的格式可以对应多个自定义模板，以此达到“规范公文形式、减少纸质公文、提高公文质量”的公文管理要求。

　　1.1.2 泛普软件方案主要特点

　　在本项目中，将以泛普软件公司应用支撑平台的工作流引擎为核心，以泛普软件协同办公自动化系统构建公文管理解决方案。

　　公文管理主要实现收文、发文、签报、请示、通知、任免等公文的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便单位领导及时掌握单位工作人员的工作情况。公文信息流转的处理范围完全涵盖国家现有13种日常公文类型，包括如命令、决定、通知、通报、批复、会议纪要、议案、请示、报告、公告、通告、公报、函等等。公文管理具体工作流程可以由保定市财政局系统管理员在无须改动程序的情况下进行灵活定义，实现机关员工收发文处理工作流自动化，过程计算机化，提高办公效率。

　　其中通过泛普软件协同政务办公平台解决方案，日常的发文文件流转整体过程为：

　　同时，日常的收文文件流转整体过程为：

　　OA办公系统公文管理主要功能特点是：

　　n 系统提供图形化的公文流程自定义功能：用户可以根据实际需要制定出所需的公文流程，而且当实际情况发生变化时可以由管理员随时进行更改。

　　n 系统提供公文流程的实时监控及统计：管理员可以通过管理工具查看公文流转过程中的状况，还可以统计出个人或部门的文件办案率。

　　n 提供公文格式(表头、正文、附件、表单)的全屏设计功能：用户可以根据需要设计所需的格式，并且可以随时根据变化进行更改。

　　n 支撑WORD，可保留所有修改痕迹：无论是正文、附件还是公文处理表单，无论是word还是wps文件的修改的痕迹都可以保留，方便查询，并且表格中的签名、批示也可以保留批示人的信息。

　　n 支持电子签名、印章、二维条码：手写笔签名批示、多级领导手写会签，领导可盖电子印章签名，以及支持二维条码的验证控制。

　　n 支持包括手写签名在内的所有信息原稿打印：完整地显示出表格的批示内容，符合中国人的办公习惯。

　　n 提供外出代理的授权功能：工作人员可以在出差时委托指定的代理人处理其负责的公文。

　　n 提供公文回收功能：用户可对误操作的公文通过回收进行修改，增强系统的容错、排错能力。

　　n 提供公文的并发处理功能：同一公文的不同传阅人员可同时办理公文，进一步保证了公文的办理效率。

　　n 提供完善的远程办公功能：不仅可实现单位总部与各地区分部之间的公文互流、信息传递，还可实现出差领导、人员的异地办公功能。

　　n 提供常用词条功能：用户对一些常用批示意见进行设置后，便可在办理公文时自由调用，提高公文处理效率。

　　n 提供实时提醒功能：个人所有待办事务、待办公文的实时提醒。

　　n 提供强大的在线帮助功能。

　　n 文档一体化功能：公文在流转系统流转完毕后可自动或者手工归档到档案系统内，并且保持公文原有的笔迹留痕。

　　n 来文批量处理：可以方便地设计出符合用户办公的批量来文登记和转出，提高办文工作效率。

　　n 支持公文格式自动规范化：按照制定的公文表单样式，有针对性的约束所需填写内容。

　　n 支持公文正文自动套红：根据不同类型的公文模板，系统可自动套红形成正式公文文件。

　　n 支持文件自动编号、文件主题词的自动标引和手动标引功能。

　　n 支持多表单处理模式：在文件审批过程中，支持多表单的处理模式，当审批一件超过一页A4纸时，在打印过程中，系统能够根据审批内容的大小分页打印，并保留表单的基本格式。

　　n 领导查询：领导随时可对在办公文、结案公文进行查询，快捷实现领导阅示、阅办公文、查询统计。

　　n 支持与不同单位之间的公文交换：通过公文交换接口，可自定义与上下游单位或关联单位的公文交换。

　　公文处理包括WEB客户端与管理工具端两部分，WEB客户端主要完成日常文件的流转与办理，管理工具端主要完成公文模板、公文流程的定制、管理与日常维护工作。

　　1.1.3 普通用户应用方案

　　基于Internet/Intranet模式构建的OA办公自动化软件系统公文流转系统实际上是一个信息流转系统，其日常的办公工作都以WEB模式提供，对于普通用户或公文管理员，都可在WEB端通过简单的鼠标点击完成日常的办公工作，其操作的模式就如同在Internet冲浪一般，简单、实用。

　　在公文处理的WEB端可实现以下应用：

　　£ 发文拟稿、收文登记

　　各级用户可根据实际需要撰写新公文(如进行收文登记、发文拟稿等)，并可将扫描件、常用Office格式文件、甚至是办公自动化系统里的公文作为新公文的附件。新公文撰写完毕只需点击发送按钮便可将新公文发送给文件的下一步处理人。

　　£ 收发文的过程审批、签核

　　待办公文是指他人发送给自己办理的公文，系统提供的实时提醒功能会及时地告知用户当前需要办理的待办事务。

　　用户办理待办公文可对公文进行以下操作：

　　n 对正文、附件进行修改;

　　n 在文件处理表输入批示意见;

　　n 通过手写签名或电子印章进行文件的签发批示;

　　n 将文件发送给选定人员。

　　当然，所有的操作都只能在权限设定范围内进行，同时系统还将如实地记录下文件办理的修改痕迹：当前用户对文件内容的修改，系统都会自动记录下修改痕迹，而文件处理表则通过”所见即所得”的权限设置记录下当前用户的批示意见及签名笔迹等信息。

　　£ 收发文过程中的催办督办

　　利用OA办公自动化软件系统流程设计工具中的催办、督办设置项目，就能简单的使流转中的公文处于系统监控中，达到催办、督办的目的。可对文件办理的具体步骤设定催办信息，催办期限一到，系统自动发送催办信息，催促文件办理延误人员及时办理文件。

　　系统记录下公文办理详细的处理信息，用户可随时查看到具体一份公文每一步骤每一办理人办理公文的时间及批示信息，可随时了解当前有哪些人收到公文但尚未办理的具体时间信息，使公文处理过程透明化、规范化。

　　£ 灵活查询权限范围内公文

　　系统提供组合查询与模糊检索的灵活查询方式，用户可随时查找到自己办理过的文件或自己没办理过但在权限范围内的所有公文，查看公文的具体办理信息。用户可根据公文字段进行查询，或者进行全文检索。

　　£ 授权他人办理公文、代理他人授权办理的公文

　　领导或工作人员出差时，为避免公文的积压可授权他人代理自己的公文。可对不同的公文类型进行不同的授权，同时设定授权的具体时间，授权时间一过系统自动取消授权。

　　公文授权操作完成后，被授权人员——代理人可立即收到授权人当前待办的授权类型公文，同时系统会以明显的提示信息告知代理人授权的有关信息，并将代理人办理的意见以”XXX(代理XXX)的批示意见”的形式如实记录。授权人出差回来后，直接在已办公文中便可查看到具有明显代理人办理标识的文件办理信息。

　　£ 公文处理完成后的归档

　　系统的公文处理子系统支持与档案管理子系统实现文档一体化，用户只需要点击一个按钮即可实现批量公文的归档。归档后的档案记录中可查看到原先公文的文件内容。

　　£ 定制自己常用批示词语

　　用户在日常公文的办理中，经常会使用一些相同的句子、词语，如”同意”、”已阅”、”请速办”等，对于这类常用词语，若每次批示时都要输入则费时费力，本系统方案将提供常用词语的定制功能，系统管理员可为单位所有人员定制公用的常用词语，个人则可为自己定制自己常用的批示词语。常用词语定制后，用户在办理公文时便可用鼠标快速选择这些常用词语，从而避免了重复输入。

　　常用词语分为公用常用词语和私有常用词语两种。系统管理员将单位人员经常用到的短语、词语定制成公用常用词语，方便所有用户在办文时输入;每个用户也可以指定自己的私有常用词语，方便自己的办文。

　　£ 个人签名与图章管理

　　每一个用户可以将自己的真迹签名与私章扫描加密存储于办公自动化系统中，然后可以在公文批示时直接调用。调用时需要签章密码的确认，避免用户帐号密码泄漏后，被非法冒签。

　　£ 对公文的日常维护

　　对公文的日常维护功能在于当前用户所拥有的权限，普通用户若没有管理权限是无法维护公文的。公文的日常维护功能包括：

　　n 删除文件：将无须保留的文件从数据库中删除。

　　n 结束流程：对于无须继续流转的文件通过结束流程完成文件的特殊处理。

　　n 修改文件名称：修改正在流转或流转结束后的文件名称。

　　n 将文件归档：将处理完毕的文件归档到相应的档案系统进行管理。

　　1.1.4 公文管理员的管理方案

　　流转系统通过管理工具端为模块管理员提供了自定义公文流程、自定义文件处理表等公文定制与日常自定义的维护功能。

　　流转系统的管理工具端包括公文表单设计工具、流程设计工具，其中：公文设计工具侧重于文件处理表单的定制，流程设计工具侧重于可视化、结构化流程的定制。

　　在公文处理系统的管理工具端，模块管理员可实现以下功能：

　　£ 可视化、结构化流程的定制与维护

　　根据保定市财政局的办公情况，公文管理员可在管理工具端任意定义本单位的各种工作流程，所有的定义工作不涉及任何源代码编写。

　　n 图形化的流程定制

　　可视化、结构化的流程定制是通过流程图的形式定制工作流程，公文管理员只需用鼠标选择相应的各流程步骤、设定各步骤之间的流程连线(各个步骤的收件人、接收条件)，便可以形象的流程图完成流程的定制工作。

　　n 流程日常的图形化更改

　　提供了图形化的流程设计界面，当机构改革、人事变动导致流程发生变化时可相当方便地对流程做出修改，彻底解决了以往需要源代码才能更改流程的问题。

　　£ 文件处理表单的定制与维护

　　保定市财政局日常文件办理的处理表单均可无任何源代码的自定义实现。

　　n 文件处理表单的定制

　　利用公文设计工具，公文管理员通过画表格、选取相应控件的方式便可定制出与单位日常办公所用表单完全一致的模板，普通用户无需更改任何办公习惯就可适应办公自动化系统的实施。

　　定制文件处理表单时，公文管理员可根据单位的实际情况定制一份带表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一项或多项。更重要的是，本系统方案中的公文不再只局限于传统的公文形式，可以包含文字、表格、声音、图像、传真、E-mail、Word文档、Excel表格、扫描照片等非结构化信息。

　　n 权限的严格设定

　　OA办公自动化软件系统的公文有双重权限设置：

　　Ø 文件类型的权限设置

　　对于不同的文件类型会有不同的权限设置，如拥有收文登记权限的用户也许只是少数，但拥有发文拟稿权限的用户则可能是全体人员，因而管理工具端提供了对文件类型的权限设置功能，公文管理员根据不同文件类型不同的处理情况分配哪些人具有读取、新建、访问、删除、归档等不同的操作权限。普通用户首先要拥有对该类型文件操作的权限，才可办理相应的文件。

　　Ø 文件办理步骤的权限设置

　　在文件的实际办理中，公文处理系统提供了”所见即所得”的权限分配，即通过绑定相应流程的相应步骤，设定每一步骤对文件正文、附件、文件处理表单、流程的操作权限，能否查看、修改、是否保留修改痕迹等等。普通用户即使有该类型文件的操作权限，没有相应办理步骤的权限同样也无法对文件进行操作或修改。

　　n 文件处理表单的更改

　　与流程的设计一样，公文表单设计工具也提供了图形化的界面。当用户的文件处理表单发生变化时，无须修改任何源代码便可轻松的修改文件处理表单、修改权限设置，使公文的定制、更改更好地适应了办公业务的变化。

　　£ 套红模板、二维条码维护

　　系统支持单位可根据不同类型的公文设定对应的套红模板，以及生产的二维条码的样式设置。

　　提供自定义灵活的套红模板：

　　并可约定在公文流程中具体某个环节有套红盖章的操作：

　　以及对当自动生成二维条码时的形状要求，包括有：二维条码的高度、宽度、数据来源

　　£ 公文统计

　　系统支持对个人、或者单位所办理的公文进行各种数据统计，包括：公文总数、已办公文、未办办公、在办公文、办结率、公文处理时效等等。

　　1.2 发文管理应用方案

　　1.2.1 发文管理总体方案

　　发文管理解决方案整体包括：建立发文表单、正文或附件、和对应的发文流程，实现发文拟稿、审核、审批、批示、批注、签发、复核、分发等操作，完成公文审批、修改、套红、盖章等一系列动作，并形成可交换的正式电子公文的过程。

　　泛普软件提供的发文管理解决方案其对应的总体图如下：

　　其总体应用特征如下：

　　l 支持拟稿、审批、审核、复核、会签、签发的公文成文审批过程;

　　l 支持调用多种对应的公文模板;

　　l 支持公文套红、盖章、分发、打印、二维条码、归档的公文处理过程;

　　l 支持公文过程的手写批注、文字批注、痕迹保留、电子印章、锁定;

　　l 支持发文转下游部门收文、日程安排、工作计划、或导出到excel中;

　　l 支持抄送、转送、会签、或签、退回、收回、自由流转、条件跳转、自动归档;

　　l 支持发起人或审核人留言;支持补充正文、补充附件;

　　l 支持关联其他公文、关联文档资料、日程安排、事务协作等;支持多种格式附件;

　　l 支持发文短信、邮件提醒、催办、处理期限和超期提醒管理;

　　l 支持文号自动管理和自定义编号规则;

　　l 支持发文表单处理过程中修改日志、以及日志查看范围;

　　l 支持发文过程中进行公文督办监督;

　　l 支持公文意见倒序、正序两种排列方式;

　　l 支持发文流程功能菜单名称;

　　l 支持发文归档到自动转到档案库中;

　　l 支持发文处理过程的效率统计;

　　l 支持发文按照部门单位等进行数量统计;