工单管理系统的发展历史及分析

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　　信息化被“迫”上马 　　宁波大叶园林工业有限公司是一家中外合资，专业从事园林灌溉设备制造与销售的大型企业。由于公司的产品100%自营出口，叶德琛对每天人民币汇率的变化十分关心，人民币对美元的汇率突破7.39关口这样的新闻也让他感到了无形的压力。 　　目前，中国出口的大多是技术含量低的产品，高科技产品很少。人民币如果升值，中国的国际地位也许提高了，但制造业在全球的竞争力将逐步丧失。 　　有业内人士曾经算过这样一笔帐，如果人民币升值10%，就等于出口价格提升了10%，而中国国内制造企业好一些的利润也只有5%左右，加上一些财政贴息，中国企业盈利水平平均也不到3%，平均3%的利润率根本无法调节10%的升值压力。 　　银行贷款利率的上升也给大叶园林这样的企业带来了运营压力，除了这些来自金融方面的压力，生产原材料成本和人力成本的上升也让叶德琛倍感压力。 　　为了缓解这些压力，大叶园林在产品生产上提出了高档次、高品味、高质量的要求，以提升产品的利润率，因此，从原材料选择到产品设计，从开发到生产阶段，加强对企业流程的管控就成了大叶园林日常管理的重中之重。 　　大叶园林从2001年7月成立至今，公司的产值已经达到8亿人民币左右，而在2005年，公司的产值只有1亿多人民币，公司如此快速的发展也给管理带来了更多的要求。“过去，我们管理有些混乱。”叶德琛说，“工单管理软件是规范管理的基础，不上工单管理软件，实现企业的规范化管理只是一句空话。”“以库存管理为例，过去，大叶园林库存的相关账单呈现出‘百花齐放’的状态。” 　　大叶园林副总经理任建均介绍说。那时候，公司对于库存的管理既有手工账，也有电子表格，还有其他的各种统计表，这些名目繁多的表单管理起来十分麻烦。除此之外，领料、产品入库等的管理也很不规范，有时候，入库的产品少了或者原材料被多领了也没人知道，长期一来，大叶园林的库房积累了许多无法处理的“废料”，这些“废料”既占据了库存空间，也无形中加重了企业的负担。 　　交学费的经历 　　2004年，宁波市政府针对中小企业信息化建设出台了相关鼓励措施，凡进行信息化建设的中小企业，政府会给一定的资金支持。当时，已经意识到“工单管理软件是个好东西”的叶德琛也趁着这股热潮，购买了国内一家企业的工单管理系统。 　　“不是说这个工单管理系统不好，主要是当时我们虽然认识到工单管理软件很重要，但是重视的程度不够，特别是作为公司董事长，我没有带头。”叶德琛说，“当时，我们并没有弄清楚为什么要做工单管理软件。”公司的一把手尚且如此，更不用说下面的员工了。 　　与很多刚开始做信息化的企业一样，大叶园林的信息化一开始也是从财务做起，他们引入的第一套工单管理系统也是以财务为核心的。“后来的实践证明，从财务做起并不符合我们公司的实际。”任建均说。企业信息化发展到现在，已经过了从财务做起，覆盖企业各个业务流程的时代。对于大叶园林这样一家技术密集型的企业，从上信息化最实际的角度出发，面临的首要问题是先要把生产管理做起来。任建均认为，生产部门是企业的核心，这也是让信息化最容易产生效果的做法。 　　一旦生产管理规范了，不管是库存、生产，还是销售，都能够通过这一系统统一起来。基于这种考虑，大叶园林选择了对生产过程管理比较好的神州数码工单管理软件。缺乏技术人才被叶德琛认为是第一次上工单管理系统失信息中心，也没有专业的技术人才。“现在好了，有了任总和刘主任，企业信息化的建设就轻松多了。”叶德琛说，“我只需要在大方向上进行一些指导，具体怎么做，他们都是专家。”吸取教训再战工单管理软件。 　　第一次上工单管理软件的失败让大叶园林交了十几万元的学费，虽然如此，已经认识到企业非上工单管理软件不可的叶德琛决定，再上工单管理软件，同时提出了大布局、大调整、大培训的策略。他首先对大叶园林的公司结构进行了重新布局，对原有的组织机构重新梳理，并在思路和方法上进行了调整，成立了专门的信息中心。 　　作为公司的一把手，叶德琛亲自参加培训，并带上自己的员工到宁波耀华灯具厂进行实地考察，了解神州数码工单管理软件的应用情况。在宁波这样一个中小企业星罗棋布的地方，许多民营企业的信息化建设都有这样的经历，这些民营企业的老板互相之间都认识，哪家的信息化建设情况好，他们可以很便捷地了解到。吸取第一次失败的教训，大叶园林在进行完调整之后，便开始引入专门的人才。作为大叶园林信息中心主任，刘兴明就是大叶园林第二次上工单管理软件时加入这家公司的。刘兴明是学计算机专业出身，毕业后又做了十年的财务工作，对IT技术和企业业务流程都颇为熟悉。 　　为了更好地推进工单管理软件项目，大叶园林成立专门的工单管理软件项目领导小组，并由公司副总经理任建均任项目经理，进行项目推进的协调工作。“领导不能只把资金投进去，还要亲自动手才行。”叶德琛说。针对工单管理软件的推进，大叶园林还制定了严格的内部管理措施，并设立了相应的奖罚体制，以提高员工积极性，“对于所有的员工，好的奖励，不好的要批评。虽然奖惩的力度不是很大，但是很有效。”任建均说，“最起码，这种措施提高了员工的思想意识。”比如，在工单管理软件正式上线后，大叶园林规定，所有的手工单子都被认为是非法的，手工的单子被视为雷区，一旦出现，相关人员就要受到处罚，这样一个强制性的措施在早期的系统应用中起到了明显的作用。“如果系统刚开始实施时，手工的单子继续有效，很多部门对系统的依赖性就会变小，这样就不利于工单管理系统的实施。”任建均说。。 　　叶德琛的两个"宝贝" 　　为了第二套工单管理系统的上线，原本身材瘦小的任建均瘦了好几斤，这让叶德琛很是感动。而作为工单管理软件项目的具体实施者，大叶园林信息中心的主任刘兴明也感觉“很受重视”。这两个人更是被叶德琛看作是企业信息化建设的两个宝贝。 　　“他们不仅带队搞信息化，还亲自参与，因为他们既懂技术，又懂流程。”叶德琛说，“有了他们，我们搞信息化轻松多了。”作为项目经理，任建均要在公司层面对工单管理软件项目的实施进行协调，有时，业务部门会提出一些个性化的问题，这时候，任建均会让信息中心做一些相应的方案来解决。“整个系统就像是一张网，每一个部门就是网上的一个节点，如果一个节点被拉住，整张网就撑不上去了。” 　　“虽然我是项目经理，但叶董事长才是这个项目的原始推动力。”任建均说。叶德琛对此也深有体会，第一次做工单管理软件的时候，他只是号召员工做，并没有采取具体的措施，下面的员工因此也没有了积极性。“员工的思想认识不到位，只是被动的去实施，这是一个让人相当头疼的是事情。”叶德琛说，“只有领导认识到位了，才能进一步推动员工的认识。”从第二次项目选型到工单管理系统上线，大叶园林经过了