贵港市总工会公文处理、档案管理制度

一、行文规定

（一）文件的起草和签发：

1、以市总工会名义发文或与外单位联合发文，由有关部室拟稿，部室负责人核稿，办公室审核后，送分管领导或主要领导签发。各部门以办公室名义发文，由部门拟稿，部门负责人核稿，办公室审核后交业务分管领导签发。

一般不得以部门名义行文，如特殊情况需以部门名义发文，则由部门领导核稿，分管领导签发。

2、下级工会和市总工会部门给市总党组、常委会的请示报告，均先交办公室提出拟办意见，由办公室负责人审核后送主席或副主席阅示。

3、凡经编号文件的起草，首页一律用市总工会印制的发文稿纸。

4、严格控制发文。凡上级工会已发文的，或已明确规定的，不再重复发文。已开会部署、见报和其他形式传递的文件，一般不再另行发文。同时要控制公文篇幅，做到文字精练，内容明了。

（二）文号的编写：

为使市总工会、市总工会办公室公文格式规范化，应与区总、市委的发文字号相对应。

1、版头为“贵港市总工会文件”的以“贵工发”、“贵工请”、“贵工报”、“贵工组”、“贵工财”“贵工函”字号发文，主要用于市总下达全局性的重要工作部署，向市委、自治区总工会等请示、报告事项以及下达某一工作事项的决定、批复或通知、发给同级部门的函件；

2、版头为“贵港市总工会办公室文件”的以“贵工办发”字号发文，主要根据市总工会的授权，传达或转发需要全市各级工会执行的有关方针、政策性文件。以“贵工办”字号发文，主要是根据市总工会授权起草向市委办公室、市政府办公室、自治区总工会办公室的请示报告，或市总工会办公室在职权范围内对某一具体事项的通知；

3、除市总工会办公室外，市总工会机关其他部门不得对下级工会或外单位直接行文。因工作需要向下级工会相应的部门下发文件，用“贵港市总工会”版头，在版头右下方印上部门名称，编部门文号，落款署部门名称，加盖部门印章，原稿和打印稿一份送办公室存档。

 （三）文件的打印和分发：

1、各部室凡需打印、誉印的文件、材料，均须交办公室负责人统一安排。未经办公室负责人或指定人签字的文件、材料，打字员一概不予打印。

2、凡个人或外单位的委托打印事项须经办公室负责人批准，打字员如实核算成本费，并向财务部付款。打字室属机要室，无关人员不得随意进入。

3、文件、材料的校对、装订和送发对象由各部室办理，以“贵工发”、“贵工请”、“贵工报”、“贵工组”“贵工财”、“贵工函”、“贵工办发”、“贵工办”字号发送的文件，都要分发给市总工会各位领导。

4、文件、资料邮寄、交换由办公室在每工作日下午下班前一小时统一办理，并做好信件发送、邮票使用情况登记手续。

二、文件、档案管理

（一）密级的划分：

1、上级下发的各类机要文件，按文件注明的密级进行管理。

2、市总工会机关的文件、文书划密范围如下：

绝密级：市总工会党组会议讨论的政治思想分析和组织人事等重大问题的会议记录。

机密级：

(1) 市总工会常委会议讨论涉及重要问题的会议记录。

(2) 干部档案、各级领导干部的审批考核材料。

(3) 有关检举揭发本市工会系统干部违法乱纪和职工来信来访材料，涉及有关案件的会议记录、结案材料。

(4) 其他涉密的文件资料。

秘密级：

（1）市总工会办公室、党支部、支委会的记录本。

（2）市总工会尚未公布的干部任免、调配、晋级、奖惩等名单。

（3）市总工会关于基层工会组织情况的调查统计报表。

（4）职工思想动态。

（5）年度预、决算表。

（6）其他有关涉密的材料。

3、兄弟地市总工会，市委各部、委、办、局的各类文件资料，除已标明密级的，按其内容参照以上密级分类、统一管理。

(二) 文件、档案的处理、归档

1、文件的收发、分送统一由办公室办理。

上级来文由办公室收文登记后呈市总工会领导传阅。同级或下级来文，由办公室登记后，按照业务分工送相应部门办理。业务部门收到公文后应先做好登记，然后由部门负责人提出具体的处理意见，送分管领导、主要领导签署意见后，由业务部门按照主要领导、分管领导批示办理。需要发文的，拟好的文稿由部门负责人初审后送办公室审核，呈分管领导或主要领导签发。

各部门要指定人员负责管理本部门的文件、资料。上级对应部门发给部门的文件，由各部门登记后送分管领导阅示，并按分管领导的批示办理。年终整理后送办公室统一归档。

2、上级下发的机要文件、综合性文件和市总党组会议、常委会议记录由办公室管理。

3、严格登记、阅读、移交手续，按要求登记文件的文号、收文时间和标题（或内容摘要）、密级等；传阅的文件阅读后要签名；借阅文件、资料、档案要办理借阅登记手续，按时归还；文件、资料、档案的移交应开列文件、资料、案卷清单，核对无误后由交换双方和监交人签名。

4、阅读秘密以上文件者，均须在下班前把文件交办公室保存，工作人员如因特殊情况需携带文件外出，须经上一级领导批准，办好手续，采取必要的保密措施。

5、文件、资料每年清查一次，每年归档一次。办公室负责将发出的需收回的文件统一收回、处理。需要清退的要按规定清退，需立卷归档的按要求立卷归档，需销毁的文件，必须登记后由主管领导审查、指定专人负责监毁。

6、由办公室牵头组织，对各部室文件的管理情况，每年进行一次检查。

7、全体工作人员必须自觉遵守各项保密规定和制度，严守党和国家的机密，并勇于向泄密行为作斗争，对严格执行保密制度、保密工作成绩突出的工作人员，予以表扬奖励；对违反保密制度，造成失密、泄密事故者，视其情节轻重，给予批评教育、行政处分直至追究法律责任。