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泛普软件发布企业OA办公系统平台选型风险管理

OA协同办公系统是一项结构复杂、功能强、涉及面广的信息系统集成和开发的工程，为确保项目达到预期的目地，使系统真正发挥作用，必须做到在项目真正实施前就能预测到该项目可能遇到的各种风险，并准备好项目风险的控制方法，才有可能做到万无一失并最终确保本项目的实施成功。
项目风险管理方法

由上图可知，整个风险管理过程是一个闭环系统，随着风险处置计划的实施，风险会出现许多变化，这些变化的信息可及时反馈，风险预测和识别者就能及时地对新情况进行风险评估和分析，从而调整风险处置计划并实施新的风险处置计划，这样循环往复，保持风险管理过程的动态性就能达到风险管理的预期目的。
项目风险与识别
对项目可能面临的风险进行预测和识别是风险管理的基础。项目风险预测与识别要回答以下问题：项目中有哪些潜在的风险因素？这些风险因素会引起什么风险？这些风险的严重程度如何？简单地说，项目风险预测和识别就是要找出风险之所在和引起风险的主要因素，并对其后果作出定性的估计。在对项目风险进行预测和识别的方法中常用的方法有：德尔菲方法(Delphi  Method)、头脑风暴法(Brain storming)、情景分析法(Scenario Analysis)等。
项目风险评估与分析
对项目风险进行评估和分析就是在前期预测和识别的基础上，建立问题的系统模型，对风险因素的影响进行定量分析，并估算出各风险发生的概率及其可能导致的损失大小，从而找到该项目的关键风险，为重点处置这些风险提供科学依据，以保障项目的顺利进行。对项目进行风险评估和分析常用的方法有模拟法，主观概率法和模糊分析方法等。
项目风险处置
通过对项目风险的评估和分析，把项目风险发生的概率、损失严重程度以及其它因素综合起来考虑，就可得出项目发生各种风险的可能性及其危害程度，再与公认的安全指标相比较，就可确定项目的危险等级，从而决定应采取什么样的措施以及控制措施应采取到什么程度。对项目进行风险处置就是制订并实施风险处置计划。风险处置的方法包括风险回避、风险控制、风险自留和风险转嫁。对不同的风险可不同的处置方法，对一个项目所面临的各种风险，应综合运用各种方法进行处理。
项目风险及化解方法
项目的整体实施综合起来可能存在如下风险：
•      客户配合风险
在应用系统开发中最易导致系统开发失败的因素是对客户的需求调查不够清楚，对业务需求的理解出现偏差，从而导致开发的系统与用户的初衷不一致。因此在开发本系统的过程中，与客户的配合和前期需求的详细调研、行业需求的准确理解将显得尤为重要，这一因素也将是本项目能否成功的最大风险。
进行每一个项目的实施中，都需要专门配置一名专职的关键用户协助项目组和客户进行有效沟通，从而有效避免项目组过分关注技术本身而忽略与客户的准确沟通。同时应该专门配备具有丰富项目经验的需求调研人员进行前期的需求调研，从而有效避免对用户需求理解不准确。在需求调研中有一套严格的管理制度来有效保证获取的需求与用户的符合程度(如每一需求用例都会形成详细的文档，提交给用户并获得用户的认可，只有经过用户认可的需求用例，项目组才能进行实施。在项目实施中，如果因为与甲方配合问题而产生客户投诉或不满意的情况，需按照项目考核条例对相关人员进行惩罚等。
•      平台技术风险
选择有较强研发能力，产品自主化，并在多个领域都从事过大型软件的成功开发，有着丰富的大型软件开发经验的服务公司。需要保证项目中第三方产品的熟练使用配置及软件开发，可有效规避该项目中存在的软发件技术风险。
•      项目质量风险
对项目需要有一套严格地评审机制，而且有专门的质量管理人员来实施监督和考核(如与需求的符合程度，软件的稳定性，可靠性，体系构架的合理性等)，对于每一个项目从过程上都实施了严格的质量控制，因此可有效规避该项目在实施中的质量风险。
•      项目周期风险
服务公司和项目人员需要具备丰富的项目实施和管理经验，尤其是时间周期长的项目。同时需要有着充分的各种资源(如人力资源、财务资源等等)保证，在进度滞后时，必须通过增加人员或者加班的方式保证在合同规定的周期内高质量地完成项目的实施。
•      项目服务风险
技术和服务是企业的生命；技术本地化(长期技术投入，维护用户投资)；服务本地化”；7×24热线电话技术支持，对故障可灵活启用远程诊断与支持系统；快速响应服务，24 小时内到达用户现场；实行主任工程师制度，定期巡访，跟踪服务于用户；与原厂商共同提供“双备份”的技术服务；专家小组为用户进行系统的整体分析、设计；提供多种合作及本地化服务方式”。
 

2.规划总结

在业务层面上，随着总公司“二次跨越” 战略推进下，有限公司也逐渐向集团化、国际化方向发展，组织机构日益庞大，这些分布在全国乃至全球各地的分子公司和办事机构带来日益复杂的办公应用环境。同时伴随精细化管理日益深化、合作油田的陆续回归、三重一大的加强管理和管理提升的持续推进。业务模式的转变将对已有的OA系统提出了新的挑战。
在技术层面上，总公司邮件系统技术路线转型，即将替换为exchange，有限公司部分分公司原来以domino技术开发的OA系统需要转变技术路线，平稳过渡迁移。
另外作为OA系统的职责，目前已经发生的巨大的变化，OA系统已经不仅仅是过去的无纸化办公、公文收发、电子流程审批，它将涵盖更广泛的内容。
在考虑OA平台的选型时，首先要考虑到开放性和易用性，开放性是OA的生命，也是从OA到协同的必由之路。而易用性则决定用户是否可以方便的使用，也决定了软件的市场化程度。因此，要选择产品成熟性高，系统整合能力强的OA平台。从技术架构来看，JAVA平台已经成为OA系统开发的技术之王，大约90%的厂家采用该平台，它的稳定性、开放性、安全性明显领先于其他技术平台。没有最好的产品，只有更适合自己的产品。
我们希望通过对有限公司及下属六家分公司的规划，为有限公司的OA平台建设提供有建设性的参考建议。