深圳OA功能设计：供应商退货功能完善

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供应商退货单是深圳OA系统中一张必不可少的单据。但是，其因为是采购管理主流程中的一种意外情况，所以，管理起来的话，比较复杂。

一方面各个企业对于退货的管理流程不经相同，这就要求深圳OA系统在退货功能设计的时候，要考虑系统的灵活性，尽量通过灵活的配置，而不是二次开发来实现客户的需求。二是财务对于退货的处理情况根据企业情况的不同，也有所差异，如有的直接扣当笔货款，而有的则是扣下一笔货款，等等。正是因为这些方面的影响，所以供应商退货管理比供应商进货管理更加复杂。

我在原有退货单功能的基础上，主要对以下几个方面进行了改善。现在把这些改善的思路在这边总结出来，若大家也有类似的需求的话，则可以拿来参考一下。

一、 生产中或者生产完成后发生的退货。

如现在有一家企业主要为各大家电企业生产带线的插头。他们的供应商送来一笔线材，按企业的要求根据一定的尺寸断好。然后企业在把这个线材在注塑机上把端子等利用PVC材料注塑成一个插头。等到生产完成，在成品入库检验的时候，检验人员发现这批线材有质量问题，需要进行退货。此时，就会遇到一些问题。

一是这个线材已经消耗掉，已经生成成成品。此时，若退货的话，就没有对应的品号可以进行退货。如这个插头的成品编号为PA001，而线材的品号为MX001。把线材加工成成品，企业库存PA001成品增加，而线材MX001库存减少。现在若要把MX001退给供应商的话，库存中已经没有这个材料，该如何退给供应商呢?

二是这个线材在加工的过程中，产生了一些加工费用;而且也用到了企业的其他材料，如端子、PVC材料等等。那么，这些费用应该由谁来负担呢?这也是一个深圳OA系统设计中需要考虑的内容。

笔者以前在实施项目的时候，碰到过好多类似的需求，基本上都需要通过二次开发或者半手工的方式才能处理。现在由我负责深圳OA功能的设计，我就结合其他实施顾问的意见，把这个需求在深圳OA系统的标准版本上实现，如此的话，以后客户遇到类似需求就不用再通过二次开发来实现。

这次退货功能的完善，主要是加强对于退货金额的调整。

默认情况下，企业一笔货若进货金额为十万。把这笔全部退给供应商的话，则其默认金额最大就是十万，不能够超过这个数额。而在这笔货上发生的检验费用、加工费用等等的支出，则需要通过扣款单来完成。这显然就把退货单跟扣款单人为的隔离开来，不利于用户的操作。

我在这方面上，进行了调整。

我在退货单上添加了一些字段，用来统计这些加工费用与材料费用。如我们增加了“加工费用”与“额外材料成本支出”两个字段。默认情况下，这个两个字段的值为零，即表示这批材料退货时没有发生过其他费用，直接按材料本身的金额进行退货。若已经发生了相关的支出，则只需要在这两个字段中输入相应的金额，然后在生成应付账单时，就会把这些金额进行累加，作为应付帐款的递减项，扣减应付帐款。这两个字段的值还可以根据企业预先定义的标准成本自动进行计算

如此的话，就不用再手工的作扣款单，一切费用都在退货单上进行显示，这就有利于后续的稽核，相对来说，不容易出现错误。

二、 退货税的处理方式。

退货也会对税产生比较大的影响。如企业这次把线MA001退回给供应商，不再向其进这笔线材，以示惩罚，而向另外一个供应商进货。此时，若按正常业务来走，当供应商在进货时已经开了发票，或者企业是隔月退货的话，就会遇到一个红字发票的问题。也就是说，要有一张红字发票把原先的增值税发票冲销掉，否则的话，企业就会涉嫌多开增值税发票逃税。但是，这些发票，需要跟政府部门打交道，处理起来比较麻烦。所以，在手工处理的时候，退货的时候，往往不会对税做调整。如这次退货金额为十万，包含增值税的部分。在实际退货时，企业往往不会开红字发票对冲，而是递减下次的发票。如下次进货金额本来应该是40万，但是应为这个月又十万的退货，所以只需要开30万的发票。这就是大部分企业在退货作业发生的时候，对于税的处理方法。这虽然不怎么合规，但是，因为其处理比较灵活，所以，深受企业的欢迎。

为了处理这个需求，我也花了很多时间与精力，在跟实施顾问商量该如何设计，也去向一些企业的财务工作人员请教可行的处理方法。最后，在退货单转应付帐款单流程上动起了脑筋。

当企业用户在结帐的时候，需要把进货单或者退货单生成应付帐款，并会计算相关的税额。我在设计的时候，在结帐这个窗口中，提供了一个用户手工选择的功能。当在供应商已经开了发票，而发生退货的时候，用户不需要开红字发票。而只需要在结帐的时候，选中需要扣减那笔应付帐款。如企业需要在一笔五十万的货款中扣减上月的退货金额十万，则只需要把这个退货单关联到这笔进货单上，则在结帐的时候，就会自动对应付帐款与税额进行调整。如此，显然要比手工调整要方便的多，最重要的是，每项业务之间在深圳OA系统内部相互关联，这对于后续进行查询、稽核就有非常大的帮助。

三、 把退货当作调货处理。

当供应商因为质量等原因导致材料退货的时候，有时，我们还需要他们继续补货。其实，这就是一个货物调换的业务。若先开退货单，然后再开进货单，这会比较麻烦。因为后续在结帐的时候，对于退货单或者进货单的话，都需要作结帐处理。所以，处理起来会觉得比较累赘。在实际工作中，很多企业是供应商先把货送过来，然后再把这些不良品拉回去。其实，遇到这种情况的话，一般不需要做任何的处理。但是，企业若对供应商有考核的话，则就需要在深圳OA系统中进行记录，否则的话，在考核的时候，就会漏掉这个质量事故。

在大部分深圳OA系统中，要实现这个需求的话，则必须通过退货单来完成。但是，这正如上面所说的，其处理起来相对麻烦一点，所以不怎么受企业员工的欢迎。

为此，根据企业的需求，我们在深圳OA系统中设计了因质量原因而发生的调货处理功能。

首先，在原先的借出借入功能的基础上，我们设计了一张“因质量原因而发生调货”单据。当企业遇到质量原因，而发生调货的时候，则只需要开这张单据，而不用再开退货单、进货单两张单据。而若中间费用费用金额差异的话，只需要开一张单据即可。

其次，在深圳OA系统中的供应商考核功能中，系统也会把这个单据跟企业的退货单一起，考虑到供应商考核的成绩中去。如此的话，就从上到下，把供应商的退货跟供应商的考核有机的联系在一起，有利于企业对供应商进行考核。

四、 改善跟进货验收作业的结合。

一般企业在收货的时候，有先入库再检验与先检验再入库两种方式。理想状态下，一般是采用先检验再入库的方式，如此的话，当发现有质量方面的原因，可以直接退货，而不会对库存造成多大的影响。但是，在实际工作中，企业往往做不到这一点。一方面检验可能需要花费比较多的时间，当进货比较多的时候，质量检验人员来不及。另一方面，送货的司机也没有这么多的耐心等你在那边检验完成。所以，大部分企业都是先入库，然后再进行检验。遇到有不良品的，然后再退货。

而深圳OA系统中，一般的进货检验作业都是针对“先检验后入库”这种处理方式的。所以当无法满足企业的“先入库后检验”的作业时，企业往往会抛弃这个深圳OA系统处理流程额，而采用手工作业。

为了提高深圳OA系统作业的使用率，我们对这个功能进行了完善，让其能够支持“先入库后检验”的作业方式。

其实，实现起来也比较简单。首先，仓库先根据供应商的送货单与企业自己的采购单，在系统中做入库，把原材料录入到待检验仓库。在这个仓库中的产品，生产部门是不能够拿来用的，领料单无法领取这个待检验仓库中的材料。然后，系统会自动产生一张送检通知单，让质量部门来进行检验。进货检验部门检验后，根据检验的结果，在检验单上填写验收数量与验退数量，然后审核。在审核的过程中，系统会自动产生两张单据，一张是库存调拨单，会把“待检验仓库”中的库存转移到原材料仓库或者其他对应的仓库，这调拨单可以设置为自动审核。另外一张是“退货单”或者“退货通知单”，告知相关部门这些产品有质量问题，需要退货。如此的话，让“进货验收作业”不仅支持“先检验后入库”的作业，也支持“先入库后检验”的处理模式。（IT专家网）