浅谈中小企业采购管理

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　　采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配置的设施之购入活动的总称， 是公司成本控制的重点。 无论是公司管理者还是财务部门， 对采购工作存在的风险都有着非常强的敏感， 这不仅因为采购是直接影响生产成本的主要因素， 而且有着很高的人为欺诈的可能。 在日趋完善的现代经营管理模式中， 公司管理当局越来越注重财务管理和财务运作的有效性， 那幺， 作为中小企业， 怎样进行采购管理才能达到预期的效果呢？ 以笔者所在公司的经历表明， 以财务职能控制采购无论是在理论上还是在实务中都是直接可行而且行之有效的途径。

　　笔者曾任职深圳某公司财务经理。 上任后， 经对公司的全盘财务运作及利润分析， 笔者发现公司的成本管理松弛， 有降低成本的空间。 经进一步分析得出， 导致公司成本松弛的原因， 很大一个方面为采购管理工作的薄弱和不到位， 综合后主要存在以下几方面问题： 1.没有专门的职能部门对公司采购活动进行全盘控制。 2. 没有有效的采购控制制度对公司采购工作进行规范和约束 3.没有相应的事前控制措施， 即未经批准即可办理采购业务或采购业务发生后办理补批手续。 4.采购单价与市场行情不尽相符， 正面评价有议价不力情形， 负面评价有人为欺诈可能。 5. 采购员持有大笔公司现金流转， 且未进行清结（其中一人一次借支5万元采购工程物资， 后来采取多种措施都未有有效的凭据平衡此帐）， 财务上隐藏着很大的风险。 6.采购员有跨月或跨数月的采购报帐（有的采购单据两三个月后才报帐）， 月结供应商送货单据有遗漏或跨月甚至跨两三月入帐等。 如何彻底解决以上问题呢？ 结合公司的实际情况， 笔者围绕着控制和降低生产经营中必需的成本及防止和减少人为欺诈两个方面 .将公司的采购管理作为成本控制的一个专项进行筹划， 并形成了一套系统的运作流程进行贯彻执行， 下面对此进行综合简述。

　　一。设立采购监管部门。

　　针对没有专门的职能部门对公司所有的采购活动进行控制， 作为综合性的管理部门， 笔者认为， 财务部具有包括生产物料、工模材料、总务维护、设备维修、办公用品、饭堂伙食及后勤用品等在内的所有采购活动的全面管理的涵盖面， 因为公司任何活动都以资金作为介质， 所以， 以财务职能来控制公司的全盘采购是再合适不过了。 .作为采购管理工作的开始， 首先对财务部在采购管理中扮演的角色进行合适的定位。 在其位， 谋其职， 只有名正了， 才能言顺， 才能有人信服和认可。 公司管理当局在公司组织架构上赋予财务部为公司之采购监控部门的职能， 即财务部负责有关采购政策的制订和采购实务的监控工作。 管理当局明确授权： 财务部有权对公司任何采购事宜进行质疑、调查、监控和必要的参予，并对不合理或不利于公司利益之采购事项否决或终止（有必要时， 报请总经理或管理委员会决定）。 财务部设专职（本文中取名采购管理会计）分管采购控制工作， 此职位亦可由相应岗位兼任，并直接向财务经理负责。 财务部之采购监控工作直接向总经理负责。

　　二。建立和实施制度化的采购管理程序。

　　建立和实施制度化的采购管理程序， 这是采购管理工作有效进行的根本保证。 有法必依， 违法必究， 这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。 采购管理程序主要包括以下方面： ① 规定采购条件。 明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任， 并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的， 而且经查对无库存或库存不足以满足需要者。 采购物品必须适量， 不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为掌握内的合适单价， 而且力求是最低的单价。 执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价