某集团控股公司OA办公自动化系统之.公文管理

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　某集团控股公司OA办公自动化系统之.公文管理

　　公文管理应包括发文管理、收文管理、公文归档管理等业务模块，应具备审批签管理、手写签名、痕迹保留、办理情况跟踪、流程触发、打印模板丰富、方便归档、催办提醒、电子签章等功能。

　　发文管理：实现集团公司对二级单位及二级单位内部的发文管理，快速发文，联合发文，跨单位公文审核，包含拟稿、审核、签发、分发、立卷、归档整个流程，发文表单、工作流程及权限可以灵活控制和修改，并自动进行流程跟踪、催办、查办、跨单位通知等。

　　收文管理：实现集团公司接收外部文件及二级单位接收上级文件的收文管理，包含收文、签收、登记、拟办、批办、承办、归档等整个流程，收文表单、工作流程及权限可以灵活控制和修改，并自动进行流程跟踪、催办、查办。

　　OA办公软件系统公文归档管理：实现来文归档，发文归档，归档公文导出，归档公文列表，公文检索等功能。系统设计要严格遵循档案管理的有关规则，符合国家档案管理规范和电子档案存储标准。可以对各种类型文档、数据进行统一管理，形成各单位的信息文库，通过严谨周密的权限控制实现文档信息的有限共享，同时系统将重要信息、公文、工作管理模块中的数据自动转入档案管理中，使得流转的文件、档案可以按照国家档案管理办法进行有效管理、查阅。公文归档管理需要注意实现以下功能：可自定义分类类别，将归档文件按内容或形式特征划分类别和层次;归案后保留原流转过程所有信息;可实现对过去或已经人工流转完毕的公文进行归档，可重新录入原始流程各项信息，可支持JPG、DOC、XLS、PDF、多媒体等多种文件导入导出功能;具有强大的检索功能，实现按各类关键字和全文进行检索，检索时间不得大于5秒;可设定不同的检索用户权限，用户在限定的范围内进行检索;提供有回收站功能，只有管理员才可以彻底删除;严密信息安全控制、信息审批机制、多种信息编辑方式、多种信息列表显示方式、信息的跟踪、信息的相互关联、信息的统计、用户操作记录、分部门自行管理信息等功能。

　　OA系统公文管理还应具备以下需要强调的功能：多部门联合发文、标签管理、手写签名、记录文件流转过程中的所有修改痕迹、办理情况跟踪、文件办理过程中互相触发、丰富的打印模版、档案系统接口、电子公章、硬件U-key认证等。