工单管理软件办公系统采用B/C结构数据库为核心

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　　一、解决方案介绍 　　1.开发背景 　　随着网络科技和计算机技术的飞速发展，对企业传统的办公方式也产生了巨大的冲击。企业信息化的关键在于企业各层管理和业务人员观念的转变，在于如何寻找和推动信息化应用的突破点。采用全新的信息处理手段，消除信息孤岛， 建立企业协同工作环境， 实现各个异地的分支机构、上下级部门等保持实时联系， 从而提升企业应对竞争的能力，是企业信息化亟需解决的基本问题。 　　北京瑞飞信息技术有限公司针对大中型企业特点，采用微软的 .Net 和 SQL Server 数据库 技术 ，重点从实用、易用、适用性方面入手，推出了基于 WEB 的协同办公系统( RF工单管理系统 )，主要作用是把总部和各分支机构连接起来进行统一管理，以系统手段规范全体员工的工作。领导可以在任意一点掌控全局，监控企业运行，从而达到提升管理、防范和应对风险的目的；同时利用协同办公系统作为信息化平台，使各种信息数据能共享使用，减少信息孤岛，提高企业的信息化水平。 　　瑞飞协同办公系统已通过了微软的 WIN2003 徽标认证；并取得了中国国家版权局计算机软件著作权注册证书和北京市科委颁发的软件产品登记证书(双软认证)。 　　2. 体系结构 　　瑞飞协同办公系统采用 B/S 结构，以数据库为核心，根据用户量大小灵活配置一台或多台 WEB 服务器。服务器放在总部，为了保障系统在因特网上应用的安全性，一般配备硬件防火墙。各分支单位通过局域网、 ADSL + VPN 等方式上网就可以正常使用系统。出差在外的用户只要配置无线网卡+ VPN 就可以实现移动办公。 　　4.功能简介 　　该产品主要功能包括：我的公文包、信息发布、发文管理、收文传阅、工作流管理、归档管理、知识管理、组织结构与人员管理、系统管理等功能。 　　我的公文包：实现对个人事务的管理，通过待办事宜可直接进入到待办的事务管理模块，提高了工作效率。并可使用即时消息实现会议通知、邮件群发、事务交办等功能。通过 工单管理系统 中的即时消息功能，可以对一个事件反复进行答复 (Re) 、抄送 (CC) ，形成知识在流转过程中的积累。 　　即时通信： 实现了企业内部即时消息模块与微软 MSN 即时消息的集成，不但可以通过用户桌面 MSN 进行提醒，而且还可以利用 MSN 提供点对点的视频、语音和文字交流。 　　信息发布系统：全面及时的公告、最新动态发布，简洁的新闻管理，统一的消息平台；配合图片或附件功能，免去工作中人为通知的繁琐。信息发布采用多级单位管理体系，公司总部及下属各单位都可以发布本单位的信息，下级单位可以根据不同权限选择发布范围，实现灵活的信息发布方式。 　　发文管理 ：完成公文的制文和发布过程，实现公文模板及流程自定义，支持会签、多人决策等，具有过程跟踪、公文查询等功能。对于完整的发文过程进行全流程备档，每位用户在发文流程中所做操作全部进行痕迹保留。 　　收文传阅： 实现对收到外部文件的登记、拟办、传阅等流程的管理，对于企业内部文档，实现上下级单位间收文 - 发文系统的无缝连接和文档 - 档案系统之间的无缝连接。 　　工作流管理： 包括流程定义、执行、监控等功能。 　　归档管理： 实现对已发布信息的归档存储等功能。 　　组织结构与人员管理：通过组织机构树管理界面，可以直观地显示出上下级从属关系，方便地实现对单位部门的有效管理或人员的调配。 　　系统管理：在对权限进行分配时，引入了单位级别，同级别的单位可以使用同一角色，此项功能大大降低了系统管理的复杂程度，提高了管理员的工作效率。 　　4.方案特点 　　?及时沟通 　　通过 待办事宜、 信使、 手机短信、 Email 、日历等几种高效的通知方式，实现公司内部用户的及时交流与沟通 。 　　?流程管理 　　通过工作流程管理，可以完成企业内部各种复杂的审批过程，将企业复杂的人为审批过程简单化、系统化，实现无纸办公。 系统不但可适用于多个单位的多套具体流程，还可满足多层级组织结构的多级流转的需要。这极大地降低了流程维护的工作量，并可灵活、动态地适应大部分的流程调整。 　　?单点登录 　　瑞飞协同办公系统与微软 SPS2003 门户系统实现了无缝集成，通过 SPS 门户系统，可以方便地与 工单管理系统 系统和业务系统连接 (SSO) ，能够无缝的将其它 Web 应用纳入到单点登录的环境中，从而可以集成庞大的应用系统 　　?多级授权管理体系 　　权限与组织单位直接关联，可实现多级单位的权限分配，用户多角色的权限分配机制，并支持用户自己授权等，更适合在多级单位管理体系的大型企业中运行。 　　?信息安全 　　对于重要文档，采用数字签名技术解决电子文件的签字盖章问题， 电子印章包括签章软件和钥匙盘，签章钥匙盘用于存放单位或个人数字证书、印章信息或签名信息，签章钥匙盘通过 USB 接口和计算机连接，软件自动嵌入到 Word/Excel 里，用来实现盖章或签名，保证文件的安全性，可认证、防抵赖。 　　?易学、易用 　　RF工单管理系统 遵循传统办公的工作流程和工作模式，为用户提供了简洁、明确、分级的办公桌面。所有角色的人员均可以在最短时间学会操作和使用，从而缩短上线周期，为企业赢得宝贵的时间。 　　5. 应用情况 　　目前，该方案已在众多行业的用户中成功应用，先后帮助中石油东方地球物理公司、河北省涿州 市政府、石家庄职业技术学院等多家单位实现了网上办公协作，用户总数接近 10000 人，遍布全球各地，含盖石油、政府、校园行业，有力地推动了国内协同办公系统的进一步普及与应用。 　　通过瑞飞协同办公系统的实施，主要帮助企业解决： 　　建立了高效沟通管理平台 　　公司内部的沟通管理一直是影响该公司工作效率的因素，通过 WebOffice ，公司建立了高效沟通管理体系，通过 待办事宜、 信使、 手机短信、 Email 、日历 等功能，加快了内部的有效沟通。公司领导层可通过 RF工单管理系统 与员工进行交流，各单位之间也可以进行有效沟通，解决各单位之间、上下级之间的内部沟通协作问题。 　　提高了工作效率 　　在实际工作中，管理人员通过瑞飞协同办公系统 可将文件、消息快速准确的发送，完全不受时间上和地域的影响，提高了办公效率。 　　瑞飞协同办公系统实现了文件和知识管理的自动化，在文件和知识形成时就按有序存储，并按权限进行共享，利用电子文件库代替物理文件柜，用权限设置代替钥匙，使文件和知识实现有效的管理和共享利用。每位用户都可以根据本身的权限进行关键字的文档搜索，省去了手工办公时在各种文件柜中查找和共享文件的困难，大大提高了工作效率。 　　降低工作成本 　　由于工作效率的提高，减少了管理人员的工作量，为公司节省了人力上的成本，降低管理费用，提高企业的竞争力。 　　各上下级及各单位之间通过 RF工单管理系统 的沟通平台进行有效沟通，节约了电话和传真沟通费用；由于实现真正的无纸化办公，节省了大量纸张、复印、文件柜等办公费用，为公司节约了大量成本。 　　实现移动办公 　　通过瑞飞协同办公系统，将公司分布在合球各地的的分公司和子公司等基于网络联系到一起，节省了过去电话、传真等费用，所有分支机构与公司总部各部门之间的信息传