档案上海OA信息化的主要观点与创新、不足

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    一  主要观点

    本文的主要观点包括：

    第一，当前中国企业的档案管理、知识管理都面临困境、陷入重围。现代的知识管理可以为传统的档案管理走出重围提供一种新的视角；而传统的档案管理也可以为现代的知识管理突破困境提供一种新的思路。

    第二，档案管理应该以知识管理为导向，将文件、档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴含的知识；应该按照知识管理的要求，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件、档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动，从而提升档案管理的价值，提高档案管理的地位。即，应该实行“以知识管理为导向的档案管理”。 

    第三，知识管理可以从档案管理切入、起步，以档案管理为基础、核心；可以利用档案管理的基础，借鉴成熟的档案管理技术方法，开展知识的积累、组织、评价与服务等各项活动，从而促进知识管理的可操作性，促进知识管理的简单实现。即，可以实行“以档案管理为基础的知识管理”。 

     二  创新之处

    本文的创新之处体现在以下方面：

    1  在理论研究上

    第一，基于双向视角研究档案管理与知识管理问题，不仅从知识管理角度审视档案管理，深化了对“以知识管理为导向的档案管理”的研究；而且从档案管理角度审视知识管理，首次明确提出了“可以实行‘以档案管理为基础的知识管理’”的观点，突破了原有单向视角的局限。

    第二，首次运用系统耦合原理指出，档案管理与知识管理之间的密切关系、内在联系实质上是一种耦合关系，并分析了这种耦合关系所提出的管理要求。

    第三，首次应用企业资源基础理论证明，文件、档案是企业的核心资源，档案管理是获取、管理、利用企业核心资源的重要手段。首次运用简单管理思想提出，知识管理可以从档案管理切入，可以利用档案管理技术方法，可以借助档案管理与业务流程紧密结合。

    2  在实践研究上

    第一，大量运用实证研究方法与案例分析方法，比较深入地论述了如何具体实现“以知识管理为导向的档案管理”，初步论述了如何具体实现“以档案管理为基础的知识管理”，使“档案知识管理模式”具有可操作性，突破了原有研究的抽象与空洞。

    第二，比较深入地论述了当前企业中档案管理系统、知识管理系统和业务系统的关系，提出了“档案知识管理”系统构建的原则与策略。

    3  不足之处

    本文的不足之处在于：

    第一，本文第4章关于“档案知识管理模式”具体实现的论述仍显得比较肤浅；而且主要从管理层面论述“档案知识管理模式”的实现问题，而对技术层面的问题涉及较少；也没有深入分析当前主流知识管理系统的结构与功能，以及档案管理在其中的地位与作用。

    第二，本文主张档案管理、知识管理应与业务流程紧密结合，但对于如何具体做到与业务流程结合论述不多、不够深入。

    第三，档案管理、知识管理可以有许多不同的模式，不同企业适用于不同的模式。“档案知识管理模式”为什么适用于中国企业，本文没有深入论述。

    第四，本文对于为什么隐性知识只有通过记录物化于文件，才能转化为显性知识，才能被有效积累、固化，没有充分阐述。本文对于文件、档案的真实性、可靠性问题，知识的安全性问题涉及较少。

    第五，由于时间、经费等原因，本文所调研、采访的样本数有限，可能普遍性、代表性不足。

上述这些都是后续研究的方向。

本文作者：徐拥军