沈阳OA信息化——案例与思考

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    导言

    如今，知识管理已不仅仅是一个时髦的口号了。一个个新兴企业凭借着知识管理创造出骄人的业绩，一个个衰老的企业凭借着知识管理又散发出青春的活力。那么，知识管理究竟有多么重要，它能给企业带来多大好处，怎样才能“管理”好“知识”，我国企业将如何面对知识管理的浪潮？这些问题，笔者无法做出全面的理论分析。因此，本文将汇集一些知识管理的突出案例，以起到资料收集的作用，并希望能够找到一些答案。

    第一部分　知识管理的重要性 （1）

    在当今的股票市场上，软件开发与生物工程技术等公司的价值往往大大超出了它们实际的有形资产价值。甚至在生产制造这样的传统产业中，企业也通过技术诀窍、产品设计技能、问题解决专家、个人的创造以及创新能力来获取并保持自己的竞争优势。而知识管理正是这样一门学科，它研究如何获取以上面这些知识为基础的能力、并且如何为实现组织的整体利益而保存和分配这些能力。它协助管理人员在面临变化时创新及适应，并藉此提高组织的价值。

    首先，通过提高生产水平，扩充生产规模带来的投资报酬逐渐降低。TQM、Reengineering以及Activity Based Costing 等等管理及评估耐久资产的工具相当丰富，并且已经为大量的企业所运用（对于国外而言）。一流的生产已是企业在竞争中立足的必要条件。因此，企业现在视管理知识及创新程序为提升客户满意度增加竞争优势的最重要做法。

    第二，由于第一点同样的道理，全球经济在过去五十年已经由一个几乎纯以制造为基础的价值体系，显着地转型为一个以智能及技术为基础的价值体系。在美国，制造业员工在一九八○年仅占劳动人口的34%，在一九四○年则占57% (一九○○年占76%)。此外，投资人现在最注重的，是拥有相关管理技术以及能够适应环境变动的企业，而不是其固定资产的价值。一家公司的未来及价值，比过去要更依赖其快速引进新产品、开发新市场，及迅速响应威胁的能力。

    第三，“创业型经济”(entrepreneurial economy) 的兴起。随着企业文化重要性的高涨及创投基金的兴起（单单在美国，就从一九八五年的一百四十亿美元增加到一九九七年的四百六十亿美元），创业型经济兴起。因为一位创业家的重要才能就是将价值重新发挥在新的经营模式，所以改变的脚步将持续加速。这些新的企业模式持续不断对现有的销售、管理、及融资方式带来挑战。

    最后，科技本身已创造了知识管理的必要性。撷取信息、知识、及资料的能力，已经远超过人们以集中的方式吸收及分析信息的能力。如果员工有存取信息的技巧与可掌握趋势与机会的工具，企业在面对市场变动时就拥有明显的竞争优势。

   沈阳OA系统确保人们拥有其所需要的技术及信息，以便适当地评估企业问题及其机会，并且藉此协助人们对不断变动的社会、产业、经济、及客户需求的环境有所准备。

    那么，知识管理究竟有多深入人心呢？请看毕马威发布的知识管理调研报告。

    毕马威的调查结果表明知识管理不是一时流行的一个时尚，而是一个很值得研究、关注的课题。调查结果还显示企业在执行知识管理方面虽然还有很多困难，但是真正执行知识管理方案确实能够带来好处。

    调查显示，人们对知识管理的认识和态度明显转变。只有2%的人认为知识管理仅仅是一个暂时流行不久即会被人遗忘的话题。而在1997年9月Cranfield管理学院信息系统中心的调查中还有高达三分之一的人认为知识管理只是暂时流行。

    这表明知识管理越来越重要，而且也得到很大的发展。其中10%的人认为知识管理明显地改变了他们所在组织的业务方式。

    调查结果还表明人们对知识管理的认识随着组织规模的增大而加深。几乎所有的大公司的被访者都听说过知识管理软件，而其它企业的被访人里有接近五分之一的人从来没听说过知识管理。43%的人认为他们所在的单位应实施一种恰当的知识管理方案。其中最大的一些企业人员中的2/3这么认为，其它组织这个比例只是1/4。

    第二部分沈阳OA系统的受益者

   沈阳OA系统使它的追随者获得了惊人的回报，在这一部分，我将列出四个知识管理的受益者，看看他们是如何进行知识管理的。

    案例一 BP阿莫科利用知识管理节约7亿美元 (2)

    1998 年，格林斯和他的小组利用知识管理方法为 BP 阿莫科公司节约了 7 亿美元。“格林斯是知识管理行当中的头号赚钱高手。”1997 年，英国石油公司（British Petroleum）的首席执行官约翰·布朗（John Browne）请他领导一个项目，其任务是通过分享最好的做法、重复利用知识、加快学习过程以及诸如此类的手段，来改善公司的业绩。英国石油公司也就是目前的 BP 阿莫科公司（BP Amoco）。格林斯和他小组中的九名伙伴一起，利用第一年的时间深入钻研，对所采取的做法进行了一些调整，当年节省了 2，000 万美元。1998 年他们开始一心一意地干了起来，全年使公司的财务盈余增加了 2。6 亿美元。他是怎样做到这一点的？

    在呆板的、分权管理的 BP 阿莫科公司，126 个业务单位的负责人要与公司签订有关财务、环保及其它业绩的"业绩承包书"，之后便多半只能好自为之了。因此，格林斯物色那些有着艰巨目标、需要并且敢于请求帮助的人。

    这里揭示出了知识管理的两个关键原则。第一，"周密筹划你的试验项目以便使其获得成功"，具体做法是物色那些希望让这些项目起作用的人，同时回避玩世不恭和溜须拍马者。

    第二，“每一个公司都有你可以依靠的显着的文化特征。”在 BP 阿莫科公司，"业绩承包书"具有誓言一般的严肃性，人们将会竭尽全力确保实现他们的承诺。

    在 1998 年内，格林斯总共搞了 15 个能够利用知识管理赚钱的项目，其中包括：帮助公司进入日本零售市场；缩短一个聚乙烯生产厂的停工期；对鹿特丹的一家炼油厂进行歇业检修──即预定的停工休整。

    格林斯用下面的一番话阐明了另一项关键的原则：“如果你说‘告诉我你所知道的关于某某事情的所有情况’，人们会有抵触，倒不是因为他们不想告诉你，而是因为这听起来像是一桩艰巨的差使。但是如果你问得非常具体，他们会很高兴地回答你。"这个办法，格林斯称之为“同行协助”。

    格林斯的又一个办法是"战后评论"。这是从美国陆军的做法中借鉴来的，它指的是一边做事一边学习，利用短短的 15 分钟时间询问以下四个评估性问题：原本应该发生什么事情？实际上发生了什么事情？为什么会出现变化？我们能够从中汲取什么教训来指导实践？"反思"的办法则是指进行更为详尽的事后剖析。这三个手段本身都十分管用，而且它们还可以应用在网络的创建上。格林斯总共创建了 20 项这种知识资产，题目主要是"对于结构调整，BP 阿莫科公司了解些什么？""对于在新市场建立销售点呢？""对于炼油厂的停产检修呢？"，等等。格林斯强调说："它们并不是最重要的东西。在任何知识资产中，最重要的东西是与有关人员的联系。"

    格林斯的另外两种手段是借助技术与人联系。其一是为了方便寻求专家帮助，他在内部网络上建立了一个志愿性的内联网"电话薄"；有 1。2 万多名雇员（公司的雇员总人数为十万名）已经把自己纳入了"连接"中。另一个手段是一种新技术，可以用来召集电脑桌面电视会议、发送多媒体电子邮件、让身处异地者实时共享"白板"等。它的功能相当强大，能使委内瑞拉的某人透过虚拟方式坐到阿拉斯加的同事身旁。格林斯说，"虚拟团队协作"是他工作中唯一需要付出昂贵代价的部分。这的确需要大量投入。

    格林斯几乎没有发明任何东西。BP 阿莫科公司的这套"工具"活生生地证明了重复利用好的创意可以带来数以亿元计的价值。格林斯估计，BP 阿莫科公司中有 30 到 40 个业务单位已经把知识管理的手段和概念融会贯通，还有更多业务单位正在迎头赶上。有 300 多人自告奋勇成了兼职的知识管理经理。格林斯说："我想我弄丢了自己的饭碗。"

    启示

    每个人都是知识的源泉，每个人都可能产生灵感。所谓知识管理，自然包括对下属员工知识的开发、管理与运用。这就要求管理者同他的下属能够有更深层次上的合作。有些国企领导高高在上，与知识管理的要求相去甚远。这种要求其实一点不过分：一是要平等，不是级别上的平等，而是创造力上的平等；二是要联系，要有密切的，方便的联系。

    案例二 Sun公司依靠其知识网络增强销售能力 （4）

    Sun微系统公司的董事长兼首席执行官一直坚信，“只有连网的计算机才能称得上是真正意义上的计算机”。随着万维网和企业局域网的爆炸性的增长，这种观点已经被证明是当代最重要的技术预言。

    Sun公司实际上也实践了这种观点。最近，Sun公司启用了一种新的非常强大的知识系统以便加强其销售过程。

    Sun公司总部位于著名的加州“硅谷”，通过其SunWEB内部网将公司遍布全球的20，300多雇员紧紧连在了一起。最新的统计表明，公司一共有1，000多个网络Web 服务器支持着25万多个网页。通过这种内部网络来分发公司的文件，每年可以节省25万美元。现在公司的这方面的花费仅相当于原来的5%。

    当然，这还不够。更重要的，通过在线提供产品目录和技术信息等服务可以加强公司与客户及供应商之间的联系。

    作为一家领先的为企业内部网和网上交易提供硬件、软件等方面服务的供应商，Sun的销售收入现在有超过90%是由开发出来还不超过一年的新产品提供的。而它还在试图不断地扩大它的产品线，同时缩短每种产品的生命周期。这样做的结果是，公司发现几乎不可能快速地有效地培训销售人员来适应新的要求。再也不能依靠传统的课堂培训方式，这种方式往往使销售人员必须很长一段时间不能同客户保持联系，给它们灌输大量的信息，差旅和住宿费用也很高。集中在总部对销售人员进行培训的成本大约是每位员工每周2，225美元，当然这还没包括由此丧失的销售机会成本。因此怎样帮助公司的销售人员在保证不和客户断绝联系的前提下发展其知识和技巧已变得非常重要。

    于是，Sun公司开发出一种被称为“SunTAN”的以内部网为基础的知识和培训系统。这个有着美观和易用界面的网络将存放在内部网上的销售培训信息，销售支持资源，产品更新和原料，竞争策略和一系列的其它方面内容都能够连接起来。
SunTAN经理发展了一种以“分层存储管理模式为基础”的“分布式的学习体系”。换句话说，他们能够确保，让尽可能多的网络带宽被应用于其产品介绍或学习上。譬如，将一个有关公司服务器新产品的演示媒体传送到昆明销售中心的服务器上。于是，中国西南地区的客户就可以以更快的速度（通过访问昆明的那台服务器，而不是美国的那台）来观看演示了。同样，SunTAN的操作员也能够将信息资源上载到服务器上，以供用户直接下载到本地的服务器加以应用。这样保证了更快的连接和可以利用更丰富的视频、音频和动画等多媒体方式来提高服务质量。

    这种方式越来越引起人们的关注。而且，这种根据需要而学习的方式相对于以前传统的课堂学习方式的优点也是很明显的。当一篇报告被以视频的形式存储的时候，这种新的多媒体可以使用户摆脱枯燥乏味、单调的持续的信息灌输，变得更能吸引人。电脑培训方式可能在不远的将来会变得更象是一种功能增强了的电视，“我们正开始在培训方面尝试一些人们以前根本不能做到的事情，”雇员培训经理Jerry Neece认为。事实上，SunTAN承诺要彻底改变公司的学习方式。“通过这种新的远程学习方式，你不再需要死记所有的知识，”他补充说，“你唯一需要记住的是知识的存储位置，也就是当你需要的时候，在哪儿你才能获得需要的信息。”

    最重要的是，SunTAN承诺增强销售人员的工作的有效性、提高其工作效率。“我认为销售人员对服务器产品系列是非常了解的，因为他们非常清楚公司的销售收入的几乎80%都是来自它们，” Neece解释说。“但是其它的产品是什么情况呢？当你想要了解它们时，你往往想尽快找到和它们相关的信息。这就是SunTAN的价值所在。因为它是一种可以实时查询的系统，你能够很快找到你需要的信息。我认为它将有助于我们扩大销售收入。根据80/20原则，如果公司销售收入的80%是依靠其20%的主要产品销售得来的，那么你可以借助于SunTAN这种方式通过提高另外的80%的其它产品的销售来达到提高总体销售的目标。”

    启示

    所谓创新，往往是将某一领域的原理运用到另一领域上。因为很多东西都是相通的。比如，没有人会把酱油瓶放在书房里，而把墨水瓶放到厨房里。道理很简单：东西因该放在它被使用的地方。而现实生活中我们却因为“不知道”这个简单的道理而累人累己：我高中时到云南大学附属医院看病，其程序之艰巨让我不寒而栗：先到一号楼一楼挂号，然后到二号楼三楼就诊，拿到处方后到二号楼二楼药房计价，然后回一号楼挂号室旁的收费室交钱。拿到收据后再回二号楼药房取药----大功告成。

    不难想象，在管理上类似的情况会给企业造成多大的损失！而Sun公司只是极好的运用了这个道理：将信息放在离使用者最近的地方，把原本存储在总部服务器上的信息，根据需要分散到各个销售中心，及利用了最先进的方法，又避免了网络拥挤带来的问题。还是那句话，实事求是，灵活处理问题。