新媒体环境下的沈阳OA信息化

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新媒体环境下的知识管理
        随着互联网技术与移动终端技术的发展，知识管理的初衷没有改变，但是企业必须意识到，知识管理的手段需要与时俱进。新环境的变化包括：数字化、社会计算、人口与动态变化、移动终端和流媒体视频。

数字化
        互联网和数字化技术在当下已经进入到了我们生活中的方方面面。无线网络和移动终端使得我们可以随时随地的联网。有关统计结果显示，所有年龄段的雇员每周要在电脑或智能手机上面花费70、80甚至超过90个小时的时间，来处理工作和个人相关的事务。一周24小时，时时在线，这种对于互联网的依赖性正在深刻地改变着我们工作和生活的方式。

在开会时回复email，在超市排队时回复电话等等这样的事情让很多人以为自己的效率提高了，但实际上这可能是一种假象。

现代的员工们在多重工作任务中真的更加多识多智了吗？斯坦福大学教授克利夫•纳斯不这样认为。他的研究结果显示，即使是最聪明的人有时也会感到无法或不愿在某一件事上集中精力。纳斯和他的团队在研究前曾假设，从事多元化工作任务的职员可能更善于：
      1. 过滤。在忽略使人精力分散及不相关的事的同时，聚焦于相关的业务。
      2. 转换。在各项工作任务中快速切换，在零散的时间段内迅速地开始工作。
      3. 组织他们的记忆。把短期的信息转化为长期的记忆，来确保重要的事实在记忆中留存。

然而实际的研究结果却表明，从事多项工作任务的职员在每个项目上都很糟糕。因为他们会忽略掉不相关的信息，无法在大脑中有条理地处理信息，也没有办法从一项任务上快速转到另一个任务上。

更为令人困惑的是，所有参与研究的人员都以为他们在多项工作任务上都表现良好。

熟悉精益生产技术的人都知道，启动时间（set-up time）并不增加价值。当一个人从一项工作中转换到另一项工作时，会存在启动时间。HP研究显示，人们在工作被打断之后需要15分钟的时间来重新集中精力。这就意味着我们同时进行多项任务并不一定高效。所以，在工作中切换，每一次再回到原来的工作事项上时就会浪费启动时间。这样就很可能在继续工作前忘掉一些事情。

结果是显而易见的：在数字技术的潮流中，本以为能够在较短的时间内完成更多的事务，实际上，我们工作得更慢了，获取信息更为低效，我们理性分析的能力也受到了阻碍。不同的研究结果表明：大多数的职员每隔3分5秒的时间就切换一次工作项目；微软公司的员工每次被一个email或即时消息打断后，要在15分钟以后才能完全回到比如编程或撰写报告这样复杂的脑力工作中。这类的多重项目工作在降低生产率的同时也给员工增加了压力。当员工每隔一两分钟就切换工作项目时，他们无法深入思考。

如果我们无法改变现状，也必须雇用甚至鼓励多重工作任务，那么在知识管理方面，企业可以有哪些应对措施？

1. 我们应当假设员工都是经常而频繁地在不同工作事项当中切换的；
      2. 这并不会使他们的业绩更好，或使他们对看到的事物发生注意；
      3.沈阳OA系统的方法和手段不应当比现有阶段更频繁地打断或干扰员工的工作；
      4. 即使是一条信息或知识非常重要，需要保留，我们不能假设员工会在需要的时候想起它。

 社会计算（social computing)
        2010年的统计显示，全世界18亿互联网用户当中约有四分之一的用户都在社交网络有注册的账号，比如Facebook和MySPace。另外有7500万用户使用Twitter。专业人士的社交网址Linkedln有7000万用户。仅Facebook到2011年即可预期拥有用户6000万。据《经济学人》描述，如果Facebook是一个国家的话，它将成为继印度和中国之后排名第三的人口大国。更令人惊奇的是，Facebook用户在短短一个月内就发布了超过35亿条的内容。

在此背景下，就不难理解企业员工在使用社会计算时会感觉自如。社会计算、web2.0以及正在兴起的社交媒体正在改变知识管理的理念。我们对于社交媒体的定义是：可以使人们发布内容并互动，因而创造新信息和价值的互联网技术。在非商业环境中，当人们之间发生的分享和合作写作的行为时，这样的社交媒体正在成为社会计算。

社会计算对于企业来讲最重要的特征是，知识的产生（包括内容的创造、共享、竞赛及消费），要依赖于员工而非组织本身。每一个员工因此可以兼具作者、裁判及消费者等多重身份。另外，社会计算可以使更多的人互动并对内容进行建设。Wikis及其它开放性的网络在知识人群参与贡献时运作得最好；当参与讨论的人越多时，对内容的评定就越准确；关键字的汇签越多使用就越有用……我们相信，社会计算正在复兴知识管理，它使员工在通过分享知识体现个人价值的同时，参与知识创造也更加容易。

因此，另外一个需要关注的方面，是员工如何参与到社会计算当中。社会计算的特征是越多人参与效果越好。而知识管理的最大挑战就是员工的参与热忱。在内容建设方面，有关的研究显示：
       在Facebook上，80%的内容是20%的用户发布的；
       只有五分之一的Twitter用户发布过内容，90%的内容是由10%的用户发布的。

只有少部分的人是内容的核心贡献者，即使是最广为流行的社交网络也要求知识管理专家来提出一个有效的知识管理策略，以真正推动员工的参与度。

人口和动态的影响

无论在哪个行业，以及任何规模的企业，即将退休人员与青年骨干对知识的传承和交接都是许多组织会面临的问题。退休人员的离职将带来巨大的关键隐性知识的损失，关键隐性知识包括关于主要流程和竞争力的组织和技术知识。在组织结构变更、快速增长、裁员、内部调岗、及采用新业务模式时，组织也需要识别并转换知识。我们也会看到在关键业务领域里存在着人才缺口、新入职员工无法快速进入工作状态的现象。一方面，员工们，特别是新员工，被要求快速掌握高深知识；另一方面，雇主们也在期待更快的利润回报及更高的生产力。

人才匮乏是知识管理的一项重要驱动因素。人口老龄化将带来少数年轻人工作以支撑更多的年长者。知识管理需要适应这些人口及组织变化的状态。同时我们也看到，员工们对于信息和投入的期许正显著提高，无论是个人生活还是职场他们都期望获得更大的成就。

移动终端和流媒体视频
        黑莓、iPhone、智能手机给知识管理带来的新挑战。对于这种无处不在的、令人上瘾的便携设备，知识管理专家需要厘清：在这样小巧的终端设备上分享什么？员工们想要了解多少知识内容，在什么时间段？我们从RSS、提示系统及Twitter上能学到哪些与员工沟通的技巧？
       我们还相信，未来是属于流媒体视频的，而且知识管理也必将从中受益。数码视频设备现在已经普及到千家万户。YouTube以及大型宽带使得视频制作与分享对于不同年龄段的人都更加容易。

视频文件比文档更易于交流，特别是在需要演示的事项上，比如，如何给一只猴子剥香蕉。视频在情感沟通上也更有优势。

组织和知识管理系统如果能够充分调动员工们对于移动终端和视频的熟悉和依赖的特性，就能从中大为获益。假以时日，人们会为移动终端和流媒体视频开发出更为强大的企业应用，这将大幅增强这些工具寻找和信息分享方面的功效。

上述提及的四个驱动力量是知识管理在今天所面临的新环境，我们认为，知识管理可以很好地协助今天沉迷于数字技术、社交网络、信息过量、智能手机超载及繁忙的员工们。