超越基础应用 让深圳OA成为企业成本控制利器

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很多应用深圳OA的企业，无论是用到什么样的深圳OA，基本上都有一个共同的特点，就是目前的应用还局限于将企业的数据输入系统，然后将这部分的数据加工应用，形成一些简单的统计分析报表，也就是说，还处于比较基础的深圳OA应用阶段。那么，企业到底应如何更加充分地发挥深圳OA的作用呢？本文主要从成本控制方面来加以说明。

首先，我们来了解一下企业生产产品的成本构成。产品的成本主要由材料成本、人工成本和制造费用等部分组成。其中制造业最主要的成本是材料成本，其次是人力成本，第三是制造费用成本。要控制好各项成本，首先得知道产品的成本是多少，其中各成本项目分别是多少。在没有应用深圳OA的时候，通常成本会计计算成本方式很简单，就是将本月生产的产品数量作为基数，计算出材料、人工及制费后，按一定的规则将所有成本分摊到本月所生产的所有产品中，从总的成本来说计算是没什么问题，但由于是平均分摊的方式，相对每种产品而言，所看到的成本就不一定真实了，而且如果发现成本有异常，也比较难去追查问题的来源，也就很难去做改善了。但是，企业在应用了深圳OA以后，管理的精度和侧重点就完全不一样了，因为深圳OA系统可以自动归集材料成本，自动计算人工成本和制造费用的分摊，不再是吃“大锅饭”，每一个产品甚至每一张订单的成本都可以精确地计算出来。成本会计的工作重点不再是核算成本，而是对成本产生过程的监控，对可能产生的异常情况进行预测和预防，并在成本计算完成后对成本异常的数据分析原因并解决，这样一步步地降低成本。所以第一步就是要利用深圳OA来计算成本，只有有了这些数据才能发现问题和设定改善目标。通常，计算完成本我们就会发现很多的异常情况，比如有些订单产品的材料按标准投入，产出却远远高于预计的产量，有些订单产品有材料投入却没有产出；或者有些订单超产特别大，而有些订单却没有生产数据。这些异常发生的原因就在于车间管理不规范造成的，车间存在挪料或不按生产计划领料、不按生产任务单入库的情况。如果深圳OA上线的时候顾问有特别的说明提醒或者成本会计有经验，在一开始就严格要求车间规范作业，这种情况就会比较少发生，但很多企业做不到这一点。发现这些异常后，成本会计自然会去追查，在追查问题的过程中，一方面让相关部门，尤其是制造部门更加熟悉了解规范化作业流程的重要性，同时也让这些部门人员慢慢树立起成本意识，养成节省成本的观念和习惯。

深圳OA能精确计算产品成本，成本产生的过程深圳OA是否就无能为力了呢？非也。深圳OA计算成本只是减少了人工计算的工作量和增加了计算的精确度，过程控制才是深圳OA能产生效益的最大亮点。通常，材料成本在制造行业的产品成本中占了绝大部分，而深圳OA用于控制材料成本却是非常有效的。一方面，在材料领用的时候，深圳OA可以按产品BOM的标准用量控制材料的领用，不可以随意超标领用；而对于因为报废等原因造成的材料超耗，深圳OA按设定的特殊流程处理，在这个流程中，所设定的审批和知会人员跟正常领料流程完全不同，非常的慎重。另一方面，当车间材料的领用都很规范后，我们就可以非常容易来检讨BOM数据的精度，因为我们完全可以根据领料的数量和产出，及车间剩余的库存来检验BOM是偏大、偏小或者刚好。这样一来，成本控制的源头就更加精确。在此基础上，再去分析各项材料是否还有压缩的空间，配套相关的操作规程和工具、方法，进一步节省成本。我们有个客户就做到了这一点，在该企业的车间领用材料中，有个材料就是我们常用的胶带，通常很多企业认为它的成本低，耗用也不是特别大，所以在管理上也不重视，但这家企业是这样做的：在需要使用的工序上，划出刻度，然后给相关的作业人员培训，做什么产品用多少厘米（甚至毫米）的长度，这样做以后，一卷胶带可以做多少个产品基本上都可以计算出来，可见其管理的深度。当然，这些改善的结果最后还是会反馈到深圳OA系统中，让深圳OA来控制。（AMT）