企业为什么需要上海OA

【摘 要】: 知识管理的目标是提供企业整体协作水平，使知识管理的主体--用户--能够快速而方便地访问到所需要的信息和知识，通过把最恰当的知识在最恰当的时间传递给最合适的人，实现最佳的决策。
   
在已经到来的知识经济时代，知识已成为经济增长和社会发展以及企业成长的关键性资源，知识管理已越来越受到人们的关注和重视。虽然对知识的管理和运用自古已有，但在信息爆炸、竞争日益激烈的今天显得尤为重要，它通过系统地利用信息和专门技术，最大限度地掌握和利用知识，实现组织机构的创新能力、响应能力、生产效率和技能素质的有效改善，从而提高企业竞争力。
   
知识管理的必要性
   
在当今激烈的市场竞争环境下，企业的经营管理理发生了根本性的变化，其中最明显的变化是强调以客户为中心，要求提供个性化的服务。我们知道，工业经济时代是生产能力不足商品短缺的时代，在一背景下，企业以"产品"生产为导向，产品的成本和质量是企业最重要的竞争手段，企业主要通过追求大规模和标准化产品生产以取得市场竞争中的成本优势和利润最大化。而知识经济时代是社会生产能力与商品过剩的时代，客户因存在极大的商品选择空间和余地，表现出日益强烈的"个性化"需求特征，在这种时代背景下，企业只能以"客户"为导向，"客户满意度"是企业发展的最重要指标，多品种、小指量、灵活多变已成为知识经济时代企业的经营管理特征，这种特征对企业员工的整体技能素质提出了更高的要求，对以大批量生产为特征的生产管理系统提出了严峻的挑战，难以胜任帮助企业灵活应对快速变化的市场、有效把握新机遇的角色。这些挑战大体可以归结为以下四个方面：
   
快速响应能力 以财务系统、erp系统等工业时代典型的企业信息系统都是以处理流程相对稳定为基本假设，但在高度竞争环境下，企业面对的常常是突发的事件或偶然的机遇，需要企业快速而准确地决断，因此，传统的大批量生产系统需要更灵活的系统给予有效的灵活性补充。
   
创新能力 创新是企业在未来的激烈中得以持续发展的关键，它不仅仅局限于普通意义上的技术研发，还应该包括新思想、新的工作方法和处理流程等方面上的创新。
    
技能素质 传统的信息技术大多都停留在提供事实性知识或一些原理性知识（即所谓的Know-What 和 Know-Why），但多变的市场对员工的技能素质提出了更高的要求，在响应快速变化的需求时，要求员工具有相当的工作技能（Know-How），能够及时找到相关专家的帮助（Know-Who），才能对需求作出正确的响应。
   
运作效率 对于企业来说，效率不仅仅意味着规范、快速和程序化，而是一个更广泛的概念，是更高品质和更加聪明的工作方式。
   
知识管理的目标
   
知识管理的目标是提供企业整体协作水平，使知识管理的主体--用户--能够快速而方便地访问到所需要的信息和知识，通过把最恰当的知识在最恰当的时间传递给最合适的人，实现最佳的决策，也就是说，通过系统性地利用信息、处理流程和专家技能，不断提高企业的创新能力、快速响应能力，提高企业效率和员工技能素质。
   
为了实现这些目标，知识管理系统应该包括以下5种技术：一是商业智能，它是基于关系型数据库之上的数据挖掘和相关的各类决策分析方法；二是电子协作，以第三代办公自动化系统为标志的旨在提高企业运作效率和运作水平的协作系统，这是实现知识管理的基本平台；三是知识传递，主要是指构建企业知识管理体系中不可缺少的培训体系，通过及时的培训，使员工能够充分利用企业知识，提供工作技能。四是知识发现和知识地图，在网络信息时代，企业的知识主要存储在各种数据库系统、Internet和Intranet、各种知识协作系统和员工的头脑里，企业组织组成的复杂性需要一套有效的知识发现系统进行整合，包括各类检索工具、内容分类技术和企业级文档管理技术等； 
 
五是专家定位，建立动态的企业专家网络，通过可视化的关联性识别以及其它联结工具（如Lotus Notes/Lotus Sametime等），完成知识管理中"在最恰当的时间找到最恰当的人"的工作。     
   
知识管理三要素
   
任何知识管理体系都应当兼顾人、场所和事。因为，知识管理的对象是知识，产生知识的主体是人，人们在工作、学习和与他人的交流与协作的
过程中产生了知识，因此，人、场所和事便构成了产生知识的三大要素，在知识管理系统中，这三者是紧密结合不可分离的，将这三个要素相分离而谈知识管理都是没有任何意义的。在这里，"人"是协作的所有参与者，包括同事、用户、伙伴、供应商、其他专家和本人；"场所"是指协作空间，如办公室、定制化的工作室、项目组以及在线讨论数据库等等；"事"是指所有内容和处理过程，如结构化数据、非结构化文档以及对其的操作。
   
实施知识管理需循序渐进
   
知识管理应当是企业管理、信息化建设的进化过程，而不是一个推翻原有体系另起炉灶的革命性过程。因此，企业实施知识管理，应遵循循序渐进的原则，首先需要建立一个高效率的电子协作环境，然后引进知识挖掘和发现技术，对企业的数据和信息进行分类整理。同时建立相应的企业知识管理机制，包括设立知识工程师、首席知识长官（CKO）等职位职能，专门行使知识管理的相关职能。
   
在技术方面，企业知识管理策略可以通过建立知识管理基础平台，采用具有协同工作的应用产品，构建完整的知识管理系统。这个系统应当能够从各种各样的信息资源中挖掘出有用的知识，把存放在关系数据库、Internet/Intranet网站、文件服务器、Notes数据库等不同系统中的信息资源映射成统一的"知识地图"，建立团队协作和专家网络，使知识能够在企业内外部都得到有效的共享和发布。另外，知识管理系统还应当能够为使用者提供易于使用的知识桌面，为员工提供有针对性的最新信息、业务相关人员的实时和邮件通信联系， 以及企业的黄页（记载使用率较高的相关 Intranet信息或其他信息资源）等。除此之外，使用者还可以通过信息分类和搜索引擎，从各类信息资源中快速发现所需的知识。在这方面，莲花软件公司为广大企业用户实施知识管理提供了有力的帮助。早在1994年就建立起知识管理实验室，莲花软件公司就开始在电子协作研究的基础上开发知识管理系统，并在众多企业中结合行业特点进行跟踪研发，目前，率先提供了紧紧围绕"人、场所和事"知识管理三要素的一整套知识管理解决方案，包括知识发现服务器、知识工作站、文档服务器、工作流设计管理服务器、企业培训平台和具有世界级安全水平的因特网上协作服务器，为用户构建基于知识管理的信息管理系统提供使强有力的帮助，帮助企业充分利用已有的信息系统，部署有效的知识管理应用，实现知识的充分利用和共享，提高企业的整体运作效益。
   
随着国内企业信息化建设的进一步发展，大多数国内企业都建立起各种信息管理应用系统，比如，多个政府部门和数以千计的国内大型企事业机构都在Lotus Domino/Notes平台上建立了企业级协作基础设施，通过计算机网络提供电子协作，实现了办公自动化和其它形式的工作流程自动化。这种基于企业级信息集成的流程自动化对传统的以数据处理为中心的企业计算带来新的突破，也是为知识管理的开展奠定的基础。对企业用户和政府机构来说，知识管理绝不是锦上添花，可有可无，在当今日益激烈的竞争环境下，企业只有进行知识管理，从整体上提高员工的技能素质，让企业更加聪明地运作，才能应对新挑战，把握新机遇。