办公自动化工单管理系统的创新

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　　概　述 　　随着国内经济建设的持续发展和知识经济模式的到来，企业正以一种前所未有的热情来致力于企业内部管理素质与效率的提高工作；另一个方面，国家对电子政务的推广力度也逐步加大，办公自动化作为其中的一个重要环节，也被要求更好更深入的解决问题，达到更多目标。在这些新形势下，办公自动化系统迎来了新的挑战。 　　首先，其应用背景由单纯地模拟手工办公环境的运用，向一个要求更高的电子化协同工作环境转化，其环境必须为用户提供一个打破部门界限的网络互动式办公作业环境； 　　第二，办公自动化的理念有了新的定义，由原先作为行政办公信息化服务的概念，逐步扩大延伸到机关企业的各项业务管理环节，成为了机关企业运营信息化和数字化的一个重要组成环节； 　　第三，其外延部分得到了迅速的扩展，其中知识管理理念的渗透表现得尤为突出，不仅要求现有的软件功能和表现能符合传统的MIS系统的要求，还要求具有更多的表现内涵。 　　传统的办公自动化软件的核心业务是基于收发文等业务管理，辅以周边信息管理为基础建立的，然而这种运作模式并不能适应现代企事业单位中对快速增长的大量业务及技术信息文档管理。广大的机关企业对办公自动化的要求日益提高，迫切需要一个能充分利用网络优势，并可以管理企业运作知识的软件平台，利用该平台快速建立自己的信息网络和网络办公系统。 　　天思结合新一代办公自动化设计思想和先进技术，推出了Master工单管理系统(办公自动化系统)。针对企业机关办公中存在的信息不畅、效率低下，操作不规范等一系列问题，用信息化手段和新一代的管理思想，提供了强有力的网络化、电子化支持，把协同办公的理念，知识管理的思想带入您的办公生活，帮您的工作单位实现信息化程度的全面提升。 　　系统目标 　　建立一套企业有效、规范运转的规矩及控制手段。 　　实现工作流转自动化，以工作流方式实现收发业务文件管理和各种日常业务自动流转，加强办公协作能力，提高办事效率。 　　整合各种信息系统和业务系统，建立综合信息门户。 　　建立网络通讯系统，利用网络更方便的传递信息，摆脱时间空间限制。 　　利用计算机将人性化的管理程序化，消除人与人之间交往的诸多不便。 　　建立信息存储、管理、发布和交流平台，使得信息更易查询、利用。 　　系统特点 　　一、完全B/S应用 　　二、完善的企业组织机构定义 　　组织机构是Master工单管理系统的基础，系统中所有应用都需要围绕着组织机构来展开，Master工单管理系统的组织是通过可无限扩展的树状层次结构的方式来定义的，可以定义从集团公司、部门、分公司、小组到岗位和具体某个人，同时可以直接注册用户和邮箱，支持部门、岗位名称变动、删除，支持人员多岗位和人员的调动、删除等方便的管理功能。Master工单管理系统的组织机构还支持临时工作组的功能，即为了某项工程或研发任务等可以在组织中临时加入工作组，等到任务完成后可以删除此工作组。 　　三、强大的权限管理与安全的访问机制 　　四、方便灵活的二次开发能力,强大的工作流、无限制的功能扩展性 　　Master工单管理系统是一个扩展性极强的系统，它本身是通过企业级工作流平台构建而成，因此它本身继承了企业级工作流平台强大的二次开发功能。企业级工作流开发平台本身具有Lotus Domino强大的工作流的特性，同时又融入了大型关系数据库强大的数据处理和统计的能力,此平台将二者的优点完美的结合。通过此平台能够迅速的将企业的业务系统与办公系统无缝集成，大大加快了办公自动化系统的实施速度和提升了其应用范围。 　　五、丰富多样的消息预警机制 　　系统中所有需要提示、审批的信息都可以体现在主页中，表现形式多种多样，用户无需主动去查找这些信息。 　　六、信息一次录入,到处使用 　　信息只需录入一次，则可以在不同模块之间互相调用，大大提高了信息的利用率。 　　七、强大的右键功能可提供灵活机动的催办,随时随地的沟通,无所不在的监控 　　八、个性化定义的业务接口与表现形式 　　Master工单管理系统提供了灵活的业务数据接口，我们可以在主页中方便的定义如何读取我们感兴趣的业务数据，这个过程是非常简单的，不需要我们去编写复杂的程序，无论我们有多少业务系统，都可以简单的取出我们所需要的信息，并且每个人关心的信息是不一样的，系统可以根据每个人的角色来读取数据。 　　九、功能强大的全文检索 　　Master工单管理系统拥有强大的全文检索引擎，并且是对所有数据库的检索。我们可以随心所欲的检索到任何我们所需要的信息，只需要敲入关键字，Master工单管理系统就能为我们从所有数据库中快速的检索到我们所需的信息，并且将这些检索到的信息按数据库分类，无论这些信息是文本格式或者是word、excel、pdf文件等。 　　十、功能强大的电子邮件 　　Master工单管理系统提供了企业级的电子邮件系统，每个用户都拥有自己的大容量的电子邮箱，我们可以通过电子邮件进行信息交流、文件传递等工作。 　　功能说明  　　一、系统设置 　　1、组织架构 　　首先建立根组织 　　需填写根组织名称，如集团公司。 　　在根组织下面建立部门或下属分公司 　　我们可以根据企业的现有的组织结构来定义我们的部门，或分公司，而这些部门或分公司的数量和层次都不限。 　　在部门下面建立岗位 　　在建立人员之前必须要建立岗位，一个人可以有多个岗位。 　　在岗位下面建立人员 　　岗位建好后可以建立人员，如李四、同时需输入简称，如“ls” 　　组织机构定义完毕后需点重建群组 　　所有部门、岗位、人员建立完毕之后必须重建群组。 　　最后需注册用户的具体信息 　　最后我们需要注册所有的用户和邮件。 　　人员的调动和删除 　　当然人员可以在部门之间进行调动或都删除。 　　2、角色设置 　　“角色”通常是固定的，一旦角色定义好了则不能轻易改动，因为角色是和系统功能相关的，比如物业维修这个角色，通常是没有这个部门或岗位的，而且即使有的话部门和岗位也有可能会更名，这样就不利于系统的维护，如果将其定义为角色，则一般其名称是不会有变动的，因为对于用户来说角色的使用是透明的，用户并不知到有“物业维修”这个角色，所以即使我们认为不应该叫“物业维修” 也无需更改其名称。 　　3、工作组 　　工作组是指为了某一个技术攻关项目或某一个任务而临时成立的一小组，为了管理方便我们引入工作组概念，一旦这个任务完成，我们则可以删除此工作组。 　　4、地区设置 　　我们将中国所有的地区名称输入到此模块中，包括地名、邮政编码、区号，以供查询和调用。 　　二、系统主页 　　系统主页是我们网上办公的一个窗口，通过主页我们可以即时知道公司的最新消息、同事给我发的邮件、领导给我分配的任务，我的工作计划、今天发布的文档、最近的工作提醒、需要我审批的文件和单据,我最关心的业务数据等等，通过主页我们可以直接输入关键字进行全文检索，系统从海量的信息中帮助我们快速的搜索到所有相关联的信息。 　　三、自定义业务接口 　　自定义接口名称 　　用户可通过odbc方式自定义多种接口。 　　自定义查询数据 　　用户可通过简单的sql语句查询所需的数据。 　　自定义显示格式 　　用户可简单的定义需显示数据的哪些字段