电商协同办公系统

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 　　想必电商企业是和信息化打交道最多的行业吧，从做一家淘宝店下载淘宝助理、旺旺开始，注定要使用各种增加订单，提高管理效率的软件，今天，通过我们的亲身经历，来与大家一起分享，我们在电商协同办公中使用的心得。

　　和大多数电商企业一样，最早做淘宝的时候，一人盯多人用，什么软件不软件的，先有订单再说，可随着业务的不断发展，对于运营团队的要求越来越高，特别淘宝商城改名天猫后，其运营门槛的提高，必须拥有一支流程化作业的队伍才行，所以，部门建设就开始，设计策划部，客服部，运营推广部，物流仓储部，人事部，财务部，这些是最基本的组织机构框架。

　　所有部门都在一个办公室，刚开始，业务不忙的时候，由运营推广部门拿出一个活动计划，策划部门收到大概要求后把页面设计出来，传到服务器后，页面更新完毕，因为在一个办公区域内，客服和物流相关人员，用耳朵随便听一下，大概就知道自己应如何处理了，一个活动结束，又一个活动，就这样在，大概3个月时间出了问题。

　　一、电商企业的主要问题

　　1.运营推广部总是临时出活动计划，经常打乱策划部的正常工作

　　2.策划部经常出现页面和产品信息错误，订单白白损失后才弥补

　　3.客服部的售后问题比售前问题多，客户投诉比表扬多，严重时出现恶意敲诈

　　4.物流部门要么没货，要么积压很多货，要么订单出错，要么来不及出货

　　这些表面的问题，其实在我看来，都蕴藏着巨大的危机，问题不是某员工的责任心的问题，而是整个业务流程缺乏有机的协同处理能力，怎么办，整个团队中，有上手3年多经验丰富的员工，有刚出大学校门的毕业生，上下10多号人，必须开始纠正习惯，纠正不良的工作习惯。

　　二、沟通成为协同办公的开始

　　虽然同在一个办公室，说并不等于通知，知道并不等于明白，所以，开始从一个小型的活动开始，由相关人员参与，互相沟通工作内容，将工作内的各种细节从分析问题、判断问题丶提出问题、解决问题、执行分工，一步一步的通告起来，这样原来以为A大声告诉B，C应该知道的习惯，得以改善。

　　三、纸张化协同办公

　　先从围绕整个业务核心部门开始-策划部，由策划部形业务交织的焦点，先强烈要求策划部执行任务派单开始，一切落实纸面文字、时间、内容、要求、关联部门，都需要清楚的写在任务单中，并在传递的过程中，中间环节由电商总监负责签字确认，做到“没有任务单，一个图片都不做”的严格程度，这样过程持续1个多月时间，大家的通晓能力提升上来，业务效率明显提高，但随着订单量和活动量的不断攀升，这样的工作效率明显滞后(特别注明：我们做的进口食品，在淘宝、天猫、京东、一号店、亚马逊丶当当丶苏宁丶国美丶糯米团丶大众点评网丶顺丰优选丶交通银行网上商城等国内一流电商平台全面开店)

　　四、初级协同办公系统

　　纸张办公的弊端，想必大家都由体会，我不再重复。人手一台电脑，均保证24小时联网，网络这么发达，要通过计算机来处理业务事项，发现淘宝也没相关内部办公的系统，网上大部分OA系统过于繁琐，不适用，从先试用的角度，我们发现“网聚宝”内部协同办公系统挺好，就像上微薄一样方便，互相可以简单通信，并提醒对方，添加文件也很方便，广播相关人员也是及时到达，又没什么臃肿的机构设置，同时手机客户端的功能也能实现，历史记录可以长期保存，这样就满足了我们从纸张到网上的习惯过度。

　　五、协同办公系统-电商流程解决方案

　　内部的电商流程越来越清晰，从采购订货到活动促销，再到订单统计分析，整个流程，部门间的工作内容十分具体，如何将各自工作内容优化管理方式，就必须借助既有一定管理思想，但又不能被“绑架”和“服从”式的管理方式所束缚，这点，我们到目前为止一直使用的“班牛”OA，就为我们提供了解决之道。

　　该系统软件基于阿里云云平台，保证了我们网上办公的基本条件，其次，组织结构由我们自由去划分和制定，便于修订和完善，另外内部的办公应用，像通知，考勤，备忘提醒，这些基本功能，正是目前琐碎的需求，完全适用，主要，通过与大家分享2个主要应用，一是主线，二式审批。

　　主线：

　　我们白话通俗点就是多部门长时间完成的一件工作，比如双十一大促，这项部门，免不了牵扯所有部门联动和各项工作内容协调，并在执行中，分前期筹备，中期执行，后期监督的过程，建立一个主线即为确定一件大事，相关人员有权限方可加入，使得项目有了一定的保密措施，再就是工作得到共享化，运营部门不用去问策划部的图片有没有做好，进度通告会再主线内体现，物流部门的某件商品断货，全部参与人员统统知晓，这样就可以做到不用经常开会沟通，节省了时间，最关健的就是对于电商总监把握全局提供了一个非常详细的作战执行战略图出来，清晰明了，实时动态都能知晓，这对于电商流程化梳理非常有用。

　　审批：

　　所有内部工作中，牵连工作进度的就属于审批，通过网聚宝，一方面做到权利下方，一方面，做到网上审批，由于设置成了自由审批流程，完全一件独立事件，就相关部门流转即可，比如，原来的员工请假，先写请假条，然后部门负责人签字，总监签字，人事签字，总经理签字，非常繁琐又不合理，现在的请假，直接将请假条转向部门负责人，由部门负责人流转至人事部即可，人事在下发就很随意了，这样不仅审批简单，同时效率提高。这其中的审批流程用请假做案例说明，日常中得每月的直通车广告申请，钻石展位费用审批，特价促销广告等等事务，均一个道理，总之适合正在提升管理水平的中小企业。

　　以上就是我们对电商协同办公的使用心得，一个企业，要想发展的快又稳，内部的管理机制的建设非常重要，都希望将内部管理用信息化，软件化管理起来，其实背后的执行难度，可想而知，我个人觉得，企业的协同办公帮助企业提升管理效率，工具的选择很重要，一旦习惯建立的改善都基于这个平台，轻易不要更换，比工具更重要的就是管理的意识和思想，如果想建立内部协同办公体系，一把手一定要亲自参与，否则，执行力度大打折扣，其次就是坚持，我们用一年时间得以改善，不知道贵公司要花多少时间。