萍乡市公路管理局公文处理细则

萍乡市公路管理局公文处理细则

萍路发〔2013〕22号

　　为使我局机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知》（中办发〔2012〕14号）文，结合市局公文处理工作实际，特制定本细则。

　　一、 公文收文处理

　　（一）公文签收

　　凡送市局的公文，由办公室文秘人员统一负责签收、登记、分办，其中亲启件需送收件人。未经办公室签收、登记的公文，除急件外，一般不予办理。

　　签收文件应注意审核以下几点：

　　1.是否应当由本机关办理。

　　2.是否符合行文规则。

　　3.文种、格式是否符合要求。

　　4.涉及其他地区或部门职权内的事项是否已经协商、会签。

　　经初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由。经初审合格的公文，进入承办程序。

　　（二）公文承办（拟办）

　　办公室文秘人员签收、登记后，由办公室主任统一签写拟办意见，拟办意见应注意以下几点：

　　1.认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。

　　2.意见要完整、准确，用语要规范、简洁，表述明确、得体。

　　3.如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。

　　4.意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。

　　5.当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。

　　（三）公文传阅

　　凡以局名义签收的公文，由办公室文秘人员统一传递。办件传阅一般是按职务大小和级别高低，从小到大，从低到高；阅件一般不分顺序；为加快传递速度，每天至少传递二次，急件应同时呈送局领导和业务相关科室，只有一份的急件，除有规定不能复印外，可复印后按上述办法传递。

　　公文传递应注意以下几点：

　　1.要随时掌握公文传阅去向和进度。

　　2.要根据情况及时调整传阅的顺序。

　　3.要严格控制公文的传阅范围。

　　4.要及时准确抄清机关负责人批示。

　　5. 传阅件的前面要附传阅单。

　　（四）办文要求

　　1.公文办理按照“谁承办、谁负责，谁分管、谁把关”的原则，实行“分级负责、合作办理”的制度，严格防止“人走文停”的现象发生。具体程序是：由各相关科室负责完成，办理顺序为科员-副科长-科长。若科长出差，由副科长负责办毕。

　　2.公文办理应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。催办后要及时将办理的进展情况、催办的情况等作详细记载，以备查询。

　　3.公文从签收之日起，不需征求意见的一般在5个工作日内办结；需征求意见的一般在7个工作日内办结；急件急办。

　　（五）公文签批

　　对有具体请示事项的公文，签批人应当明确签署意见、姓名和签批日期，其他签批圈阅人视为同意；没有具体请示事项的，圈阅表示已阅之。

　　（六）办文答复

　　需用发文字号以公文形式答复来文单位的，由归口科室负责起草文件，签发手续齐全后，送办公室发文；用便签形式答复来文单位的，由归口科室负责起草文件，签发手续齐全后，自行印刷，需加盖单位公章的，须向办公室提供领导签发稿。需要几个科室配合处理的文件，由牵头科室负责起草答复文件，其它科室配合。

　　办毕的文件，科室需要复印留底的，各科室自行复印，已经办毕的文件，应及时送还办公室。办公室文秘人员应每周催收一次办毕文件。

　　二、公文发文处理

　　一、发文办理

　　(一)公文草拟

　　以市局名义下发的公文，按业务归口原则由各科室负责拟稿，并由拟稿人和科室负责人签名；代拟稿经代拟科室负责人签名后，由归口科室核改。草拟稿必须用A4纸打印清样填写齐全发文稿纸各要素（包括拟稿科室、拟稿人、核稿、标题、主送、抄送、附件等）后送审，发文稿纸各要素填写不齐全的，办公室主任拒绝审核签字。

　　(二)公文会签

　　1.拟制公文，对内容涉及其他科室业务内的事项，主办科室应主动与相关科室协商，取得一致意见后方可行文，会签后由主办科室送办公室主任审阅。

　　2.以市局名义制定的规范性文件，由业务科室负责召开协调会议，征求意见，将协调结果或征求的意见写成书面材料作为附件，连同文件交办公室主任审阅。

　　(三)公文核稿

　　审核公文要层层把关(顺序是：科室、办公室、分管领导、主要领导)，审核的主要内容：

　　1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

　　2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

　　3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　　4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　　5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　　6.发文稿纸各要素是否填写齐全等。

　　公文内容由分管领导负责把关；若分管领导出差，应委托办公室主任与相关科室负责人协商把关；办公室主任对公文进行综合审核把关；办公室文秘人员负责对公文的体例格式及文字进行把关。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草科室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草科室修改后重新报送。

　　(四)公文签发

　　1.签发权限

　　(1)以市局名义的行政发文，由局长签发。

　　(2)以市局党委名义的发文，由党委书记签发。

　　2.签发程序

　　(1)公文签发的一般程序：主办科室(拟办)一一办公室(审核)一一分管领导(审核)一一局长或书记(签发)。属市局工作范畴的公文，由办公室主任进行综合审核把关后，拟办科室报送局领导会签。由局长签发的公文，若局长出差，应请示局长指定其他副局长签发。公文签发程序由拟办科室负责，不得委托办公室送领导签发，拟办科室应按领导签发稿 修改电子版后，连同签发稿一并送办公室文秘人员，如没有及时送电子版和签发稿导致文件未能及时印刷，第一责任人为拟办科室。

　　需要通过媒体或其他形式对外公布的市局公文，按有关规定程序进行审批。

　　(2)以市局（或市局党委）名义制定的规范性文件，经局务会（或党委会）讨论通过后，由拟办科室按会议讨论意见进行修改，送办公室主任和分管领导审核后，呈局长或书记签发。

　　(五)校核印制

　　1.公文校核实行双校制。即：文件在正式印发之前由承办科室和办公室分别进行校稿。公文校核第一责任人为承办科室，承办科室对发文清样做全面校核，尤其在数字方面，如出现问题第一责任人为承办科室；审批、签发手续、体例格式和文字表述由办公室负责复核、规范，并为第一责任人；文件发送范围、紧急程度、密级和保密期限由承办科室提出，办公室规范；发送部分单位的公文，承办科室要列出具体收文单位。承办科室和办公室校核时，如发现不符合办文程序、内容有不妥之处的公文，应及时提出修改或处理意见，再按程序进行审核，呈签发的领导审定后办理。公文打印样稿后，由办公室通知经办科室校对，校对人签名后，办公室方可印制。经校对人签名后非文字（错字、多字、少字），格式（正确规范），印制（页面整洁、墨色均匀、字迹清晰、装订整齐，不缺页、多页、错页）方面问题，第一责任人为校对科室。编号公文均由办公室统一编号分发，不编文号或只编传真机号的公文，由承办科室校核分发。

　　2.公文印制时限：普发性公文印制2个工作日，非普发性公文印制1个工作日，急件急办。

　　(六) 公文分发

　　1.以市局名义制发的下行公文，除发至局属各单位外，同时按照业务工作关系抄送有关局领导、调研员、副调研员和机关科室。

　　2.文件印制后，在一个工作日内分发，急件即印即发，如因文件没有及时分发导致工作贻误，第一责任人为办公室。

　　公文拟稿、审核修改、审签公文必须用黑色钢笔或专用签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔。

　　三、不规范来文处理

　　凡出现以下情况之一的不规范来文（含代拟稿），由办文人员提出退文意见，由办公室主任批准回退。退文时，将退文原因附在文件前面，退回来文单位重新办理，由此造成工作延误的，由报文单位、科室自行负责。

　　1.公文内容有不符合党的方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定的；

　　2.公文内容涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门未事先与有关部门协调、会签或经协商、会签，意见仍有分歧，又不列明各方理据、提出建设性意见的；

　　3.公文中有关附件及其材料不全的；或反映问题模糊，提出的问题含混不清的；

　　4.上行文未注明签发人或签发人不符合规定的；

　　5.非市局领导直接交办事项主送领导个人的；

　　6.错用公文文种的；

　　7.越级行文的；

　　8.“请示”不符合一文一事要求的；

　　9.“报告”中夹带请求事项的；

　　10.“请示”件多头主送的；

　　11.代拟稿未经主要负责人审核签字的；

　　12.内容存在明显错误的；

　　13.格式（发文字号、标题、附件、印章、用纸等）不规范，墨不均匀，字迹模糊不清，难以辩认的；

　　.其它不符合公文处理规定的。

　　四、公文类型及其适用范围

　　(一)萍路发：文种用决定、通知、意见。

　　1.涉及改革、发展、稳定方面重大决策、措施以及发布指导全局工作的重要公文。文种用决定、通知或意见。

　　2.对重要事项或重大行动作出安排，实行重大强制性行政措施，文种用决定、通知或意见。

　　3.转发市委、市政府、省交通运输厅、省公路局的重要公文。文种用决定、通知。

　　4.以市局名义嘉奖有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。文种用决定。

　　5.批转局属各单位、机关各科室事关重大或涉及全局性重要工作意见、建议等内容的公文。文种用通知。

　　(二)萍路文：文种用请示、报告、意见、函。

　　1.向市委、市政府、省交通运输厅、省公路局等上级部门请求指示、批准、解决有关事项等内容的公文。文种用请示。

　　2.向市政府汇报工作、反映情况等内容的公文。文种用报告。

　　3.对重要问题提出见解和处理办法的公文。文种用意见。

　　4.有隶属关系的上下级之间，上级向下级机关询问有关情况，文种用函。

　　(三)萍路字：文种用通知、通报、批复、决定、函。

　　1.成立或调整机构及有关人事任免，市局领导分工，以市局名义表彰先进、批评错误等内容的公文。文种用通知、通报或决定。

　　2.答复下级机关的请示事项的公文。文种用批复。

　　3.向下级部门布置机关工作的公文。文种用通知。

　　4.不相隶属机关之间商洽工作，请求批准和答复审批的公文。文种用批复、函、通知。

　　(四)萍路党发：文种用意见、决定、通知、通报、批复。

　　1.对市局党务工作重要事项和行动作出安排的公文。文种用通知、意见、通报。

　　2.转发上级党组织的重要公文。文种用通知。

　　3.成立、调整或撤消机构，人事任免，市局领导分工的公文。文种用通知、决定。

　　4.以市局党委名义嘉奖有关人员，表彰先进，批评错误的公文。文种用通知、通报、决定。

　　5.答复基层单位党支部请示事项的公文。文种用批复。

　　6.向基层党支部布置党务工作的公文。文种用通知、决定。

　　(五)萍路党文：文种用请示、报告。

　　1.以市局党委名义向上级部门请求指示、批准有关事项等内容的公文。

　　2.以市局党委名义向上级部门汇报工作、反映情况等内容的公文。文种用报告。

　　（六）萍路纪要：文种用纪要。

　　用于记载会议主要情况和议定事项。

　　(七)不编正式文号：下列内容的公文以便函的形式下发。

　　1.会议通知：

　　2.向有关部门征求意见或答复有关部门征求意见的公文；

　　3.贺电、贺信等；

　　4.一般的联系、商洽工作的便函。

　　五、电子文件的处理与归档管理

　　电子公文的处理与归档管理责任部门（科室）为办公室。

　　（一）电子公文的处理

　　1.接收电子公文应当对公文的发送部门进行核对，确认无误后方可接收；

　　2.按照规定的时间段、时间点对网上公文交换中心的电子公文进行浏览查询，及时签收、下载；未按时签收文件造成严重后果的，要追究相关责任人责任；

　　3.对不能正常接收的电子公文，应及时与上级机关的秘书部门或网管中心联系，查明原因；

　　4.市局节假日和下班时间紧急公文一般不通过网上发送，如果从网上发送要电话通知相关单位(科室)接收，有关单位(科室)应按特事特办的原则办理。

　　（二）电子公文归档管理

　　1.电子公文由指定专人负责保管，并且设置好密码，其它无关人员不得随意改动、拷贝、打印。

　　2.电子公文应定期备份，防止遗失，每年末须对本年度的电子公文进行全面梳理，做好一式二存（即一份存入电脑硬盘另一份存入移动储质），确保电子公文的安全性。

　　3.电子公文应与纸质档案一同上交档案室，确保电子公文移交的及时性。

         （2013-04-18）