中小型企业的商业智能之路

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 根据国际数据公司(IDC)的定义，商业智能(BI)是对商业信息的搜集、加工、管理和分析过程。目的是使企业的各级决策者获得知识或洞察力，帮助他们更快地做出对企业更有利的决策。商业智能一般由数据仓库、数据查询和报表、数据挖掘、在线分析(OLAP)、预算和预测等部分组成。目前，我国大型企业由于其规模大，经济实力雄厚，深圳OA(企业资源计划)和BI应用比较广泛，尤其在电信、保险、金融、钢铁等行业。

1 中小型企业信息化状况分析

对于中小企业。国际上并没有统一的标准，我国也在不同的时期内产生了不同的定义。我国现在是将职工人数在2000人以下或营业额3亿元以下或资产总额小于4亿元的企业归为中小企业。根据有关部门统计，截至2006年底．我国中小企业共有4240多万户，包括所有从事经济活动的个体工商户和农村个体养殖户，占我国所有企业数量的99.6%．大型企业只占0.4%。中小企业对我国经济和社会的贡献非常之大．如吸纳就业人口超过整个国家就业人口的75%．销售额将近60%，GDP占近60%等。因此，中小企业信息化的水平在某种程度上反映了中国企业信息化的现状．它们的信息化需求也代表了中国企业信息化市场需求的一个重要的方面。经过多年的发展与建设，中小企业的信息化水平已经有了长足的进步。据一项有关中小企业信息化状况的调查显示：设有专职部门的占76%以上，已经建立了完善或一般的管理制度、流程的达76.63%；设有CIO的已经达到了10%：IT部门主管有权决策相关业务的达到55%。办公自动化和协同软件系统在被调查企业中是应用最多的信息系统产品；其次就是财务管理系统，有超过一半的用户所在企业中使用该类产品；人力资源管理系统和计算机辅助系统的用户使用率有30%。但中小型企业目前的深圳OA应用与BI应用还比较少，在20%以下。

目前来看．我国的中小企业信息化有如下几个特点：

企业规模小。对他们来说生存永远是第一位的，其次才是发展．告诉这些企业的决策者两年后会如何其实并没有太大现实作用．关键是去解决这些决策者们今天的现实问题。

资金少。少花钱多办事、开支第一、需求其次的心态和实际情况难以改变。这种状况在信息化过程中往往表现为要求“短平快”的实施过程。要求标准化。今天，大部分中小企业管理水平落后、员工技术水平低的现状难以改变。这就要求解决方案样板化，操作傻瓜化，简单，易懂，维护方便。因此，功能要求低，管账第一。管理其次。

2 中小企业实施商业智能的必要性

那么对于中小企业来说。究竟是否需要上BI呢?回答显然是肯定的。

首先，因为中小企业规模小，生存的压力才更大，才更需要时刻关注企业经营的数据。中小企业生存的关键，是决策者能在适当的时机做出适当的判断。信息时代。这种判断力被赋予了一层科学决策的光环．但无论怎样表述，老板们科学决策的基础，都是能够及时、准确、全面地掌握相关数据。

其次,我国的中小企业绝大部分是由家族式企业发展起来的，数量非常大，业务领域非常广，除了国家控制的大行业基本都有小企业，需求也不一样，模式也不同，随着企业扩大，人员、部门增多，区域分散，业务复杂，广大中小企业在管理上变得混乱、无序，决策者掌握数据已经面临“三难”：一是数据集中难。数据分散在各部门、各区域经理手中，没法集中看；同时，数据分散于各个系统，财务数据在财务系统中，销售数据在销售系统中，没法统一看；另外，数据呈现形式也不统一。二是看关键数据难。每个部门交上来的数据报表都是一大堆，其实，只有涉及企业管理和决策核心的特定关键数据，才是对决策有用的，但是，面对海量数据、成堆报表，决策者怎样才能从中挑出关键数据呢?工作繁忙，老板需要简单报表，一是一，二是二，看起来方便快捷。这其中，最能说明问题的是数据的比较一同比、环比、计划值比、预警值比、排名比、趋势分比等，在无数的数据和无数的呈现方式中，决策者们如何才能准确获取?三是外出时看数据难。现如今，“飞人型”老板比比皆是。出差在外时。除了电话沟通，老板们往往会对公司暂时失去了解．无法看到相关数据，也不能掌握企业实时运转情况。

第三，中小企业正是因为小，才更需要关注每一个客户的业绩；正是因为小，才更需要关注成本与利润的变化；正是因为小，才更需要关注采购的价格；正是因为小。才更需要关注库存不要有积压，所以，从某种意义上说中小企业比大企业更加需要BI。

 3 中小企业的BI实施的条件

 一般认为BI至少支持3个层次的分析处理工作：第一个层次是对当前数据和历史数据的简单查询和报表生成，这部分工作通常由电子报表、查询工具和报表生成工具实现。第二个层次则深入进行跨数据来源的处理。电子报表、查询工具和数据库技术就能解决这些问题。第三个层次是要分析过去发生过什么事件使得数据呈现目前的状态．以及要分析未来要完成什么工作才能实现某种特定的目标。在这一层次的查询活动中对外部数据的需求逐渐增加。企业在实施BI前，需要理智地进行立项分析：企业是不是到了该应用BI系统的阶段?企业当前最迫切需要解决的问题是什么?BI系统是否能够解决?BI系统的投资回报率或投资效益如何?在财力上企业能不能支持BI的实施?上BI的目的到底是什么?系统到底能够解决哪些问题和达到哪些目标?基础管理工作有没有到顶?然后将分析的结果写成需求分析和投资效益分析正式书面报告，从而做出是否上BI项目的正确决策。

BI本身是企业在信息具备一定基础的条件下出现的一种管理方法。如果企业的数据库等基础工作没有到位，BI方面的投资再大，其结果只能是徒劳无功。因为BI成功实施的基本条件是企业必须具有相当丰富的数据资源积累．一般需要3巧年。如果企业已经高度信息化，同时已经实施了深圳OA系统后再导入BI系统，成功的概率就会大一些。但如果企业还未用EfuP来整合公司的信息资源，那么．BI对这种企业来说，还是一个遥不可及的目标。只有做好了一些信息的基础工作，才能使BI有基本的运行平台。为BI导入后的正常运作奠定基础。

 4 中小企业实施BI的体系架构

从系统的体系结构来看。商业智能系统一般包括数据源、数据集成、数据存储、数据分析服务以及数据访问与展示部分．如图1所示。商业智能是一套完整的解决方案．它是将数据仓库、联机分析处理、数据挖掘等技术结合起来，通过企业信息门户将知识以适当的方式进行展示。以实现技术服务于决策的目的。商业智能系统从由不同的数据源收集的数据中提取有用的数据．利用E7rL工具对数据进行清理以保证数据的正确性，将数据进行转换、重构后存人数据仓库，然后通过合适的查询与分析工具、数据挖掘工具及OLAP工具对信息进行处理。使信息变为辅助决策的知识。最后将知识呈现于用户面前，转变为决策。商业智能实质上是把“操作型”数据转换为决策所需的商业信息的过程。这一过程又可称为信息供应链。商业智能提供了一个联系信息生产者和信息使用者的完整的信息供应链。由于商业智能的用户不仅包括数据分析人员和企业高级主管，还包括客户、合作伙伴和内部员工，因此商业智能通过企业信息门户展现可以提供最大的便利。企业信息门户实现在适当的时候将适当的信息分发给适当的人．以最大限度地加强协作，提高企业竞争力。

5 中小企业商业智能的实施策略

BI近年来逐渐成为热点，可以说是一种必然。不过，眼下能够成功实施深圳OA的企业还不是很多，BI更像一个新鲜的、时髦的管理概念。BI系统是个复杂的系统。它的成败不仅决定于技术因素．经济、环境、人员、组织等因素也起着重要的作用。因此。不能简单将BI当作一种“商品”买来就用．而是必须由专业的管理咨询专家对企业进行详细的调研、业务流程重组和专业实施，因此必须注重BI应用策略。

(1)分析需求，明确重点无论是上哪种管理软件．都应该坚持一个原则：不要贪大求全，要从最迫切的业务需求人手。BI也不例外，它可以做成一个独立的庞大系统．把企业中所有的业务数据全部放在一个数据仓库里，进行多维分析；也可以将其嵌入到各项单独的业务数据中，进行单独的业务分析。而对于中小企业来说。建立一个完整庞大的BI系统既不经济，也不切合实际，而是应该“突破重点、逐步展开、分步实施”，先把最紧要的业务管理起来，以便迅速响应市场需求，做出最佳决策。积累了一定经验后，再逐渐增加BI系统继续对其他业务进行决策分析。这样可以在一定程度上规避风险．因为上BI也要进行流程的重整。一个部门的整顿对企业的影响要比整个企业整顿的影响小得多，就好比动小手术总要比作大手术的疼痛小一些一样。

(2)领导重视，全员参与与其他管理信息系统一样，BI系统不是单纯的计算机项目，而是一项管理系统工程，也是“一把手工程”，离开了“一把手”的支持将寸步难行．只有高层领导重视才能使BI实施获得成功。一般的工作人员想到的只是利用BI迅速生成报表．提高劳动效率；而一把手的角度，是从提高企业业务增值的目的出发。两者在需求模型设计时侧重点完全不同。结果也大相径庭。另一方面，没有一把手的大力支持，企业的业务流程调整会遇到很大阻力，甚至是难以贯彻下去。因为领导者决定企业的经营目标，实施BI是为了配合企业经营目标的实现。因此作为企业经营目标的决策者当然应该对此给予足够的重视。职工对新的管理思想与方法的学习热情高．对改革有信心是成功实施BI的关键条件之一．只有企业的全体员工有学习先进管理思想与方法的积极性与对改革的信心，实施BI才有群众基础。

(3)建立项目管理体系和严格执行项目监控制度企业在应用BI过程中必须从系统工程和科学管理的角度出发，建立健全工程项目管理体系和运行机制．确保BI项目的成功实施。主要内容包括：制定明确、量化的BI应用目标，进行BI项目需求分析，开展企业管理创新。实行业务流程重组．实行BI项目监理制和实行BI项目评价制等。建立监督机构，对整个BI系统的实施进行风险分析和跟踪。及时提出防范措施。监督贯穿于项目从规划、准备、实施到系统运行的全过程，跟踪实施进展和工作质量，保证项目实施得到有效的控制和达到预期目标。

(4)加强培训，提高认识人员是保障任何信息系统成功运行的关键之一。同样培训也是保障成功实施BI系统的重要因素。BI项目培训的目的是为了增加员工对BI相关知识的了解和规范管理人员的行为方式。通过培训要使用户的各级管理人员不仅加深对业务流程的认识．对每一个流程环节的目的和价值有更全面的了解。还要明确BI的实施将给企业带来哪些变化。各个岗位的人员如何采用新的工作方式。

(5)有关BI技术问题的建议

①要不要建立物理级的数据仓库。是否建立物理数据仓库取决于企业原有管理系统或深圳OA系统所采用的数据库的结构。如果数据库是同构数据库，可以不建立物理级的数据仓库(数据集市)，如果是异构数据库则必须建立。所谓数据库的同构、异构，就是指数据库系统能否互相兼容。能，就是同构；否则就是异构。就目前市场情况看，各个数据库厂家的产品结构都是不同的，也是异构的，甚至同一厂家的数据库产品的不同版本间都是异构的。建立物理级的数据仓库的方案通用性更强，系统的扩展性好。可以实现企业级的数据集成，能提供统一、高效的数据访问平台。但建立物理级的数据库，往往是整个工程中最为麻烦、耗时的工作，所以，建立物理级的数据仓库必定会增加工作量和项目成本。

②物理仓库建成什么模式(类三范式或星型或雪花型)。数据仓库有多种模式，其中应用最为广泛的是类三范式、星形结构和雪花结构。类三范式可以与原事务系统结构类似。分析和设计都很容易。缺点是由于不是面向主题，不利于前端展示。给前端开发带来了困难；而星型结构的维表不规范、复用性不好，容易造成数据冗余；雪花结构则是星型结构的一种变体．它有着规范的维表，但由于表连接要比星型结构多，所以查询效率没有星型结构好。建议采用从0LPA物理结构向星型或雪花型物理结构渐进的方法。这样从过程角度而言。首先定出相对稳定的接口数据模型(BO中为语义层，0LAP中为逻辑的多维数据模型)。这时便可以使前端开发和后端开发并行工作。前端和后端都可以在不断开发的过程中不断完善各自的模块．后端可以通过不断的试探与验证逐步地优化数据的物理组织结构．并最终构建成完备的物理仓库系统。但这种方式的接口数据模型一定要稳定，否则它的变动将直接影响前后端已有的应用。

③ETL选用成型产品还是自主开发。ETL是BI系统中的关键组成部分，直接影响到数据集成的质量。如果用户成本可以承受，建议使用成品ETL工具。这样比较可靠。开发周期短，而且有技术支持；但缺点是会增加用户的成本。另外建议将ETL做成专用型产品。这种产品专用性强。相对简单，开发的难度也小，相应的成本也比较低。(万方数据)