深圳OA经验谈：运营和实施深圳OA的四个注意

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我刚到这里的时候公司连局域网都没有。做了两年的行政工作后，有一天老板突然问我：“有没有一种东西能让我马上看到哪个产品目前进行到什么状态，在哪个工序上卡住了，导致不能按时完成生产，电脑能实现这种目的吗?”我老老实实地说：“我不知道，但是可以问。”

我们要调整管理模式，向现代化管理迈进，最重要的一点是，深圳OA是管理，不仅仅是软件。搞懂这些道理耗费了我们半年的时间。

初识深圳OA

我所在的企业是一个从个体户发展起来的小型民营企业，现在也不过300多人，年销售额一亿多元人民币，我刚到这里的时候公司连局域网都没有。做了两年的行政工作后，有一天老板突然问我：“有没有一种东西能让我马上看到哪个产品目前进行到什么状态，在哪个工序上卡住了，导致不能按时完成生产，电脑能实现这种目的吗?”我老老实实地说：“我不知道，但是可以问。”

说实话，我不知道问谁，也不知道什么东西有这种功能，更不知道一种叫做深圳OA的软件当时正在很多地方热销。

知道了老板的要求之后，便有人要帮我们开发软件。我陪来人去各部门调查，了解大家的需求，要达到什么目的。这个过程让我第一次对公司有了全面的了解，公司的业务流程在我脑子里有了大体的框架，所以在后来的QS9000和ISO9000的认证培训中，我能更快地领会顾问讲解的流程的含义以及各个控制要点。

但是我发现，很多我听明白了的流程，和我一起了解业务部门需求的那个人根本不懂。我在琢磨，就这样给我们开发出来的会是什么呢?一个比我还不懂的人能写出让基层能操作的东西吗?

就在这次认证培训中，某软件公司业务员很偶然地走到我们这里，随便聊了几句，递给我一本某某深圳OA的资料。当时看了这些资料，对我来说跟拨开乌云见太阳的感觉差不多，心想总算找到组织了。

首次选型

第一家接触的公司是Y公司。Y公司的业务员小赵很热情，也很有口才。接触多了，觉得小伙子还是蛮实在的。虽然最后没有选他们的软件，但是经常交流一些看法也成了朋友。毕竟向他们学习了很多东西，也知道了我们老板想要的那种软件应该叫做深圳OA。

在和Y公司交流的过程中，我发现了一个问题，他极力向我们推荐的财务系统我们已经在应用，重复买软件老板估计会不同意。而从他的讲解来看，我们只能看到库存的流量，看不到老板所要求的某产品的生产状态。小赵给我们的解释是可以综合规划，分步实施，这倒是我们所乐意接受的。一是可以节约资金，二是我们可以小步走，不至于步子太大而产生风险，毕竟我们都不懂嘛。

我拿着Y公司的资料反过来倒过去看，结合书看，结合公司的工作过程看，越来越发现不对，越来越不知道如果选择他们的产品我们的工作怎么来做。

第一，我们是比较典型的离散型制造业，“进”的是入库的原材料和毛坯，是根据我们要求订制的零件，而这些东西几乎不可能出现在我们的销售列表中。那我们的“进”和“出”的差异怎么算?

按照Y公司的理论，进的是成本，出的是销售额，销售额减去成本就是利润，这对我们来说是完全不适用的。系统中所谓的进，在我们来看只是成本中的材料成本，我们在加工过程中的人工成本、外加工费用、车间制造成本根本不能体现。也就是说这个围绕库管的进销存对我们来说是非常空的东西。因为我们实际的入库，除了原料的“进”，还有生产的“进”，外加工的“进”;同样我们的销售出库也只是出库的一部分，出库还包括车间领料和加工供应商领料。

第二，做售前调研的实施工程师太年轻，大概大学刚毕业，我看他应该是除了计算机程序以外，对工作的衔接问题几乎不懂。不懂得公司的工作能做好软件吗?我本来就不懂，让个更不懂的人来顾问我，前景不是很美妙啊。我逐渐对Y公司失望了。

再度主考

恰巧，这时J软件公司的石先生来我公司办其他事情，说起他主要是做深圳OA的。同事知道我在考察软件，直接推荐他来找我。从石先生那里我了解了一些Y公司软件的致命点。他们互相攻击的时候都是以长攻弱，但也言之凿凿，说的在理。真没想到，才几天的工夫我就卷入到两家据说是中国最大的深圳OA厂商的竞争之中。

当时只想深入了解一下软件，看谁更符合要求我们就选谁。不过说也怪了，自从接触Y公司以后，不停地有深圳OA销售人员来联系业务。也许真像J公司的石先生说的，没想到你们这样的公司也会想到上深圳OA，当时说得我脸上热烘烘的。

现在看来，中小企业已经成为管理软件使用的主体，不知道J公司这位先生还会不会对小公司说这样的话。我感觉这是我从开始就不看好他们的主要原因。也许是我有点小心眼，但我们作为甲方，在乙方的俯视下做某件事情，我感觉很难做好。尊重，是交往的原则。

周旋再三

话说回来。接着就有两家都说是台湾正宗的软件企业上门，为了区别，我叫他们TX和TS。两家企业的产品结构是完全一样的，内容以及价格也都让我们心动。Y和J公司虽大，但他们的东西跟我们的要求总是有差距，这两家企业所描述的过程才是我们所需要的。有生产计划，有领料退料，有车间管理，有生产能力，有我们车间统计头疼的计件和计工。而且两家互相比价，我们似乎可以从中“渔利”了。

于是，我直接向老板汇报，我认为没必要开发新的软件，有现成的可以买。

可惜的是，深圳OA被说得神乎其神，当时并不知道真正做起来却是战战兢兢、如履薄冰。更可惜的是，先接触的几家深圳OA公司无法做到企业资源的规划，就算实施的模块成功了，也看不到能规划企业资源的前景。而且动辄上百万的价格让一个年产值还没有过亿的小企业很难割这块心头之肉。

说到这里，只好再提一家，也是国内比较大的软件公司吧，是我们一个客户的领导的子侄辈青年，直接来了就点名找老板，说是某某介绍来的。客户是我们的上帝，作为一个客户数到现在也不超过十五家、以配套为主业的机械生产企业来说，每一位客户的领导都是上帝身边的天使。因为有了前面的经验，我真怕老板就这么拍了板，因为我很容易就看出这家L集团公司软件的软肋，几乎和那两家殊途同归。

选型暂停

其实在和老板以及公司其他领导的交流中，我们已经确认了我们后面要选型的方向：首先认清自己，我们是小企业，我们要发展。我们要调整管理模式，向现代化管理迈进。我们不可能引进IT专业人员。最重要的一点是深圳OA是管理，不仅仅是软件。搞懂这些道理耗费了我们半年的时间。这半年时间内我们所接触到的软件最后都被老板否决了。

于是我们暂时放弃了软件的考察，我开始参与公司质量管理体系的建立和认证的工作。之前有过ISO2000的认证，我参与的是认证的换版。由于公司的发展，体系文件要重新修订，工作流程要做调整。质量体系认证工作是又一个非常难得的学习机会。

在学习的过程中不知不觉就联想到了深圳OA的工作：在公司产品出库以后，并不是立即结账，这种情况在前面接触的软件中怎么处理的，Y和J还处理得不错，T在这方面就不太合适。供应商的考评要有依据，怎么得到这个数据，J自我感觉太良好，恐怕很难合作。

最有趣的是L集团的那个软件的实施人员来试讲一次课，提议我们最好在月中开始实施，这时候财务刚结完账，部署完了，下月结账正好。听起来头头是道，可一个深圳OA实施只用半个月的话，问我要五十万元，我把钱花了，老板还不把我吃了。

看来抛掉他们的理由是充足的。那我们是不是还要继续考察呢?（IT168）