大型集团公司OA办公系统平台建设实施计划

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大型集团公司OA办公系统平台建设实施计划

5.3.2.项目第一期：平台建设阶段

第一期工作时间：2013年10月-2014年1月
第一期工作内容：
（1）实现公文流转、个人办公、资源管理（包括但不限于会议室管理、车辆管理、办公用品管理、印章管理及外部资源管理）、集体生活等行政办公方面的功能。
（2）实现文档管理的基础功能，包括但不限于文档分类管理、文档的上传、更新、浏览等功能。
（3）实现流程管理，包括但不限于人力资源类、行政办公类、财务费用报销类和项目协作类等流程。
（4）实现项目协作管理。
（5）实现移动办公功能。
（6）实现与邮件系统、档案管理系统等集成。
（7）实现有限总部门户、国际公司门户和高层个人门户建设。
第一期系统覆盖范围：

• 有限总部、国际公司完全使用新的OA平台
• 深圳、上海、天津、湛江分公司和研究总院利用新OA平台进行收文管理

考虑到新的平台采用一个平台的集中式部署方式，那么必须由上至下进行推进，首先要考虑的是有限总部，而对于总部目前在Lotus Domino实现的OA功能要进行分析，使用良好的部分迁移到新的平台，使用不足的部分重新进行流程梳理然后在新平台上实现。
在第一期的建设中，至少有一个分子公司作为试点，考虑到各个分子公司的信息化现状，由于国际公司目前的信息化建设未包含OA，所以建议试点单位为国际公司。另外对于有限总部和分子公司的收发文体系，建议也在第一期迁移到新的OA平台，对于其他五个分子公司的核心人员开放工作接口。具体部署策略如下：
（1）有限总部建设OA平台时，覆盖范围为有限总部，优先满足有限总部的业务需求。
（2）有限总部所有人员有使用OA的权限。
（3）有限总部OA开放权限给予分子公司核心人员，主要包括高管、中层、与总部职能部门的工作接口人等。有限总部OA平台的信息或公文需要下达给分子公司时，系统自动发送短信给信息或公文接收人（即分子公司的拥有总部OA账号的核心人员），接收人在收到短信后去有限总部OA平台查阅信息或下载相关文件至所在分子公司的OA上，完成处理后再将信息反馈给有限总部。
第一期工作需要关注以下事项：

• 重点：公文流转、文档管理、工作流
• 难点：公文流转过程中，公文电子化审批、下发与纸质版并行，如何打消管理人员的疑虑和改变用户的习惯。
• 解释：（1）电子工作流不但不影响书面作业的工作流流转，还是相互配套、同步流转的方式，电子流运转是辅助手段；通常企业都是两者并存，某些流转环节是需要看纸质的内容，某些流转环节是不需要看纸质的内容。（2）需注意部分机密公文有“不上网”的要求。
• 建议：（1）公司日常经营类公文在系统上线后强制使用电子流流转；（2）通过培训、宣传等多种手段，打消用户疑虑，改变用户习惯。
• 资源配合：办公室专人负责，参与公文流转实现的全过程，并制定公文上传下达制度的OA使用补充说明文件；在项目实施的详细需求报告交付、UAT测试、上线推行等三个关键节点，召集主要职能部门接口人、有限总部/分子公司接口人参与项目。

 

5.3.2.项目第二期：平台迁移阶段

第二期工作时间：2014年3月-2014年8月
第二期工作内容：
（1）个人办公、资源管理（包括但不限于会议室管理、车辆管理、办公用品管理、印章管理及外部资源管理）、集体生活等行政办公方面的功能。
（2）实现文档管理的基础功能，包括但不限于文档分类管理、文档的上传、更新、浏览等功能。
（3）实现流程管理，包括但不限于人力资源类、行政办公类、财务费用报销类和项目协作类等流程。
（4）实现项目协作管理。
（5）实现移动办公功能。
（6）实现与邮件系统、档案管理系统等集成。
（7）实现分子公司门户建设。
第二期系统覆盖范围：

• 深圳、上海、天津、湛江分公司和研究总院完全使用新的OA平台

第二期主要覆盖的五个分子公司，都是目前在Lotus Domino实现了部分OA功能，要对已有功能进行分析，使用良好的部分迁移到新的平台，使用不足的部分重新进行流程梳理然后在新平台上实现。
第二期工作需要关注以下事项：

• 重点：现有平台功能的平稳迁移
• 难点：如何在新的平台上，打消管理用户的疑虑和改变用户的习惯。
• 解释：新的平台上迁移的原业务功能，在结果上虽然可以完全满足业务需求，但是由于平台的差别，在操作习惯或查询习惯上肯定或多或少会有些差异。
• 建议：（1）在现状调研的时候更加关注用户在目前平台上的喜好，并能从目前用户不满意的部分做一些工作；（2）通过培训、宣传等多种手段，打消用户疑虑，改变用户习惯。
• 资源配合：分子公司信息部门OA管理员以及分子公司各相关部门负责人或业务骨干。

 

5.3.4.项目第三期：深化推广阶段

第三期工作时间：2014年10月-2015年9月
第三期工作内容：
（1）建设企业内部门户，并利用门户进行信息整合的集中展示，与集团总部的商业智能（BI）系统、人力资源管理系统、竞争情报系统、审计系统等其它应用系统进行全面整合，实现决策分析信息、人力资源信息、审计信息、行业竞争情报信息的集中访问和展示。
（2）为用户提供统一的访问界面和实现多套应用系统之间的单点登陆。
（3）实现信息和文档的多维、跨库搜索等。
（5）实现知识管理的信息化支撑。
（6）实现与虚拟会议（视频会议、电话会议）等多种媒介的集成。
（7）完善高层门户建设。
第三期建设策略：
中海油有限公司的门户建设是一个持续建设的过程，在项目一期和二期建设时优先考虑实现外部门户网站信息发布的审核和集团总部高层门户的建设，其次再考虑总部各职能部门的门户建设及门户与总部其他系统的链接，最后考虑实现各分子公司及部门的门户，即实现各分子公司经营信息在门户上的自动发布。另外还要考虑知识管理的应用。
第三期工作需要关注以下事项：

• 重点一：（1）建设成为全集团的门户；（2）与有限总部其他信息系统的集成。
• 重点二：（1）知识分类体系的搭建：中海油有限公司的知识内容庞杂，且分散在不同部门、不同员工的电脑中，查找起来非常不便。面对海量的知识文档，用户如何才能快速地定位、检索到这些内容呢？必须以合理有效的目录体系分类知识文档，提供便捷的查找方式。（2）知识文档属性的梳理：文档属性是为了查找文档方便，而设置的文档标签，用来标识文档的某些特性，以利于通过这些标签方便快捷地查找文档。企业可以通过不同维度的分类方式把文档按照多个维度来进行分类，需要查找时可以通过一个标签，把所有带有这个标签的文档查找出来。如某个文档要跟哪个组织结构、哪个项目阶段、哪个外部机构、哪个时间、属于什么文档类别等相关。（3）知识权限体系的梳理：当所有的知识已经放在系统上统一管理起来后，在企业对文档充分共享、核心知识和文化不流失的同时，要确保这些知识的安全性，就必须对企业的知识权限体系进行梳理，让不该看到某文档的员工一定看不到这个文档。（4）知识管理工具的应用：对于企业不同类型的知识，需要利用不同的管理工具来进行管理。如为了方便新员工快速了解企业，可以利用"新员工知识地图"梳理新员工需要学习和了解的知识。
• 难点：如何促进有限总部/分子公司使用门户，使门户成为传播企业文化、品牌的工具；
• 应对建议：设置灵活的方式，例如手机、邮件提醒、信息推送等，促使用户及时获取门户信息。
• 难点：如何满足门户的个性化化要求
• 应对建议：门户应能满足个性化定制服务，提供门户个性化和页面定制功能，支持用户使用基于浏览器的操作界面来进行界面的个性化操作，定制内容和外观以及页面的布局，提供创建定制导航模型的能力，包括如下功能：多级导航、定制主题和外表、定制导航/导航树、定制页面的排列。
• 难点：对知识管理的认知度和重视程度
• 建议：由办公室或人力资源部专门成立知识管理项目小组，全面推进知识管理工作。
• 资源配合：有限总部/分子公司有专人兼职负责，参与全集团门户建设的过程。领导层面时刻强调知识管理的主要性，并鼓励大家共享，使"共享"成为企业文化的一部分；部门主管层面落实知识管理。推进知识管理制度，用好学习型员工；自己以身作则，带领部门员工共享知识；信任员工的专业知识，让员工乐在工作，尽心尽力贡献工作经验。员工认同集团的"共享"文化，积极主动地贡献自己的知识。
• 前提条件：总部系统建设完后后方能开展与门户的集成。在知识管理建设阶段：
• （1）知识管理理念的宣导。集团内部不同部门和团队，可能对于知识管理的理解、看法都不同。有些部门对此感到恐惧，担心部门利益受损。这与大家对知识管理的认识程度差异密切相关。企业必须考虑如何让知识管理在企业内部达成共识，让所有人理解知识管理对于他们的意义和价值。
• （1）总结集团成功的核心要素，判断知识管理的支撑点。企业的知识是海量，哪些知识是需要共享的，需要在前期就进行梳理。知识只有在复用的过程中才会创造价值，若梳理的知识为非核心知识，则知识管理无助于企业业务和管理活动的顺利开展，能为其他人所用，将导致企业员工对知识管理的不信任感增强。
• （1）知识管理组织的搭建。知识管理工作是一个长期的工作，不是上一个知识管理系统就能解决企业的知识管理问题，必须要有专门的知识管理组织来推进知识管理工作。负责对知识的获取、存储、共享，转换过程进行指导和管理，并发布知识管理的制度和流程，包括如何进行知识的采集，上传知识到系统时有哪些要求，对知识共享程度高的人如何激励等等。经研究发现，知识管理是有阈值效应的，系统里的知识必须达到一定的阈值，才能吸引更多员工的知识共享和知识应用，因此在系统的应用前期，一定要有专门的组织和人员来监督员工对系统的知识贡献程度。
• （1）知识管理制度的形成。如果只是技术上对知识管理进行支撑，而没有通过制度来保证企业知识管理活动的进行，进而塑造新的企业文化，那企业知识管理活动就存在失败的风险。知识管理项目的最终用户是全体员工，让如此众多的最终用户改变日常的工作习惯是一件工作很大而且困难的事情。如何让员工能够在工作中自觉地使用知识管理系统来贡献和共享知识呢？除了系统使用方便、简单、有效，并且能够满足公司业务在知识管理方面的要求等技术因素之外，更为重要的是建立一套严格的管理制度进行保证。
• （1）知识共享文化氛围的形成、阿吉里斯的学习型组织理论中，组织内存在“习惯性防卫”，其出发点是保护自己、使自己立于不败之地。因为惧怕暴露自身缺点、共享会使自己丧失竞争优势。要突破“习惯性防卫”，必须从改进组织成员的行为模式入手，鼓励分享所有相关的资料，在采取一项行动的时候解释意图和理由，要求所有参与者可以共同分享设计与执行的权力，鼓励彼此暴露出与对方相冲突的观点，最终形成相互信任、公开想法、鼓励不同意见的组织文化氛围。因此，领导一定要重视知识共享文化氛围的形成，鼓励大家共享知识的自己，创造良好学习环境，尊重专业人士，分享所得，奖励与鼓励员工创新工作，让员工能发挥最大潜能极限。