[原创]企业如何规划和实施上海OA信息化系统

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伴随着企业信息化的发展变化和知识型员工的快速成长，企业知识管理已日益成为发展战略中不可忽视的一步，然而在摸索中前进的企业知识体系建设并不是一帆风顺的，相反存在着重重阻碍。如何顺利冲破这些障碍，梳理和确定企业整体的知识体系发展建设成为企业管理者必须面对的问题。

我们从解读企业战略和分析企业业务着手，全面分析一下目前知识管理建设中应该避免的误区，阐述企业知识管理系统的规划和实施过程中的关键所在，希望帮助企业扫清信息化建设和知识管理体系建设的一切障碍。

知识管理建设应该避免的误区

误区一：以为知识管理和财务管理、设备管理等一样，是一个专门化的职能，只需要几个专门的人员进行管理。在这种思想指导下，企业就会选择所谓“专门的”知识管理系统，由专门的少数人来完成知识管理的工作。实际上，知识管理遍及企业业务的全过程，涉及全员的每一个人，需要全员参与。知识管理系统必须以集成应用平台为基础，孤岛式的知识管理系统是不可能完成知识管理任务的。因此，也可以说，知识管理系统的应用是典型的一把手工程。

误区二：以为知识管理就是OA（NOTES）、文档管理系统、即时交流工具。

传统上有基于Domino/Notes的，现在多是基于工作流的，可以在完成协同工作的同时，对工作中形成的部分显性知识进行管理。但这些系统中，绝大部分虽可以完成协同工作，但对工作中形成的结果，却不能作为数据进行统计、分析。

误区三：将知识管理等同于知识存储、知识挖掘工具。

知识管理是将可得到的海量信息转化为知识，并使知识能够为人使用的过程。知识管理是对知识进行程序化管理，以便于知识的明晰、提取和重复利用。知识管理的基本活动包括对知识的识别、获取、开发、分解、使用和存储等。而知识存储只是知识管理过程中不可缺少的一步，并没有完成知识管理的整个生命周期。知识挖掘是借助有效手段从数据库中挖掘出有用的知识，同样缺少了知识的积累、共享和交流，没有实现知识的真正价值。

误区四：以为知识管理完全是软件系统的工作。

实际上，知识管理作为学习型组织的一个重要工作，不是知识管理软件系统所能完全完成的，比如激励知识工作者、激励隐性知识的显性化、激励知识的分享和交流、促进学习分享和创新型企业文化的形成等等，软件系统都只是提供了辅助的便捷的工具。所以知识管理不是单纯的技术问题，而是一种思维方式的转变。

误区五：急功近利。

知识管理系统对于企业的价值，不同于一个优秀的销售员，它并不能立即给企业带来效益，需要日积月累才能发挥出巨大价值。

建立完整的知识体系首先要避免上述误区，从企业战略发展的角度做长远的规划和布局，确立好企业知识管理系统的规划目标。知识管理系统的建设需从多个角度出发，考虑到企业管理决策、员工岗位技能、企业知识规范、企业文化等多个多个方面，通过知识管理系统能够达到提高领导层决策能力、提高员工工作技能、强化员工工作规范、提高工作热情的效果，继而实现企业的精确管理及员工工作的主动、正确、高效，全面提升企业核心竞争力。所以企业知识管理系统建设应该以稳定组织成长，提升员工创新能力和企业核心竞争力为最终目标。

知识管理系统如何规划

企业知识管理的规划需要从企业战略层面、业务层面、技术层面三个层面综合考虑。

知识管理的战略规划层面：从3个维度出发进行分析，第一是“人”维，以企业愿景、政策、组织等为对象，分析人对知识的接受和支持程度，来确定企业知识管理的政策状况；第二是“过程”维，以企业业务过程中知识运用、知识生产活动、知识内容组织等为对象，分析企业的知识活动及内容状况，来确定企业知识运用的现状；第三是“技术” 维，以网络架构、信息平台及软件为对象，来考察企业知识管理的技术平台支撑，确定知识管理支撑技术的成熟度。从三个维度的结果了解到目前的知识管理现状，找到与所要达到目标的差距，适时的调整战略，以达到预期效果。

知识管理的业务规划层面：知识信息是在工作中产生，又在工作中得到运用和创新。所以知识管理系统的规划必须是与企业业务流程相关联的。通过知识历程图，让知识信息显示在企业的业务循环和作业过程中，让员工明晰的知道在工作的不同阶段应该使用何种信息；通过知识网络图，显示企业内信息和知识的关系，轻松的向知识和信息和所有者索取相应知识。建立相应的知识管理制度，配合业务规划建设，将使知识管理系统充分发挥价值。

知识管理的技术规划层面：通过信息门户，将内部和外部相对分散的资源组成一个统一的整体，使用户能通过统一的渠道和个性化的设置来访问所需的信息及进行协同工作。

协同办公（OA）平台怎样协助企业管好知识资源：首先要清晰的认识到我们的知识不仅仅只是文档，而更多是以其他形式存在，比如外部信息、web资源、e-mail、文本资源、数据库、多媒体等并存在企业研发、项目、客户、生产、人事、行政、财务、流程等管理过程中，我们需要将这些资源进行整理和划分；通过数据仓库、Portal集成、EAI集成、智能代理、文控系统将分类整理好的知识集成到协同办公OA系统中，完成知识产生的过程；利用系统所能提供的知识获取、推送、分类、编辑、工作流、创新等管理技术实现知识的推广应用；知识重在应用，借助知识门户服务、搜索引擎服务、协助系统服务、学习系统服务、智能系统服务来实现知识地图、门户、BBS、电子会议、专家系统、智能搜索、数据挖掘等广泛应用，利于企业的成长和工作过程的推进。

知识管理系统如何实施

知识管理是一个长期性的建设过程，需要按步骤地去完成，因此，需要建立一个规划，循序渐进的阶段性实施计划；在建立实施计划时要充分考虑到知识管理的特点决定了知识管理的产品必须具有良好的扩展性，横向的扩展，以及纵向的扩展，缺一不可；最终要的一点，知识管理不是一个软件和技术，而是一个管理的理论与方法，是一种管理思想的变革，有了知识管理的方法与管理思路之后才可能建立知识管理系统。

实施方法：

从应用起步：为了解决目前企业存在的显性文档、数据难以规范化管理问题，改善知识共享、利用不方便，工作效率与质量偏低的现状，企业需要将基本的显性知识的管理引深到知识管理。

宏观规划：知识管理系统的第一步就是目前的文档管理需求，但是显性知识的管理只是企业知识管理体系建设过程中很小的一个部分，真正的知识管理还需要建立宏观的规划。

知识的深层次挖掘：知识不单单是文档、数据，更主要的知识的种类与类型定义广泛，项目中的数据、CRM中的数据、OA中的数据等，因此，信息门户也是知识管理系统中的一个重要部分，不容忽视。

所以企业在进行知识管理建设初期要升华知识的定义，将业务数据逐渐纳入到知识管理体系中，随后建立企业级知识库，根据业务模型、管理特点等建立自己的知识结构，借助管理技术和信息产品的协同运作实现知识的转换——隐性知识转换成显性知识，同时充分结合信息门户、内部电子刊物、权限、知识地图、知识导航等推动知识的共享和利用，有效加强知识的挖掘、推送，分析，剔出垃圾数据，依赖知识管理体系，建立决策支持体系，有效支持企业决策。

企业内部实施知识管理的问题主要集中在企业管理的文化和管理制度上,为了让知识管理体系充分发挥价值，企业需要建立知识绩效，将知识的贡献纳入到员工绩效评估体系中，才能最终实现知识管理建设的全员参与，建立一个知识型管理的企业，让知识管理真正落地！