经销商管理系统：从容管理时间

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从容管理时间

经销商管理系统咨询集团  曹雪

 美国的畅销书作家詹姆斯.亚瑟.雷说过的一段话，我印象深刻，十分欣赏。他说：“使物体从一种状态转化到另一种状态，那就是我们需要利用时间做的事。和流行的观念相比，有纪律、有组织的生活才是真正自由的生活。因为纪律性，你会把那些曾经杂乱的、随机的东西变得有组织、有方向。这种新的定向能像激光一样可以集中起来创造出你所需要的东西。

对于领导者来说,每天要处理大大小小各种事务,工作任务与工作时间之间的矛盾就显得更为突出。在我们现代企业管理中我们时常能能够看到：某些企业的管理者工作起来常常打乱仗,忙得晕头转向,顾东顾不了西,还需要搭上不少陪家人以及休闲娱乐的时间，还是觉得时间不够用,有一大堆的事等着处理,常为此焦虑、失眠。不少管理者会抱怨:由于陷入各种繁琐的事务和应酬,感到时间不够用,精力跟不上,每天处于疲于应付的状态。

做领导该做的事情首要就是要做好时间的规划，在开展工作时,可以要求有关部门制定较为详细的月或周的工作计划,并成为一种工作习惯,避免工作时紧时松,使工作时间得到合理安排是完全可行的。作为领导者要树立时间是一种资源的意识,在工作中应该增强时间成本的观念,养成核算时间成本的思维习惯,比如一项工作可以半天完成的就不要花一天时间,可以开短会解决的事情,就不要开长会,一些领导长篇累牍的讲话,召开“马拉松”式的会议,就是既不尊重别人时间,也没有时间成本效应观念的表现。领导者要意识到让“会议缩水”,节约的不仅仅是自己的时间,而是大家的时间。如一个单位有50个人,领导者如果一个月中将会议压缩了4个小时,就一下节约出200个小时。留下的时间可以让下属更好地完成具体工作。不会管理时间的领导往往会使下属忙得团团转。但从工作绩效上看,却是一种无谓的空转。

作为企业的管理者要从容的管理自己的时间，是企业有序的良性运转，可以参考如下几点管理时间的建议：

一、统筹规划，利用零散时间：

领导在进行时间规划时,一是应注意统筹兼顾,保持时间上的弹性,合理分配单位工作、学习、休息的时间,做到劳逸结合,把握好工作节奏。二是要善于使用零散的时间,通过工作规划的调整,把零散时间集中起来使用。不少管理者在工作中感到时间不够,主要是缺少整块的时间来干一些重要的事情。其实把零星的事情凑在一起,如一个下午可以先后安排开两个会,这样就可能节约出另外半天的时间。人们在工作中最容易浪费的就是零星时间,做好时间规划,把零星时间凑整使用或做好工作安排,这里面有很大的潜力可挖

二、根据层级设定分管范围

本来应当属于下属的事情,他亲自动手,甚至对职工实行越级管理。表面上看起来,事无巨细,都亲自过问,实际上违反了组织管理的基本规则。如一个领导干了下属的事情,往往会使下属在工作中产生依赖心理,甚至养成不良的工作习惯,当然对于经验不足的职工,偶尔的示范和具体指导,也未尝不可,但仍应鼓励下属自己去完成。而越级管理的结果,不仅削弱了下层管理者的权威,也会导致组织运转中的混乱无序现象,领导者把握不了自己职责,总是做自己不该做的事,时间当然不够用。

其实组织层级的设计,本身就考虑到管理者的工作量和工作时间。如只有几个人的组织一般只有一个管理层级,而几十个人的组织往往需要两个管理层级。而几百上千人的组织往往需要三个以上管理层级。一个领导者领导的组织越大,管理层级越多,越要懂得领导和管理的艺术。处于高层的领导应集中精力把握战略性问题,用人问题和对工作进程的督查,即使要深入基层了解情况,也只能作为一种不定期的非经常性的工作,这样才能把自己从大量琐碎细微的事务中解放出来,集中时间和精力履行自己的职责。

三、始终不脱离工作工作中心及目标进行管理

一个善于领导的人,在工作中知道应该抓什么,不应该抓什么。如在推进一项工作时,领导应该抓的是方向、是目标、是结果的考核。即干什么、要达到什么样的结果,要做到心中有数。至于怎么干,用什么方法去干则应该交给下属。如果一项工作多人合作完成,则用什么人,怎样分工也应该交给具体负责这一工作的人,不要插手下属份内的事务。

除了抓中心环节,领导在工作中最重要的是把握住工作目标。首先是目标的确立是重中之重。确立工作目标要有充分的调查研究、深入的分析思考,这方面要多花点时间,这是一个领导份内的工作,这个环节一定要把握住、确定好。除了目标的确立,目标的考核的作用也不可小视。对于目标的考核,实际上起到对工作的监督和推动作用。只有抓住目标的考核,才能保证工作目标的落实与工作任务的圆满完成。

领导在工作中,应该避免对工作过程和细节的过度参与。每个人对工作节奏的把握也不完全一样,领导应该注重的是工作结果的考核。这样才能最大限度地调动下属的积极性、创造性。

四、养成良好的工作方法

可以借鉴的一个提高工作效率的方法就是把你每天的6件关键工作分派到各个时间块：1个小时、2个小时，甚至是一个时间块占用4个小时。从专注于自己最重要的工作开始，不要让自己被琐事打扰，在划分好的时间块内，只做该时间块内被分配的工作。养成专注的做完一件工作再开始下一件工作的习惯，不被下周的困难吓倒，甚至不被明天的计划困扰，只做好当天的事情，当下的事情。久而久之，你的工作目标就变成了现实。

时间在现代社会已成为一种有限的资源,对于领导者而言,就应该像对待土地、矿产、资金、人才一样做好时间的使用规划，有效的时间管理正是提升生产力的重中之重！

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