供应商管理系统优化没有终点

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       供应商管理系统管理包括很多方面的问题，尽管从哪一个问题入手都能够对企业的供应商管理系统有所改善，但企业是一个整体，牵一发而动全身，不可能单独解决一个方面的问题而不受到其他问题的制约。企业内外部都在不断变化中，需要不断对供应商管理系统进行优化以适应变化的环境。那么，企业到底应该如何推进供应商管理系统管理，提升企业的竞争力呢？

　　基础先行

　　AMT咨询认为良好推行供应商管理系统管理的基础包括三个方面：

　　组织基础：供应商管理系统管理是跨部门的事情，单单一个部门经理是无法推动供应商管理系统管理的，在企业高层，需要一个专门负责供应商管理系统运作的副总，这是企业持续进行供应商管理系统优化的组织基础。通过设立层次或者职位很高的专门部门或者职位，可以加强部门之间的协调，促进供应商管理系统改进项目的落实。此外，企业还可以通过项目组的方式来推进供应商管理系统的优化。这需要任命企业高层管理人员作为项目组负责人，以使得项目组具有必要的权威性，保证推进项目所必须的协调职能。作为组织基础的一部分，对人员的必要知识培训是供应商管理系统管理基础的一个重要组成部分。

　　数据基础：供应商管理系统管理是典型的用数据说话。数据基础包括数据的有无、覆盖程度、质量、格式、分析工具等；供应商管理系统优化需要全局性思考，因此需要各个业务环节的数据；数据质量主要是数据一致性，这需要企业有一套整体的基础编码。实施过ERP往往在这方面具有很好的基础，没有实施ERP的企业也可以逐步推进数据标准化，并在业务过程中确保编码体系的遵守执行。至于数据格式，有些企业实施BI,这非常有利于数据分析，当然电子版的数据最好。如果只有一大堆纸质原始单据，因为很难对其进行处理则基本上是无用的。

　　衡量基础：供应商管理系统管理首先要建立供应商管理系统的衡量标准，通过这些衡量标准来判断供应商管理系统是否存在问题、优化的效果、运作的好坏。常见的衡量标准包括库存资金占有率、缺货率、应收账款、订单的反应时间、各个环节的产品和服务成本等。衡量基础是一个体系，建立这个体系包括三方面：选择制定衡量指标、衡量指标的计算以及指标的沟通。

　　应当说，通过ERP实施、加强信息化建设对于这些基础的完备是很有帮助的。至少对组织基础和数据基础是一个促进。

　　准确诊断

　　AMT咨询每次到企业调研，都会在各个部门听到不少抱怨：生产部门埋怨采购部门缺货、销售部门需求变化快；采购部门埋怨销售部门不及时提供销售计划、生产计划调整频繁；销售部门埋怨生产部门不能满足销售计划；物流埋怨销售部门给客户承诺时间太短，难以应付等等；企业总是存在各种各样的问题，且这些问题是相关联的，盘根错节。企业要推进供应商管理系统管理，应该如何解决问题，如何判断业务部门反映的问题是根本还是表象呢？这需要对供应商管理系统进行全面的审视和系统的诊断。

　　找到影响供应商管理系统效率的核心问题：以企业的发展战略为指导，以行业标杆为参考，全面审视企业供应商管理系统的运作状况，找出制约企业供应商管理系统低效率运作的核心问题。在诊断中，应该注意要抓住问题的本质而不是表象。

　　找出当前情况下可以解决的问题：有很多问题是当前情况下无法解决的：比如，对于制鞋行业，原料采购与生产周期大约需要30天，而一双鞋的销售周期可能只有30天，由于生产周期相对长而销售周期短，无法根据销售情况及时补货生产，必须提前备货生产，这就导致高库存，并且可能出现产品积压。但是目前企业很难在短时间内把采购与生产周期缩短。比较可行的是考虑把采购生产环节中最长的采购时间缩短，这样就能比较显着地缩短订单反应时间。因此，供应商管理系统优化可以把缩短采购周期时间作为主要目标。这样，这个问题就是当前可以解决的问题了。

　　制订解决问题的目标、方法、资源需求及其对企业的价值：首先，企业必须在投入资源解决问题之前，明确解决问题要达到的目标，目标必须清晰、可度量、无歧义。其次，分析问题的解决思路，制订详细的工作计划，确保计划都是可分解可执行的；第三：估计资源需求，需要多少人投入多少时间，人员如何参与项目工作，这都是需要在解决问题之前做出详细计划。计划越仔细，越能够发现解决问题的困难，确保项目过程可控，减少实施的风险。当然，详细的具有高度可操作性的计划也更容易获得高层的认可和支持。

　　在供应商管理系统诊断过程中，问题的发现不能仅从各部门的抱怨出发，还要结合供应商管理系统管理的基本原则。同时对比行业标杆，从中找到需要解决的问题。

　　诊断对于企业加强供应商管理系统管理非常重要，它决定了企业资源投入的方向。为确保对供应商管理系统的全面审视，可以借助外部专家的经验来帮助企业诊断。

　　项目实施

　　通过供应商管理系统的诊断，对要解决什么问题、解决思路、改进计划都非常清楚了，因此第三步的工作就是执行改进计划。这一步的难点在于供应商管理系统改进项目的过程控制，确保项目按照预定的目标前进。企业最好组建项目组来推进供应商管理系统优化工作，因为供应商管理系统的优化会跨越部门边界，需要更多的协调，需要高层授权，通过组建跨部门团队可以有效推进项目工作。

　　项目的负责人和参与人员需要具有项目管理的基本技能。计划是整个项目推进过程的指挥棒，除了编制项目的总体计划外，还需要根据项目进展编制双周滚动计划。计划的每一条应是可以分配的任务，有明确的责任人、时间限制和交付成果。计划做的越详细，项目越好控制，项目成功几率越高。

　　在项目推进过程中，要注意时刻关注项目对企业的价值，要以价值为导向来推进供应商管理系统优化。一个项目能够获得高层、项目组成员以及其他员工的支持，是因为其本身能够对企业产生价值，同时对于参与的成员来说，供应商管理系统管理也是一个新的领域，项目的成功，对于他们来说，也是职业阅历上的重要部分。因此项目的推进还要考虑项目对相关人员的价值，确保项目成员的积极性。但是企业内部及外部环境都在不断变化，原来对企业有价值的事情，在新的环境下就可能没有价值，需要对原有的项目范围内容进行变更。为确保项目走在正确的轨道上，需要不断检查每一项项目工作对企业的价值，确保项目对企业价值最大化。

　　在经过应链诊断之后，可以请咨询公司就特定问题提供解决方案，也易于对咨询公司的方案优劣进行判断，有效掌控项目的进展。通过引进外部咨询顾问，可以快速见到实施效果，尽快发挥效益，是推进供应商管理系统提升的好方式。

　　如何投资于供应商管理系统

　　上述供应商管理系统优化方式基本上还是管理或者业务方面的变革，这种变革是受到企业的实际的硬件环境影响的，如技术水平的制约，企业自有物流能力的限制等；在这种情况下，企业可能需要投资于供应商管理系统建设，突破关键的限制瓶颈，一般来说，企业投资于供应商管理系统建设，有三个主要投资方向：

　　建设信息化系统：根据前面分析，信息化建设可以提升数据基础，促进数据标准化，并为衡量指标提供数据支持，还可以提升内部人员的项目管理技能。此外，信息化建设能够促进供应商管理系统上下游的信息共享，加快整条供应商管理系统对市场需求的反应速度，有利于提高供应商管理系统的运作效率。

　　改进生产过程，实现延迟定制：延迟定制是供应商管理系统优化的一项基本优化策略，但是要实现延迟定制，一般需要在企业设备方面进行改进投入。在延迟定制方面的投入能够带来显着的供应商管理系统运作效率的改善，能够降低库存，提升供应商管理系统反应速度。

　　借用外部专业顾问公司解决供应商管理系统诊断所发现的核心问题。通过项目运作在较短时间内实现供应商管理系统的快速提升，迅速见到效益，借用外部资源培训内部员工，购买外部资料，如行业标杆的研究报告等。

　　供应商管理系统需要持之以恒

　　供应商管理系统优化没有终点，不能因为一个项目见到效果而止步不前。市场环境和客户需求是不断变化的，一个真正优秀的供应商管理系统不仅仅需要高效率，而且还要能够快速适应客户需求变化，一成不变只会导致快速落伍，高效的供应商管理系统不等于是一直优秀。因此，企业需要持续优化供应商管理系统，不断进行基础建设、诊断、优化的供应商管理系统优化过程。只有这样，才能不断提升整条供应商管理系统的竞争力。