中小企业IT采购22条经验

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中小企业的IT采购，也有如一场没有硝烟的战争，尽管每个企业有着自己不同的采购体会，总结过多少采购经验，但这些心得都与各自心得紧密相关，虽然能给其他采购者以启发和借鉴，但却难以成为实际的行动准则。

《中小企业IT采购》在这几年来，接触了大量中小企业的IT采购宝贵经验，在此《2006中小企业IT采购宝典》推出之际，也整合为22条小心得，为中小企业用户提供精练的采购指导，22条军规是个潜规则，中小企业IT采购的22条军规，也有着很多理解，只可意会，难以言传。

采购心态

1：你是上帝，是因为你是整个产业链的起点，并不是说你无所不能。

如何看待作为消费者的自己与提供商品的服务者之间的关系，这决定了你在进行采购的时候将面临怎样的环境，而这两者之间的关系，更像是一个翘翘板的两头，大部分时间两头都是在最高点和最低点来回晃荡，绝对的平衡没有，但是却需要找到最高点和最低点，因为超过了这一点，翘翘板就摇不起来了。

消费者是上帝，这句话听起来挺神圣的，但是这句话不是说给消费者听的，是说给服务者自己听的，因此，作为采购者，尽管清楚自己是整个产业的起点，是接近于上帝的存在，但却要明白，一旦付了钱，你就会从云端摔下来，所以在摔之前，还是尽量告诉自己，这个世界太复杂，上帝也会被下民蒙骗。
（采购之前需要摆正心态，这是一场考验，而不是一次旅行）

2：你是食物链的最低点，但并不等于你就只能仰视别人。

关于"顾客就是上帝"这句话怎么看怎么想，这是个大家都明白的常识问题，但是也有很多有着不凡的逆反心理，他们总认为，自己无法保护自己，因此把每一个自己面对的服务提供者叫"奸商"，并且把属于自己的决策权交给朋友推荐或者熟人介绍，然后在这个世界永远当个仰视者。

从IT这个产业链来说，消费者既是这个产业的起点，同时也是这条食物链的最低点，因为IT所造就的应用环境，迫使企业不得不将自己武装起来以适应这个环境，甚至超越它。作为为养活这个产业的"食物"，即使是"食物"，也总会有"食物"的尊严。
（采购之前也要避免逃避的心态，这也是一堂深入浅出的课程）

需求分析

3：你想要的和你需要的总是存在时间差。

IT应用的变化其实并不是太猛烈，很多企业多年前的系统还能沿用至今，但IT环境的变化却实在太快，那些还能用的系统不出问题还好，一出问题，开发者找不到了，源代码找不到了，会维护修改升级的人更是打着灯笼难找，即使找到，成本比买现在的主流产品还高，这是一种无奈。

因此，在你衡量自己需要什么东西的时候，你的规划肯定是落后于IT环境的变化，这并不是说需要作多么超前的规划，而是要把解决需求的标准，在预留量上仔细考虑考虑。比如说上马CRM，你就得想想包括呼叫中心、移动信息服务平台等等应用，是否会在CRM应用之后这些需求也会出现？而买存储也一样，目前是2T的容量需求，如果备份措施效果显著，备份需求会不会增长？如果不预先考虑这些问题，这种时间差的成本，甚至会毁掉一个企业的IT发展。

4：你不可能和另一个人智商完全一样，不管是傻还是聪明。

在很多地方，很多行业，都有这样一个习惯，那就是按照同业的IT标准或者选择来"仿制"自己的IT建设，在PC、笔记本电脑和外设等等产品上，这样的习惯是很符合风险分担原理的，同时也降低了采购成本，但是对于更复杂一些的IT设备乃至IT系统来说，这样的习惯就不见得是好习惯了，毕竟，一个企业一张面孔，没有完全一模一样的人，也没有完全一模一样的企业。

一个企业规划和执行自己的IT采购，基本的出发点始终是自己的需求，这种需求建立在自己与众不同的实际情况，因此照搬他们方案和经验，虽然会有同业的优势，采购更便利，实施也已有经验，但是没从自身出发的IT系统，始终是戴着手套抓鱼，落不到实处。

5：当你买到一件东西后，通常你会发现需要花更多的钱这件东西才能起作用。

如果对一个东西不是很熟悉的话，那么对费用模式也会不熟悉，不同的产品在这方面差异是很大的，PC笔记本可以按照标签上的价格拿走，再付什么无非是换个好点的鼠标或者电脑包，但是服务器就不一样了，一般服务器的基本报价只针对基本配置的，而基本配置的服务器（例如买4路服务器，但一般报价是按装一个处理器来的）一般是无法承担规划中的应用需求，后面一大堆的内存、处理器、硬盘、管理套件、服务都会跟上来，你会发现这些东西加起来的费用会超过你的预想很多。

6：如果按口袋里有多少钱来买东西，你会后悔因为没存钱的习惯，结果连老本都搭上了。

不少中小企业有这样的采购习惯，就是看口袋里有多少钱，然后再看能解决什么IT问题，作为工薪族的中小企业，量力而行的原则当然是必须的，但是另外很重要的一点，就是需要把IT看作一项重大支出，应该有长期的投入规划，或者预算安排。

举例而言，一对工薪小夫妻，买房子过生活是大事，早早就在做安排，对中小企业来说，IT投资固然不比买房子那样涉及最根本的问题，但是作为未来长远发展的重要因素，如果没有一个长期的规划，等到需要上马的时候才发现，可能会为解决这个不得不解决的IT问题而让企业陷入很大的资金风险中。

7：你总是会少什么，所以你最好先解决最大的问题。

IT是长期并且持续的工程，幻想一次就全部解决问题那是不切实际的，而关于IT的问题却是始终存在的，所以在审视自己的IT需求的时候，不要把所有的需求都包括进来，先找到最关键和最迫切，影响最大的问题，当然，同时也是相对独立的问题。

信息搜集

8：跟饭馆一样，人总是喜欢凑热闹，然后再失望。

IT毕竟不是饭菜，选好的地点开店开公司是商家的商业策略，与其经营品质和信誉关系并不是直接的，光看着地点去找东西的策略不是最好的，曾经有用户在电脑城转了三天想服务器主板，最后才发现隔自己一条街的地方是几家大经销商。

9：商家的名字好坏和长短不值得你去花心思揣测。

商家的名字来源相当的复杂，可能是随手取的，可能是费尽心思的，但商家在这上面花的心思，跟商家能提供给你的服务还是不一样的，难以从这上面得到答案。
搜集信息的第一要点，应该是圈定好可供你选择的商家范围。

10：火力侦察不要暴露了你的火力。

询价是信息搜集的必要阶段，但是经常有用户在与对方开始谈价的时候就暴露了自己的全部底牌，包括能出多少钱，可以容许多大的产品更换等等，询价是谈判的开始，相当于战争的火力侦察，目的是测试对方的力量，而不是暴露自己的实力。

11："货比三家"的意思是，你至少得淘汰三个备选对象，才能开始真正的选择。

这句话的意思是，你必须要有三个以上的备选者进入第一次的综合挑选范围中，然后再进行挑选，这可以帮助你把直觉中有问题的对象淘汰掉，采购行为有时候直觉是很管用的，如果没有足够的条件去验证自己的直觉，那就先将感觉不好的商家淘汰掉。

12：冲动是魔鬼的意思是，把火力侦察变成强攻基本意味着失败。

最糟糕的情况是，把火力侦察变成了强攻。真实的战场上，经常会有指挥官抓住战机，将火力侦察变成强攻从而获得成功的，但是在中小企业的IT采购中，不可能存在稍纵即失的机会，用户需要足够的准备，才能让自己花钱花得放心，所以，冲动的购买，对于中小企业来说，是一大忌讳。

采购谈判

13：你面对的人总是力图在你身上榨取最大的价值。

虽然时代进步到现代，"无商不奸"这个说法已经是不恰当的了，但是你始终要清楚，和你面对面的人，代表的企业，永远是希望在你身上实现最大的价值，所有言行都紧密围绕这个主题展开，当然，这一点作为中小企业来说，自己就是一个实践者，这个道理都是深有体会的。

难点就在于，因为你不熟悉IT，因此你不清楚对方是从哪些方面来实现自己的意图的，这就需要你不仅有好的参谋，更需要你对这项IT采购所能涉及到哪些方面心中有数。

14：商人永远比你知道得多，虽然你经常觉得比他知道得多。

可能企业里有熟悉IT的主管乃至老板，因此在与商家交涉的时候，总因为自己了解IT，而觉得占据了主动地位。但实际上企业没有处于IT产业环境的话，对于IT产品之外的信息，自然远远不能跟商家相比，对IT产品了解再多，用户一般也无法了解详细的IT产品价格在各渠道的构成、原厂商销售政策、优惠措施以及服务政策，而这些都是IT采购的核心要素。

因此不要觉得熟悉IT产品就在商家面前托大，那样可能会更影响你对商家态度的判断，在没掌握足够的前期情况之前，不要贸然让自己站在明处，因为你始终知道得比他少。

15：你一旦后退，那就意味着你再没可能前进。

谈判是门很高深的学问，当然IT采购所需要运用的谈判知识和技巧并不必多高深，关键的一点是，作为中小企业，资金是有限的，商家也很清楚这一点，因此一旦你后退，商家就能明白你还有继续后退的空间，这跟大企业不同，大企业的决策是一条链，需要有时间反应，而中小企业的决策，就在少数几个人身上，很多时候就是跟商家谈判的人，商家能够第一时间得到反应，而你的底牌泄露后，就再难向前进了。

16：别把精力放在分辨对方的微笑是否真诚这种事情上。

或许是习惯的关系，商家的态度是很多用户挑剔的地方，由此连带，商家的名称、地点、装修乃至笑得是否职业，也成了用户挑剔的对象。而这些因素，固然一方面体现了商家的某些信息，但是更多的是与商家与用户交互的过程关系不大的东西，用户在这些方面挑剔过多，不仅花费了不必要的精力，在对产品进行审视的时候，也容易受到这些因素的影响，从而让自己的判断偏离正常的轨道。

17：说话要大声，付钱要小气。

你是消费者，所以你的主张要大声点说出来，包括有些你觉得不妥当的，你也要说出来，看商家的反应再来确定你的策略。

同样，也因为你是消费者，付钱一定要谨慎，在采购和实施比较大的IT系统的时候，分期审核和付费是必须的流程，掌握好这个流程可以让你避免在出现意外的时候遭受更多的损失。

服务追踪

18：口头承诺比空气还虚无，所以要落在纸上，最好是落在钱上。

销售对于服务的承诺从来都是不吝惜的，但当你仔细倾听认真分析的话，就能发现，这些承诺基本都是没时间没数量没细节的"三无产品"，而当你一旦想把这些服务落实下来的时候，对方基本也会希望你对应这些细节，把钱也落实下来，自然，这个时候你之前费尽心机所节省下来的费用，就会一一被拉出来放到这些地方来。

所以除了在谈判的过程中就先确定好这些细节之外，更重要的是，不要将口头承诺当作是整个销售体系里应该会出现的东西。

19：东西出了事情再找销售用处不大，所以事先就得搞清楚谁负责售后。

销售的终极追求就是把东西卖了把钱拿到，除此之外，他还能做什么就取决于他个人，如果售后再找他，即使他很负责任，但因为售后和他并不是一个体系的，所以再怎么也隔了一层，这一层就可能产生很多的麻烦。

越是复杂的IT系统，越是需要事先就了解对方的售后体系并且实际接触到售后队伍，尽管大型企业的IT系统都有这样的操作流程作为标准，但是中小企业在这方面显然没有足够的意识。

20：扛着东西找售后最傻了，所以售后会无视你的存在。

即使再急，也要明白，获得售后服务是自己的权利，不在万不得已的情况下，就不能扛着东西去找售后，那样不仅会因为被人一眼看出你的急切需求而产生被敲竹杠的可能，还因为那样会显示出你的IT消费力不足，对方也不大会重视。

在销售前就争取到上门服务是必须的，即使没有争取到，也要通过你未来的采购规划，以及对同业的影响，来再次获得上门维修的服务。

21：一定要好好对待上门的服务者。

与厂商的关系，和与厂商具体个人的关系并不是浑然一体的。提供上门服务的厂商都有一套正规的售后服务支持体系，上门的服务者都是经过相当训练的专业人士，和他们保持好良好关系，不仅可以获得更好的服务，还可以获得更畅通的服务渠道，这一点相当关键。

22：支持一个维护计划并不比临时修东西更花钱。(cbinews)

一般而言，中小企业受成本限制，在采购IT系统的时候在维护环节特别不愿意做投入，即使有投入，也都放到人员身上，再加一些配件费用，并且还跟办公费用一同列入成本。但是长期追踪下来就可以看到，这样的方针是需要运气来保证低成本的，而一个表面上看上去付出较多的维护费用开支规划，却能将运气因素的影响尽量降低，这也是规避IT风险成本的基本措施。(中小企业采购)