业务流程管理在SAP之外

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

最近在美国的一次旅途中，一家大型化工公司的一位经理向我介绍了一个很有用的四个字的简称。他的公司是主要的SAP用户，并且正在升级到最新版本的SAP和Net。因此，该经理对Net的业务流程功能非常熟悉。我尝试向他解释不同类型的流程之间的差异，把独立BPM系统擅于处理的流程与最好是在SAP系统里处理的流程相比较。但是，他并不需要我作任何说明。基于他们的SAP经验，这家公司已经对企业的流程层级结构了如指掌。为了方便公司内部的讨论，他们发明了“OSAP”或者“Outside SAP”这专用名称来描述许多应该在SAP系统之外来处理的流程和应用。这就是OSAP进入我的词汇的经过。对SAP适用的原理，同样也适用于其他erp系统和企业应用系统，例如CRM， EDMS，财务系统等。他们都有自己相应的OSAP。

该公司对SAP的使用经验丰富。他们知道什么是SAP的强项和什么时候要求诸于SAP之外。相反，在过去的十年内，我遇到过无数持不同观点的人，他们认为不需要BPM系统，因为他们已经用了或者正计划部署带有内置流程处理功能的ERP、CRM或EDMS应用系统。受厂商的大肆宣传影响，他们相信企业应用系统的功能已经足够满足他们所有的流程需求。大规模地部署了SAP的公司普遍持这种观点。其他应用系统的用户，如PeopleSoft、Documentum、Oracle Financials等用户也持相同观点。随着BPM逐渐受到重视，主要的软件厂商争相宣称引领潮流，并想瓜分更大的市场，这种观点似乎越来越普遍。从成本和效用的方面来看，用一个整体系统处理所有的业务流程对客户也有很大的吸引力。企业都更愿意使用同一个厂商的软件，只支付一项维护和支持费用。他们更喜欢自己的员工只需要对一种应用进行培训。因此，如果一个整体应用系统可以在提供BPM的同时，也具备其他重要的功能，例如ERP，这样是可以给企业带来重大的好处。

这个讨论让我想起OSAP的含义：一个整体应用系统不能处理所有流程。该如何向坚信整体应用系统能处理所有流程的人解释这一点呢？在我看来，答案存在于无所不在的层级结构。层级结构在我们的日常生活中普遍存在。比如，交通的生态系统，它的基本功能就是把人和物从一个地方运载到另一个地方。人们会认为某种交通系统应该可以处理一个组织的所有交通需要。但是，现实中，交通系统有一个层级结构。在层级结构的顶端是可以把大量的人从一个地方运载到另一个地方的飞机、火车和轮船。

这些大型的系统在终点上没有灵活性，而且购买和使用费用高昂。在交通层级结构的中间的是卡车和公交车，然后是轿车、货车以及其它所有交通系统工具如摩托车、叉车、自行车等组成的最基本的层级。层级越往下走，终点的灵活性则越高，运行成本也随之降低，但是运载的能力下降。企业根据自身的需要采用这些交通系统。此外，每一种交通系统也依赖于该生态系统中其它的交通系统的支持。他们不能单一的发挥功能。长途旅行时，我可以搭乘高速的现代飞机，但是到达终点时，我仍然需要乘坐舒适的轿车赶往最终的目的地。选择的交通系统的层级越低，交通系统越个性化，越符合个人的需要。

与交通一样，每个人类发展出来的其它生态系统都有层级结构 – 教育、通讯、电脑、保健、军队、道路等等。这些层级结构存在的动机是经济和效用。使用一种系统不能满足所有可能的需求。一种系统也不能提供众多使用所需要的效用。层级中的每一种系统都依赖其他系统的支持而存在。所有系统都经过了长期的演变发展。达尔文的物竟天择理论在他们演变到今天的状态的过程中起到了作用。经过验证经济实用的系统和用途保留了下来，其余的都消失了。

业务流程与其它人类系统一样。它们也同样存在于流程层级结构的生态系统中。因为现代企业拥有不同类型的流程，流程的要求也不同。这些流程互相依存，互相支持。一般来说，每家企业的业务流程层级结构有三种类型：

1． 位于层级结构的顶端的是专门的、高价值功能的流程。这些流程典型以ERP和财务应用为中心。它们都比较复杂但是不会经常变化。这些流程不具有“个性”。在许多情况下，它们专用于某个行业或某种功能，并内置在企业的应用系统中。 这些流程的客制化成本太高。为降低成本，企业应用例如SAP或Oracle Financials等都为这些流程预制了摸板。它们都倾向于在某个领域内或某种功能上具有独特性。这些流程的例子包括生产订单处理、财务协调、库存管理等。

2． 位于流程层级结构中间的是大量的跨部门的流程，结构相当复杂，但是会根据业务情况的变化而经常变化。这些流程在不同部门和不同应用之间交错，可以把它们形容为知识工作者的流程。这些流程弥补了部门、应用、客户、合作伙伴、销售商以及员工之间的缺口。每一家公司都有其自身的应用、服务和商务惯例的组合。因此，每一家公司都有其独特的流程。这些流程的例子包括报价、定单核对、资本审批以及绩效评估等。

3． 位于层级结构底部的是无数的小型临时的流程，高度个性化，甚至每一个实例都具有独特性。这些流程几乎没有可预先定义的结构。每一支流程都因人而异，并且在许多情况下流程里的每一个步骤都因人而异。这些流程的例子包括通过邮件进行文档传送，项目进度的汇报，周报的编辑等。

一个BPM系统处理所有三种类型的流程，是非常困难的事情。在处理所有类型的业务流程的同时，也处理复杂的ERP、EDMS或财务应用，使它变得更复杂也几乎是不可能实现的。这是为什么一家企业需要不同层级的BPM系统的原因。在层级结构的每一个级别上，BPM系统都经过优化，具有最佳的经济性和效用性。正如交通系统一样，各种BPM系统也是互相联系，互相影响，组成了一个流程生态系统。

处理第一种类型的业务流程的最佳选择是企业应用系统，例如ERP和CRM。它们是“在SAP之内”或ISAP流程。它们内置于企业应用系统内的原因是它们执行的功能以及它们处理的信息几乎全部都是在该企业应用系统范围内发生的。因此，这种类型的业务流程管理必须发生在企业应用系统范围内，否则就无法完善。但是，这些流程的用户不多。它们不需要高度的灵活性，因为这些流程的变化并不快。最后，它们的成本可能很高，因为每一笔交易的价值和处理的复杂程度通常都很高。为了降低成本，厂商提供可以按照每家公司的要求进行设置的模板。在许多情况下，公司都不会进行客制化使成本增加，而是尽量调整他们的工作模式来适应流程模板。

第二种流程类型是OSAP类型。这种类型的流程发生在企业应用系统的外部。它们的变化都趋向于比ISAP流程快，但是它们有整个企业适用的、定义明确的结构和逻辑。它们具有企业的特殊性，因而可以满足企业特殊的商务惯例和公司的具体应用。独立的纯BPM系统是OSAP流程的最佳选择。成本高是阻碍了在企业应用系统内处理这些流程。

第三种类型是具有“大量个性化”的临时流程（ad-hoc）。它们没有结构，而且每一个实例都不同。在日常工作中，人们采用这些流程通过纸、电子邮件或其它临时方式与他人进行合作。大多数情况下，这些流程不会被管理。如果其中一些经常性地重复，那么有可能成为OSAP类型。

业务流程生态系统的层级结构显示在图1中。

我描述的三种业务流程，它们并不是独立存在的。轮船把货物运送到港口；卡车把货物从港口运送到工厂的卸货处。叉车把货物从卸货处运送到工厂的生产线。相同的，业务流程也是在企业的内部和外部相互关联的。ISAP流程触发涉及到决策和解决特殊或异常情况的OSAP流程。 用OSAP流程来支持ISAP流程或二者结合来处理复杂的后台交易。人们通过临时流程来处理OSAP流程中的次级任务，或处理OSAP流程无法处理的任务。

如SAP这类的企业应用系统具有重要的商业价值，而且在企业内部能发挥重要的功能。但是，不能期望它们能处理所有事情，就像一架数百万美元的现代飞机不能像一辆轿车那样直接把你送到家门口。

企业必须计划拥有多个业务流程系统来处理他们必须管理和改善的不同类型的流程。而且，凭借先进的面向服务架构(SOA)，公司可拥有很好的模式来创建相互依存的流程生态系统，如图2所示。在这个流程生态系统中，ISAP、OSAP和临时流程(ad-hoc)同时并存，在经过优化的系统上互相支持，给每一种类型带来了很好的性价比。(amt)