泛普进销存软件,杜绝重复发货,提升效率,助力企业运营更流畅
当老板发现昨天给同一家客户重复发了两次货时,我们如何有效地管理这种情况并确保账目清晰无误呢?在之前的视频中,我们介绍了建单发货的方法来优化仓库管理,但其中确实存在一个潜在的风险点。那就是,如果会计或文员不小心将同一张发货单重复打印,仓库保管员可能会因此重复发货。
为了解决这一问题,我们需要采取一系列预防措施。首先,也是最重要的一点,仓库保管员在发货时必须仔细核对单据的编号。这些编号应该是唯一的,确保不会出现重复。
除了依赖人工核对,我们还可以利用技术手段来加强控制。首先,我们需要确保在打印单据之前,单据已经被保存并处于不可编辑的状态。在系统维护的“用户配置”下的“录单配置”中,我们可以勾选“打印单据之前必须保存单据”的选项,这样就可以避免草稿状态的单据被误打。
然而,即使我们做到了这一点,仍有可能存在已保存的单据被重复打印的风险。为了解决这个问题,我们可以利用软件的“单据打印设置”功能。在“辅助功能”下的“单据打印设置”中,我们可以为每种单据设置打印次数的限制。例如,我们可以设置销售单只允许打印一次,如果需要再次打印,则需要管理员输入密码。这样,只有知道密码的人才能打印第二份,从而大大降低了单据被重复打印的风险。
通过结合这两种方法——人工核对和系统控制,我们可以确保发货流程的准确性和高效性。这样,我们不仅可以做到见单发货,还可以避免单据的重复打印,确保账目的清晰和准确。
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