论期货经纪公司的沈阳OA信息化战略

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白玫

沈阳OA系统是运用集体的智慧提高组织的创新能力和应变能力的一整套管理理论体系。它对提高期货经纪公司核心竞争能力，进而对保持长期的竞争优势具有重要作用。期货经纪公司是“头脑型”行业，是典型的知识密集型行业，因此，“知识”在期货经纪公司就有着更加重要的作用。当前，如何有效地对期货经纪公司的“知识”进行管理，是摆在我们面前的一个非常重要的课题。
　　
　　一、知识管理对期货经纪公司的重要性
　　
　　期货经纪公司的知识应包括四个方面的内容：1Know－what，“知道是什么”的知识，主要是叙述事实方面的知识。如：黄大豆2号合约的内容是什么；榨油厂的买入套保是什么；基本分析方法是什么；期货经纪公司研发工作的内容是什么；新入期市的客户需要什么样的服务等等。2Know－why，“知道为什么”的知识，主要是自然资源和规律方面的知识。如：为什么有的客户非常关心手续费的高低，而有的客户对手续费却很不敏感；客户留在公司的原因是什么；大客户为什么转到竞争对手的公司等。3Know－how，“知道怎么做”的知识，主要是指做某事的技能和能力。例如，如何对未来一周棉花期市的走势作出判断；如何指导不同的客户在期市上达到各自的目标；如何为客户写出高质量的投资报告等。4Know－who，“知道是谁”的知识，涉及谁知道如何做某些事的知识。例如，本公司中谁最善于做铜的套保；谁做跨期套利最有经验；谁是小麦的研发专家；谁最适合与中小客户沟通等。
　　前两类知识，即Know－what和Know－why知识是期货经纪公司的“显性知识”，也即可以从书本、媒体上以及公司的文本中获得；后两类知识则比较含蓄，难以量化和信息化，它具有实践性和不易沟通性，它们属于期货经纪公司的“隐性知识”。
　　当今，无论是显性知识还是隐性知识都呈现出爆炸式增长态势。尤其对于期货经纪公司而言，不论是客户要交易的产品，还是公司为客户提供的服务，都具有很强的专业性。其隐性知识的比重远高于显性知识的比重，因此，知识管理尤为重要。
　　知识管理理论创始人之一，美国管理咨询专家卡尔·弗拉保罗认为，“知识管理就是运用集体的智慧提高组织的应变和创新能力”，“是为公司实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径”。美国的维娜·艾利认为，知识管理是“帮助人们对拥有的知识进行反思，帮助人们获得知识，促进人与人之间进行知识的交流”。Karl E Sverby从认识论的角度认为知识管理是“利用组织的无形资产创造价值的艺术”。
　　总之，期货经纪公司进行知识管理的目的就是，面对知识更新速度的加快，新知识的大量涌入的新形势，提高公司员工的学习能力和员工之间相互学习的能力。其核心是提高整个公司对知识的吐纳能力和创新能力，以及公司对外界的应变能力，最终形成持续的竞争优势。知识管理之所以对期货经纪公司如此重要，主要是由于以下几点：
　　第一，知识经济使得人类社会进入了一个崭新的文明形态，知识呈现出爆炸式增长，知识传播手段出现了革命性变化。这使得期货经纪公司的竞争环境呈现出了非线性变化的特点，变化之快使人很难对它的发展作出较为长期和准确的预测，同时也使公司的竞争优势很难保持长久。例如，如果期权上市，对于投资者来说，最大的感觉可能是信息“大爆炸”，一个期货合约可产生10个或者20个期权合约，10个期货合约就会产生上百个期权合约。对于公司的员工而言，就要为投资者提供更为专业、细致的服务，这就要求员工能在最短的时间内掌握这上百个合约的知识。在这种情况下，公司的竞争将主要依靠其反应速度，而快速反应的基础将主要依赖于其掌握知识的速度和效果，即将知识化作竞争优势的能力。因此，越来越多的人认识到，期货经纪公司在激烈竞争中取胜的惟一条件在于它比竞争对手学得更快、学得更好。劳伦斯·普鲁萨柯（Laurence Prusak）指出，惟一能给一个组织带来竞争优势的就是知道什么是新知识、以多快的速度获取新知识以及如何利用所拥有的知识进行创新。所以，有效的知识管理对于一个期货经纪公司来讲，具有战略性意义。
　　第二，知识管理本身就是公司的一种有效的竞争手段。1公司之间的竞争主要体现在具有高智能和高创造能力的人才之间的竞争，德鲁克称之为“知识工人”。期货经纪公司只有具备了能够运用高素质的人才，才有可能创造出更有竞争力的服务。显然，期货经纪公司的知识和创造力主要不是从学校获得的，更重要的是在工作中不断充实和实践。公司不仅仅需要引进一流人才，发挥人才原有的知识水平和创造力，而且更重要的是使员工在工作中保持持久的创造力。而知识管理的核心目的之一，就是提高期货经纪公司个体与整个组织的学习能力、实践能力和创新能力。2期货经纪公司提供的是知识密集型的服务，重在为客户提供投资方案、投资背景资料等。因此，如何在经营中进行有效的知识管理是赢得顾客的关键。
　　第三，在瞬息万变的市场环境中，及时、正确的决策是期货经纪公司把握正确方向、规避风险的关键，知识管理是公司正确决策的基础。在没有知识管理的时候，当员工需要某类知识时，他可能得不到或无法及时地得到所需的准确、正确、全面的知识。若他得不到所需的知识，那么他作出的决策就可能是“拍脑袋”式的；若他无法及时方便地得到所需的知识，那么势必影响其决策的效率，从而可能失去投资机会；若他得到的是过时的或错误的知识，作出的决策可能就是不正确的，这给公司带来的将是致命的影响。知识管理的目标就是力图能够将最恰当的知识，在最恰当的时间，传递给最恰当的人，以便使他们能够作出最满意的决策。
　　第四，对于期货经纪公司的知识用一般的管理方式进行管理，并不能奏效。从期货的知识特性分析：1知识可以以出版物、数据库中内容的形式出现，也可以存在于员工的头脑当中。知识不像其它资源那样有形的，而近似为无形的、难以计量的，其中隐性知识最难管理。2公司的知识一部分来自于公司的外部，这就要求公司对外部知识始终保持关注，从浩瀚的知识海洋中敏感而及时发现对自己有用的知识和信息。公司的另一部分知识，可能是最重要的，要靠公司自己在生产实践过程中积累归纳形成。3知识不会因使用的人多，而使每个人分到的越少或者产生任何的损耗，而是其产生作用的范围越大，对公司越有价值。4一个人是否愿意把他头脑中的知识拿出来与大家共享取决于他个人的意愿，不能强迫进行。知识的这些特点，决定了知识管理必须用特殊的方式进行管理。因此，期货经纪公司需要对如何进行知识管理加以专门研究和重视。
　　
　　二、我国期货经纪公司知识管理存在的问题
　　
　　与国外期货经纪公司相比，我国期货经纪公司普遍存在规模小、实力弱、寿命短、分化快的特点。1有关资料表明，在我国期货经纪公司中，人员规模在200人以上的公司很少，1000人以上的公司几乎没有。2我国期货经纪公司的实力普遍较弱，注册资金上亿元的公司不足3家，许多公司的注册资金都是刚够最低限。3期货经纪公司的人员流动率相对较高，同时期货经纪公司存活不足3年也不少。是什么原因造成了我国期货经纪公司分化频繁的运作模式？原因也许有很多，但是，其中很重要原因是我国期货经纪公司对知识管理方面存在诸多问题。我国期货经纪公司在知识管理方面还处于较为落后的状态，许多公司缺乏知识管理理念与战略，甚至许多公司根本就没有意识到需要对知识进行管理。例如，某一员工离开了公司，他的知识随着他也离开了公司，而公司认为这是理所当然的事。可以说，知识管理的落后已经严重制约了我国期货经纪公司的发展。我国期货经纪公司在知识管理中存在的问题主要有以下几点：
　　第一，观念落后。1对知识管理概念认识不清。大多数期货经纪公司不了解知识和信息的本质区别，将知识与信息、知识管理与信息管理混同起来。在实践中，有些公司将知识管理误认为是信息管理，有些公司则将知识管理与人力资源管理混同起来。诚然，知识管理是与信息管理、人力资源管理密不可分的，但是，知识管理有其崭新和独特的理论和方法，是其他管理理论和方法所不能代替的。2对知识管理重视不够。有一些期货经纪公司对待知识管理不像对待成本削减、结构重组或建立新的营业部那样予以重视。在这些公司中，即使有知识管理，也只存在于人力资源或信息技术等职能部门。3一些期货经纪公司尚没有摆脱工业时代的影响，甚至是封建时代的落后管理思想的影响。例如，在有的期货经纪公司管理实践中，“用人靠前，不用人靠后”的做法极大地伤害了员工的自尊和对公司的忠诚。在这样的背景下，如何谈知识管理，如何提高整个企业的创造力和对环境的应变能力？在有些期货经纪公司中，“资本至上”的思想还很严重，以为资本可以支配知识，以为资本重要性远远超过知识。这些落后观念影响了公司创新能力的提高，最终将阻碍公司的成长。
　　第二，知识管理水平低下。1期货经纪公司知识管理的基础工作薄弱。当今世界，知识增长、创新、变化呈加速趋势，期货经纪公司仅靠“关系”就包打天下的历史已经一去不复返了，公司必须具备对复杂多变的知识环境的跟踪能力、快速反应能力和持续的知识创新能力。而这一切，首先需要有一个知识管理IT系统。它包括Internet，Intranet等网络系统、文档管理系统（Document Management System）、数据仓库/数据挖掘系统（Data Warehousing/Mining）等硬件、软件。这类IT系统在国外已经逐渐成为期货经纪公司进行知识管理工作必备的基础环境。它对于知识的采集与加工、存储与积累、传播与共享、创新与使用等知识管理的环节都起着至关重要的作用。而我国期货经纪公司大多数缺乏这些健全的知识管理IT系统。2我国期货经纪公司普遍缺乏有利于推行知识管理的组织、制度、文化等软环境。例如，在有的期货经纪公司中，组织结构大多以等级森严的、以权力为中心的金字塔式架构为主。在这种组织结构中，知识的使用成为少数一部分人的特权，知识在公司内部得不到最广泛的使用，公司的信息中心远离公司知识的使用者，知识不能以最有效率的方式到达使用者那里。这是知识管理的大忌。再比如，有些期货经纪公司在管理中缺乏一种鼓励创新的文化氛围，要求员工创新只许成功，不许失败。这种短视理念使得员工创新要冒很大的风险，承受很大的压力，这使得员工大部分的创新观念被窒息。很多期货经纪公司在收入分配、研发成果认定、知识产权归属，以及知识档案管理等各方面的制度与做法都是以管理有形资产为前提或以收入业绩为前提设计出来的，很难适用管理知识。3我国期货经纪公司知识管理水平的低下还突出表现在知识共享水平的低下。公司员工与员工之间，团队与团队之间互相封闭，知识很难共享，这是我国期货经纪公司的最大通病。其实，知识管理理论的核心内容之一就是促进组织的知识共享。研发工作缺乏协作，成果不能共享，最后将导致公司的核心竞争能力集中在少数几个人手里，从而使公司发展承受很大的风险。一旦这些具有核心“知识”的人离开公司，对于公司的打击将是致命的。知识难以共享的根本原因在于制度设计的缺陷和缺乏基于共同价值观的优良公司文化。例如，许多公司不了解知识的特点和知识管理的方法，一味实行高工资、高福利。但是，高收入未必与员工的归属感成正比，与发挥员工在知识管理方面的自觉性、能动性和创造性也不存在正相关。还有，需要强调指出的是，中国传统文化中的许多方面带有某种程度的封闭性，人与人之间较难于沟通。如果一个公司不用先进的理念来塑造良好的文化氛围，实现知识的共享就要付出很大的代价。
　　第三，知识管理体系不健全。知识管理不仅仅是一项管理技术，它是公司管理的一次彻底革命，它是一个完整的体系、一个系统工程。分析我国期货经纪公司知识管理的案例，我们可以发现，国内公司知识管理工作目前主要侧重在提高公司服务的知识含量，加大公司信息管理的硬件设施，创建有利于员工创新的文化氛围，增加知识型员工的物质激励等方面，没有从管理的基础工作、组织架构、制度安排、文化建设、信息管理等各方面进行系统思考，更没有从战略的角度加强知识管理工作，建立本公司的知识管理战略体系。
　　
　　三、提高我国期货经纪公司知识管理水平的对策
　　
　　第一，期货经纪公司应加强知识管理的培训，唤起公司员工对知识管理重要性的认识，增强实施知识管理的紧迫感。
　　第二，在公司内部营造一个有利于知识管理的良好环境。这个环境至少应包括以下几个方面：1塑造有利于知识管理的公司文化。优秀的公司文化是实施有效知识管理的先决条件，这一点是由知识的特性和知识工作者的工作特点决定的。因为知识资源不像传统的资源，如土地、机器设备、资本等那样有形、可计价、易管理。创造知识、分享知识的过程是一种无形的活动，它不易被监控也无法以外力强迫，因此，良好的公司文化必不可少。不同公司可能在历史和人文环境方面不尽相同，由此导致的文化可能有一些差异。但是，无论如何，知识管理要求的公司文化必须是以尊重知识，乐于学习，鼓励冒险和创新，推崇协作共享的价值观为核心的。2设立知识主管（CKO），以保证知识管理战略的实施。期货经纪公司设立知识主管不同于信息主管（CIO），因为CKO工作的重点不在于信息开发上，而在于培育公司整体的创造能力和应变能力。3将期货经纪公司建成学习型组织。当今社会，靠权力来组织、实施活动的权力型组织，将必然被学习型组织所补充、替代。因为只有在学习型组织中才能真正推行知识管理，才能有利于公司员工在实践中学习，才能最大限度地发挥员工的创造性和互相协作的能力。学习型组织是一种柔性的网络化工作组织，在这里面，每一个人得到最充分的尊重，人与人之间更加平等，人的工作时间、地点更具有弹性，一切以发挥个体的积极性和组织的活力为根本出发点。4有效的知识管理还必须配备有一个良好的制度环境。制度是与文化、组织机构密不可分的，期货经纪公司必须建立一套行之有效的鼓励学习、创新、共享的激励制度。例如，一般而言，由于知识的独特性，使得知识的获取成本很高，而传播成本很低。并且，个人知识在组织中传播得越广泛对组织的能力的提高越有用，但是，对知识原始享有者个人却不见得是好事。因此，如何使得有经验的、优秀的员工将其知识，尤其是隐性知识贡献出来，供整个组织共享，确实需要很好的制度安排。共享决不是“共产”，共享的结果是促进共同进步，提高组织的整体竞争能力，而无条件共享只能导致知识“共产”。有些期货经纪公司针对这个问题专门加大了对有经验员工参与知识共享的考核和激励的力度，收到了很好的效果。关于知识管理的规章制度，传统管理中有好多很好的管理经验值得借鉴。例如，班前班后总结会、岗位培训、工作流程设计、以老带新等制度都是较好的知识管理方法。
　　第三，建设高质量的知识管理设备、工具和手段。工具的先进与否代表了一个时代的生产力发展水平。在知识经济条件下，知识管理需要先进的管理工具。1发达的网络系统是知识管理必备的条件。除了要积极鼓励员工充分利用Internet与外界交流，更新知识外，期货经纪公司要尽快建立公司内部网。内部网的关键是要建立公司内部知识中心，目的就是在公司内部提供一个通畅的知识共享和知识交流的途径，使公司员工知道从哪儿能够获得需要的知识。知识库中的“知识”不仅仅是一些数据，可能更重要的是员工的经验、技能以及“关系”网络。通过此“关系”网络，员工可以在组织内部找到在某一方面最有经验的高手，从而顺利完成工作。2文档管理系统（Document Managed System）、数据挖掘系统（Data Mining System）等都是国外目前较为流行的先进的知识管理工具，我国期货经纪公司完全可以在这些方面实现跳跃式发展。例如，某百货公司通过数据挖掘技术对公司的数据进行分类，发现了“大多数购买婴儿尿布的男性顾客同时会购买啤酒”的重要规律，从而，改善商品摆放次序，大大增加了啤酒的销量。3公司要对知识及知识管理过程实施监控，因此，要建立健全知识反馈机制和手段，以便了解知识管理运行的情况，并在现有知识管理的基础上，不断设计新的知识管理方案。
　　第四，根据经营特点，选择适合于本公司的知识共享模式。知识共享模式主要有编码化模式和个人化模式。编码化模式是指，在一些期货公司中，某些隐性知识较为容易显性化。例如，研发工作中的某种交易品种的现货知识和现货信息可以从哪里获得。首先可以从容易显性化的地方开始把隐性知识显性化来，使之与研发人员分离，然后被广泛用于各种方面。这种做法让许多人能搜寻并调用经编码的知识，而无须接触该知识的最初研发者。通过这种方式，可以实现知识的规模效应。个人化模式是指，在一些期货公司中，知识与员工密不可分。短时期内，隐性知识显性化成本很高，知识主要通过人员之间的直接接触更容易实现共享。它不同于编码化模式，在这种情况下，电脑和网络的主要作用是帮助人们交流，而非储存知识，因此称之为个人化模式。选择公司的知识共享模式并不能随心所欲，而必须考虑公司服务客户的方式、公司的经营状况以及员工的具体情况。
　　第五，知识管理是管理界的一次革命。它决不仅仅是一种管理手段和方法，更不仅仅是一项职能管理，它对于期货经纪公司具有战略意义。公司必须制定自己的知识管理战略。战略管理学家Haml等在上世纪90年代提出了核心竞争能力理论，并提出公司获得竞争优势的原因是具有竞争对手难于模仿的核心竞争能力。在我国期货业，知识扩散速度呈加速趋势，竞争环境变得难于预测，经营决策越来越困难。而经营决策越困难，就越需要战略指导，这正是知识管理战略存在的价值。
　　知识管理战略的目标就在于推动期货经纪公司集体创造力和对环境的动态反应能力。在复杂多变的环境中保持竞争优势，是知识管理战略的最终目标。知识管理战略的重点是促进公司知识共享。知识管理战略是一个体系，这个体系不仅包括硬件设施，而且必须有相应的人力资源策略、信息管理策略、技术创新策略和市场营销策略等的配套、协调。
　　成思危说：一个国家未来的兴衰，将决定于它发展“头脑型”产业能否取得成功。期货业毫无疑问是“头脑型”行业，是金融服务业，具有知识密集型的行业特征。毫无疑问，期货业的发展与否对中国未来的兴衰起着非常重要的作用，而知识管理则是期货公司健康发展的基石。