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采购管理制度【采购制度】

　　　　一、标准采购作业程序

　　采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：

　　□ 采购作业程序及要点

　　二、标准采购作业细则

　　□ 请购

　　第一条请购部门的划分?

　　各项材料的请购部门如下：?

　　（一）常备材料：生产管理部门

　　（二）预备材料：物料管理部门?

　　（三）非常备材料：?

　　1.订货生产用料：生产管理部门?

　　2.其他用料：使用部门或物料管理部门

　　第二条请购单的开立、递送?

　　（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。? （二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。?

　　（三）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。

　　（四）材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。?

　　（五）庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。

　　第三条免开请购单部分?

　　（一）下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：

　　1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。?

　　2. 招待用品：饮料、香烟等。?

　　3. 书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。?

　　4. 打字、刻印、报表等。 ?

　　（二）零星采购及小额零星采购材料项目。

　　第四条请购核决权限?

　　（一）内购：

　　1. 原物料：?

　　（1）请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。?

　　（2）请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。?

　　（3）请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。?

　　2.财产支出：?

　　（1）请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。?

　　（2）请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。?

　　（3）请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。?

　　3. 总务性用品：?

　　（1）请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。?

　　（2）请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。?

　　（3）请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。?

　　附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。?

　　（二）外购：

　　1.请购金额预估在10万（含）元以下者，由经理核决。?

　　2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。

　　第五条请购案件的撤销?

　　（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。

　　（二）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：

　　1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。?

　　2.原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。?

　　3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

　　□ 采购

　　第一节一般规定

　　第六条采购部门的划分?

　　（一）内购：由国内采购部门负责办理。

　　（二）外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。?

　　（三）总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。

　　第七条采购作业方式?

　　除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：?

　　（一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。?

　　（二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

　　第八条采购作业处理期限?

　　采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

　　第二节国内采购作业处理

　　第九条询价、比价、议价?

　　（一）采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。?

　　（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。

　　（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。?

　　（四）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。?

　　（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。?

　　（六）“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。

　　第十条呈核及核决?

　　（一）采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。?

　　（二）采购核决权限：

　　第十一条订购?

　　（一）采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。?

　　（二）若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。?

　　（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。

　　第十二条进度控制及事务联系?

　　（一）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。?

　　（二）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。

　　第十三条整理付款?

　　（一）物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购）”的会计联须于第一批收料后送会计部门。?

　　（二）内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。?

　　（三）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。?

　　（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。

　　第三节境外采购作业处理（含进口事务、关务）?

　　第十四条询价、比价、议价?

　　（一）外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。?

发布：2007-04-16 15:30 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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