深圳OA实施中项目管理失控的几种表现

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黄尚这几天烦躁得直想骂人，忙碌于四处救火的他差点处于崩溃状态。黄尚是公司深圳OA项目实施负责人，他所负责的深圳OA项目正处于失控的边缘状态。项目计划处于不受控状态，上线时间无限期延期，成本超支，团队成员心情浮躁，凝聚力低。他把自己困在烟雾弥漫的办公室里，猛吸一口香烟，痛苦的双手抱着头，在思考着一个问题：深圳OA项目实施为什么会走到失控这一步？原因究竟是什么呢？

项目管理失控的几种表现

实施深圳OA项目管理过程中，稍有不慎就容易失控主要表现在以下几个方面：

① 项目经理不能掌控全局

项目经理常见的缺陷是缺乏大型深圳OA系统的实施经验，如果项目经理缺少掌控全局的能力，再加上对企业管理理解有限，就容易不能清楚地界定自己的需求，所以 深圳OA项目是否制定了明确有效的目标和范围，是项目实施中的一大关键。企业总想花较少的钱办较多的事，项目目标过大、过多、范围过宽，而深圳OA项目本身是一个高风险项目，过多的目标、过宽的范围对驾驭控制项目都是极为重大的挑战。

②项目计划执行乏力

企业执行深圳OA项目计划往往朝令夕改，毫无确定性。其中重要的原因是企业往往低估了实施的难度，安排计划不切实际，执行过程中又严重缺乏执行力度，往往计划只具有理论上可行性，而一旦付诸实施，则不能被严格执行。

③人员流动大，人力资源管理失控

任何项目都需要人来做，而深圳OA项目更需要高素质的人才参与。目前的大部分深圳OA项目过程中都会或多或少发生成员变动，甚至有的变动率超过百分之五十。面对焕然一新的项目组成员，将会对原有深圳OA项目产生很多问题，项目中人力资源的管理问题需要进一步得到解决。

所以，深圳OA项目人力资源管理就是在对项目目标、规划、进展以及各种变量进行有序的分析、规划基础上，对项目过程中的所有相关人员给予有效的协调、控制和管理。同时，项目管理中团队组建完成并不等于团队建设的完成，团队建设是伴随项目团队的整个生命周期的活动，团队建设活动包括为提高团队运作水平而进行的管理和采用的措施。

④时间管理严重滞后和失控

实施深圳OA是个庞大的管理和系统综合性项目，过程控制主要是体现在项目实施过程中的时间控制。包括控制项目实施过程中各阶段投入的各种资源和达到的目标所用的时间，使之尽可能达到项目实施计划要求。当一个切实可行的总体实施计划和目标被制定和批准以后，如何监督和控制就成了一个重要的问题。根据在许多项目中的实施的经验，基本上可以这样讲，很少有一个项目是完全按照实施计划预定的时间来进行的，所以高效的时间管理就显得非常重要。

⑤项目成本管理失控，严重超出预算

项目成本是评价一个项目是否成功的一个关键因素，所以成本的变化将直接影响项目的成功。因此，深圳OA实施的关键问题就在于如何有效的在预期成本下达成预期目标。往往的情况是项目经理在开始不注重有效控制成本，而到项目实施一段时间之后，发现项目预算已经不能保证项目的完成了，或者半途而废，或者追加投入，而追加投入又会遇到企业资金是否充足的影响。所以我们建议在项目开始之前一定尽量准确的做出项目预算，避免在途中因资金影响项目进展。方法是分阶段进行成本评估，当每个阶段都能够在成本控制范围之内，那么最终的项目一定保证在成本范围内成功，当出现项目费用超出预算成本的时候要及时调整，确保总体成本控制在范围之内。

⑥未能有效进行风险控制

实施深圳OA的风险控制可以分为四个步骤：识别风险、衡量风险、管理风险、监控项目进程与状态。识别风险主要的工作是确定可能影响项目实施的风险并记录风险的特征。在识别风险的同时，需要辩证地分析其负面效应和正面效应。衡量风险主要是对识别的风险进行评估，确定风险与风险之间的相互作用以及潜在的一系列后果，同时还需要确定风险的重要性和处理风险的优先次序。

管理风险是风险控制中最为直接，也是最为关键的一个步骤。在管理风险过程中，需要对风险的正面效应(即潜在的机会)制定增强措施，对风险的负面效应 (即可能的威胁)制定应付方法。对于不同的风险，需要根据其重要性、影响大小以及已经确定的处理优先次序，采取相应的措施加以控制，对负面风险的反应可以是尽量避免、努力减小或设法接收。深圳OA几乎是与失败阴影伴随而生的，没有一个企业希望这个阴影降临在自己头上。因此，必须重视强化实施过程中的项目风险管理。

高效深圳OA项目管理精要

根据笔者多年实施深圳OA的经验，无法正确认知深圳OA和界定深圳OA项目管理中的主要内容成为众多深圳OA项目失败的诱因。深圳OA项目具有项目管理的一般内容，诸如目标、范围、进度、预算、风险、质量等内容。

项目管理是深圳OA项目的核心，一般都强调对项目计划、成本、风险、资源等几大要素的良好控制与预防。这几点只要是项目经理都知道，可项目结果却千差万别，所以提高深圳OA项目管理水平迫在眉睫。

针对如何做好深圳OA项目管理，应确立整体规划，分步实施的原则。为了达到项目实施后的预期成果和目标，应对深圳OA项目所有方面进行计划、组织、管理和监控。笔者认为从以下几个方面来展开：

第一，首先将项目按阶段划分成几大环节，如项目准备、项目启动、需求分析、系统建立、正式上线、辅助运行等。如果要想深度管好一个深圳OA项目，每一大环节需要做哪些事要尽量细化，仅仅是一些大的原则是不够的，还有很多要考虑的问题。盲目的开端必然注定着悲剧性的结果。在项目开始前的准备工作非常重要，不能过于随意，否则整个项目的进程将会受到很大的影响，挽回难于登天。

第二，在第一步的基础上将所有问题列成清单，每一个问题都必须要有相应的应对方案。　例如在项目开始时对企业的整体需求和期望作出分析和评估，并据此明确 深圳OA项目成果的期望和目标。在明确企业期望和需求的基础上，定义深圳OA项目的整体范围。根据项目期望和目标以及预计项目的实施范围，对企业自身的人力资源、技术支持等方面作出评估，明确需要为配合项目而采取的措施和投资的资源。最后针对项目时间、进度、人员等作出总体安排，落实和执行此计划。

有位管理大师说过，项目成功管理者必须做好三件事情，就是确定，分配和追踪任务。简单来说，深圳OA项目管理也可以概括为这三个方面： ①将一个大阶段分成多个小阶段，按照每一个小阶段进行时间计划；②监督和控制每一个小阶段的时间计划可行性，监督和控制按照计划的资源投入；③监督和控制问题的发生，分清责任者，并且监督和控制调整的措施及其执行情况。