离散性企业深圳OA实施能力研究与分析(下)

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实施深圳OA流程分析

六、实施深圳OA流程分析

(一)、基础数据分析

深圳OA系统基础数据分为静态数据和动态数据。静态数据包括货品、客户、供应商、生产厂家等基础数据以及相对变动较少的价格体系基础数据;动态数据包括内部帐和往来帐：存货帐、应收帐、预付帐、应付帐、预收帐、保管帐、业务帐等。由于这些数据是动态变动的，所以期初的基础数据需要在系统切换时录入，然后再纳入基础数据管理方案。基础数据是深圳OA系统中最常用、最基本的数据，它对系统的正常运行起着决定性的因素。因此对基础数据的管理操作必须非常严格。基础数据管理员在进行增、删、改等操作时，必须填写申请表格，经过有关部门许可后方可进行相关操作。

1、产品基础数据：产品基础数据包括总公司所有经营的商品，是深圳OA系统使用的主要数据之一，也是深圳OA系统最重要的基础数据。增加新的产品，必须填写《首次经营商品审批表》，经质量管理部部门批准后方可在系统中进行增加操作。货品的停用，必须由有关部门同意后，方可在系统中进行停用操作。1)采购人员在购进新商品时，发现有新货品时手工填写《首次经营货品申请表》。经计划采购部负责人、质量管理部主管人员审批签字批准后交信息中心基础数据管理员。由数据管理员根据《首次经营货品申请表》的内容在深圳OA系统里录入数据。2)使用深圳OA系统过程中，任何人员发现货品信息出现变动或需要修改货品基础信息时，需填写《商品信息变更申请表》。经质量管理部主管人员批准后交给信息中心基础数据管理员。由基础数据管理员根据《商品信息变更申请表》的内容在深圳OA系统里修改数据。

2、所使用的表单：《首次经营商品审批表》、《货品信息修改申请表》。作用：新增商品信息或修改商品信息时，录入深圳OA系统的依据主要数据项：编号、分类编码、商品名称、规格、产地、进口/合资/国产、批准文号/注册证号、质量标准、GMP、储存条件、效期、代理、代理部门、国家定价/地方定价/自行定价、批发价、零售价等。票据流：由相关人员提出申请(填写申请表)，报主管人员批准后交数据管理员，由数据管理员录入计算机。

3、数据编码：货品卡片涉及到成本、销售、毛利、应收帐、应付帐等核算管理;涉及到企业对业务部门、业务员的考核管理。因此需要保持完整性、准确性和连续性。所有货品编码全部参照集团总部统一制定的原则编制。

4、供应商数据：供应商包括国外、国内的生产厂家、商业企业等，供应商同商品一样贯穿整个业务流程。无论是销售、财务，还是仓库等，都需要对供应商进行管理考核。因此，供应商基础数据的管理水平直接反映出企业对负债和权益的管理状况，因此需要建立一整套严格的供应商基础数据的管理制度来约束与供应商相关的各个业务流程。1)采购业务员在新供应商处购进商品后，填写《首营企业审批表》，经采购部负责人、质量管理部主管人员审批签字批准后交基础数据管理员。由基础数据管理员根据《首营企业审批表》的内容在深圳OA系统里录入数据。2)使用深圳OA系统过程中，采购部人员发现供应商信息出现变动或需要修改，需填写《供应商信息变更申请表》，并经采购部负责人、质量管理部主管人员审批签字批准后交给基础数据管理员。由基础数据管理员根据《供应商信息变更申请表》的内容在深圳OA系统里修改数据。

5、所使用的表单《首营企业审批表》、《供应商信息修改申请表》作用：新增供应商信息或修改供应商基础信息时，录入深圳OA系统的依据。主要数据项：编号、供应商名称、集团内外、境外/合资/国产、性质等信息。票据流：由相关人员提出申请(填写申请表)，报主管人员批准后交基础数据管理员，由基础数据管理员录入计算机。

(二)、采购计划与进货合同

1、采购人员依据库存下限报警自动生成的采购计划，或根据库存动态表及紧急要货等情况人工统计采购计划，提出采购申请。公司代理品种和重点销售品种由公司采购部负责购进。进货计划、合同由其代理部门制定，但要通过公司采购部的审核并进行备案。采购员根据采购计划联系货源，同供应商签订进货合同。采购员将进货合同交给部门负责人进行审核，审核通过后交给进货合同管理员，由合同管理员将合同录入深圳OA系统。采购部业务员经审批确定新建立合作关系的供应商---索取相关文件资料质管部确立数据文件是否完备，如不全要求补充完备，完备则数据可以进入系统。作为供应商的基础数据。

2、岗位职责：1)采购员职责：根据库存上下限报警自动生成的采购计划，结合上年同期销售情况、本期期初库存、本期购进、本期销售、当前库存、本期未执行合同和资金情况等数据提出采购申请或修改采购计划。计划采购的品种，联系供应商。建立、修改、维护供应商资料档案;确保资料的准确无误;采购部业务员经审批确定新建立合作关系供应商-----索取相关的文件资料，根据提供的采购申请，积极寻找、组织货源;合理安排进货，与供应商签订进货合同并将合同及时送交合同管理员;修改库存报警的库存下限;向进货合同管理员送交审核后的进货合同。2)采购负责人职责：负责组织讨论采购计划的可行性;及时了解采购计划的执行情况，解决采购计划执行过程中的问题;审核采购合同。3)进货合同管理员职责：合同管理员依据采购员送达的审核后的进货合同，进行内容审查，条款是否完整等，发现问题及时联系采购员进行修正。如有异议，向采购负责人汇报。将合同内容录入计算机，并将原始合同妥善保管备查。合同管理员应在合同执行期内，经常性检查合同履行情况。如合同内容未执行完却又终止时，及时沟通领导查明未执行合同的原因。将合同统一编号、装订成册，存档备查。及时了解合同完成和执行情况。4)质管部管理员职责：确立数据、文件是否完备，完备则输入系统。不完备则要求数据补充完整后再输入系统。

3、表单票据说明：1)原始票据：业务合同是用于记录与供应商的责、权、利关系。数据项包括时间、签定地点、品名、规格、单位、数量、单价(含税)、总金额、包装、备注、合同甲乙双方的基本信息。方案：在深圳OA系统中以电子形式保存(原始采购记录)。2)系统单据：进货计划是记录计划采购明细。方案：由库存下限报警自动生成。3)进货合同：是采购员与供应商签订的货品购销合同，合同管理员将其录入深圳OA系统，作为进货的依据。它以两种形式存在，一种是原始书面资料，一种是深圳OA系统的内部计算机单据。

(三)、销售作业流程

1、 销售流程说明：销售人员根据客户的要货计划或电话登记要货情况，要提供书面的《要货计划单》并经部门经理审核的单据给客户服务部的销售开票员进行开票。在填写时要确定下列信息：

 销售模式、结算方式、客户要货的品种、规格、产地、数量、价格或扣率、发货方式和运输地点。确定客户的名称和业务员。如果是新客户或发生客户情况的变更应该先按照客户管理流程办理相应的审批手续。销售业务员必须在《要货计划单》标明本笔销售业务现金和月结销售。开票员在接到销售业务员的《要货计划单》后，按照规定的时间进行销售开票。对于超出信用额度过或可销库存不够的要货计划及时与销售业务员沟通，并根据沟通情况在系统中继续开票或作废记录。

 目前对信誉额度实行松散管理，在开票时开票员检查信誉额度，如果超出时系统出现提示，在确定后仍可以继续开票。但是系统对在每周开票过程中出现报警的客户提供统计，供操作员实时查询。对于部门代理品种，在销售开票时，将对其对应的部门、客户、业务员进行检查，如检查未获通过，将不能对此品种进行开票。开票员应及时与《要货计划单》进行核对后按照产品先进先出、近效先出的原则开票再保存确定销售清单并打印。销售结算员根据销售清单上的销售模式项“现金/月结销售”方式，月结销售使用签发物流指令，并在销售清单盖现金/月结销售专用财务章。

2、岗位职责：1)销售人员职责：根据客户的要货情况提供准备的《要货计划单》;对于客户、商品、价格等与系统存在差异的情况及时转入相关的审批流程，进行核对无误，并通过及所在业务部门经理审批后将《要货计划单》转给开票员;及时将确认后的销售及时进行结算;2)销售开票员职责：根据经业务部门经理审批后要货计划在系统中进行销售开票;打印销售清单，并进行核对;删除错误销售单;3)销售结算员职责：销售结算员依据销售清单在清单上加盖财务专用章，在深圳OA系统中签发物流指令准许库房配货。每天工作结束后，及时将相关单据传达给相关部门和相关人员。

3、表单：1)《要货计划单》(手工填写)。表单联次：共两联第一联联业务留存、第二联转开票。表单用途：登记客户的要货情况并把信息传递给开票员。主要数据项目：订货客户、日期、商品名称、规格、数量、单位、单价、金额、送货备注、发票类型、销售方式、结算方式等。2)《销售清单》。表单联次：共五联分别为：存根联、部门财务联、公司财务联、质量担保联、随货同行联。表单用途：发货清单是商业销售时的内部流转单据;销售结算员在仓库联盖发货章并进行分单;存根联留存备查，部门财务联、公司财务联转给财务记帐，随货同行联通过业务员转给仓库作复核出库用，质量担保联在加盖质量章后作为质量担保书用。主要数据项目：购货方、日期、货号、商品名称、规格、单位、数量、单价、金额、批发价、零售价、扣率、产地、批准文号、批号、效期、备注。3)《销售发票》。表单联次：共四联分别为：存根联、部门财务联、公司财务联、客户发票联、客户计税联。流转方式：发票打印4联，存根联自留，部门财务联做回款勾对，公司财务一联作结算用，客户一联作发票，一联作计税用。主要数据项目：购货方、日期、货号、商品名称、规格、单位、数量、单价、金额、批发价、零售价、扣率、产地、批准文号、批号、效期、备注。

深圳OA是建立在先进的理念与管理模式上，具有行业中最具普遍性的标准流程控制，公司应用了深圳OA最具特征的、主要的管理方法，有效地集成企业主要资源和需求信息，能为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的实用管理平台。其整个系统实现了对物流、资金流、信息流的集成管理，实现了从计划到订单到采购、从采购到销售、从业务到财务、从产品到客户的一体化管理。这是一个复杂的管理过程，公司经过详尽的需求规划和流程分析优化后的“实用型深圳OA”却用一种集成的、多功能的、新颖统一的模式来实现这些复杂的管理，这些都是对深圳OA管理软件的突破。