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股份公司OA办公系统证照管理和会议管理实施功能简介

一、         证照管理    2
二、         会议管理    4
三、         项目文档管理    7  

一、证照管理

【需求背景】
集团对分子公司证照缺乏统一管理，无法及时透视各下属公司证照的使用状态；
证照过期无法及时提醒，全凭经验操作，往往导致需要用的时候才发现已失效，影响业务正常开展；
证照电子版材料的借阅效率低下，需要拍照、传真等方式进行传递；
对已借阅证照的回收跟踪不及时，安全保障机制不体系。
 
【功能概述】
证照权限管理
通过权限管理来保证证照信息安全，并能够对已借出的证照及时的权限收回；
证照日期提醒
通过对证照的状态分类，对“即将到期”及“已到期”的证照通过短信、邮件方式进行提醒处理；
证照信息共享与借阅
通过流程审批来对无权限查看证照的人员进行共享、下载、查看、打印控制；
证照任务跟踪
通过对“即将到期”、“已到期”的证照生成任务，并进行跟踪反馈。
 
【功能界面】

二、会议管理

【需求背景】
缺乏会议规划：目标及主题不明确的会议太多；
会议召集困难：临时会议太多、参与人员随意性太强；
会议准备不充分：会议设备预订冲突、人员通知不到位、上会资料准备不足；
会议责任人不明确：无人做会议主持、无人记录会议纪要；
会议沟通效率低：主题不明确，准备不足，导致沟通内容发散；
会议无决议：目标不明确，准备不足，沟通效率低，直接导致会议无产出成果；
会议任务授权不清晰：导致会议纪要分发及任务分派出现问题；
缺乏对会议任务结果跟踪：任务执行结果无人关注，出现决议最终无落实状况。
 
【功能概述】
参会人员管理
会议组织者责任确认，会议主题、时间确认，参会人员通知，上会资料准备与收集；
会议设备管理
会议设备使用确认，会议设备预订，包括：会议室、投影仪等；
会议纪要管理
会议纪要整理及分发，会议决议任务指派；
决议任务跟踪
任务执行反馈，执行结果监督。
 
【功能界面】

三、项目文档管理

【需求背景】
项目文档管理没有统一标准，收集困难；
项目文档缺乏目录规划，查询不便；
项目文档提供、管理及监控责任人权责不明晰，导致文档信息不对称，版本繁多；
项目文档属性乱，搜索起来不精准；
项目文档缺乏统一平台共享给需要的人，利用率不高。
 
【功能概述】
项目文档目录
目录设置，权限设置；
项目文档收集
收集计划、责任人、监控人设置，项目文档权限设置，收集提醒；
项目文档版本管理
项目文档版本保存、历史版本查询；
项目文档查询
文档主题搜索，文档关键属性搜索、文档借阅等。