如何提高管理信息系统的成功率

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如何提高管理信息系统的实施成功率，是摆在管理软件业和企业面前的一大难题。企业在导入管理信息系统的时候，应该注意什么问题呢？当然，我们会总结出很多内容来回答这个问题，但正确地把握一些原则性的概念无疑是首要的。

信息化的难题

无论从国外舶来的深圳OA、SCM、CRM、DPR，还是具有国内特色的“进销存”，这些运用于企业管理环节的软件系统，在提高企业管理水平和整体竞争能力等方面无疑起着非常重要的作用。但是我们也经常会听到企业抱怨：在实施了管理软件之后，并未实现供应商描绘的、或者自己憧憬的美好前景，感觉花的钱和精力不值；甚至还有的企业最后放弃了信息系统，而重新倒退到手工管理。这种状况在一定程度上影响了准备在信息管理方面进行投入的企业的积极性，直接拖延了国内企业管理水平的提升，间接上也制约了国内管理软件行业的快速发展。

如何提高管理信息系统的实施成功率，是摆在管理软件业和企业面前的一大难题。企业在导入管理信息系统的时候，应该注意什么问题呢？当然，我们会总结出很多内容来回答这个问题，但正确地把握一些原则性的概念无疑是首先要做的。

管理要素的匹配

管理软件真的像某些软件商描绘的那样无所不能？还是像有的企业所说的是可有可无？管理软件最终是运用于企业管理过程的，所以要想搞清这个问题，正确认识管理软件在企业管理活动中的地位是非常重要的。

企业的管理过程，通俗一点说，可以看作是管理者确定企业发展计划，制订管理制度，组织员工进行经营，然后通过一定的管理技术来辅助、监督业务的执行，最终实现企业目标。我们不难看出，管理技术是一种工具，它要能够被管理者所利用，管理者、管理制度、管理技术这些管理要素之间必须要匹配，才能有一个和谐的管理体系。广义的管理信息系统作为信息时代的管理技术，它的能力要通过其它管理要素而体现，为它们所制约；反过来，其它管理要素的内容，以及管理者的管理思维方式、管理制度的制订，也要考虑管理技术的特性，这也是为什么企业在实施信息系统时要做管理制度调整的原因。三者之间任何形式的不均衡，都会造成管理的不和谐，就像是三条腿的椅子，无论折了哪一条腿，椅子都有可能要倒掉。

企业误区何在？

企业在这方面的片面认识有很多表现，比较常见的有两种。一种观点认为，软件就是软件，它要适应企业现状，只要软件功能符合我的需求，项目就能够成功，我不需要做管理制度调整，这种想法可以说是幼稚的。企业即使只是使用软件进行事后的数据处理，也要建立信息标准化的管理制度，如果你的业务单据填写不规范，就会影响软件的应用效果。

另一种观点认为，企业必须首先具备良好的管理基础，信息系统才能发挥作用，但是，有的企业各种规章制度健全，也请了大学的教授做顾问，也有MBA之类的职业经理，但最后一样没有利用好管理软件，怎么解释这个问题呢？这还要看你的管理基础是建立在什么管理技术之上的了，高效的信息技术是不能通过低效的管理制度实现的。有一家企业就发生过软件实施人员和ISO质量体系认证人员的争论，当双方即将签订实施合同时，该企业正在进行质量体系认证工作。实施人员马上和企业决策层进行沟通，建议应将认证工作暂缓进行，因为如果将企业现在的手工方式制度化了，在软件实施时，必定会带来高效率的制度与标准格式制度之间的冲突，企业将无所适从，质量体系认证工作也将返工。企业最终在由实施人员做完管理体系调整后，才开始了质量体系认证工作。可见只有根据信息管理工具的能力而建立起来的管理基础，才不会成为企业信息化管理的阻碍。

管理变革目标在哪儿？

企业在导入管理软件后，必须搞清楚要做的管理变革内容是什么。当然，这需要有人做这些事情，这些人要清楚企业管理理论、熟悉企业业务、熟悉信息化技术的具体特点。

明确了这些变革内容，企业决策层要做的就是进行“利益相关者”分析，具体一点说，就是通过多种方式，确定变革会影响到哪个部门、哪个员工、哪个老客户、哪个供应商，影响他们的什么业务习惯，损害他们的什么既得利益，需要他们在哪方面提高能力与素质，能给他们带来什么原来没有的益处，还要根据他们的日常行为特点和价值观，推断出他们可能受影响的程度、对变革的态度、是否有接受的可能。

我们过去曾为一家服装企业做系统实施，该企业主要通过异地的代理进行产品销售，在手工管理的模式下，因为管理观念和人员能力的限制，要求代理一个月提供一份销售和库存结余报表。这显然不能适应科学、高效管理的要求。在实施人员的帮助下，企业缩短了索取报表的周期，将月报改为周报。但两家走货量很大的代理商以人手不足为由，并没有按照企业规定的时间报回报表，导致应该得到的数据并不完整。当然最后通过多方努力协调，代理商认识了加快分析周期对自己也会带来益处，接受了这种方式，但由于时间的间隔，还是影响了系统实施的时间表。通过这个案例，我们的实施人员感受到了进行“利益相关者”分析的重要性。

企业在发展过程中要不断地进行管理变革，因为不变革就会落后于科技的进步和市场价值观的转变，就可能在市场竞争中处于劣势，所谓“不变革的企业等待死亡”。当然，这种变革的原驱动力是为了提高企业综合竞争力，所以管理软件的导入，必须要以保障企业的健康、持续发展为前提。（CBISMB）