提升IT预算进程的五种途径

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

大部分的IT管理者很难以一种健康的方式对预算进程进行考虑。这经常是痛苦的、拖沓的，并且经常立足于自身因素和特点，而与公司的实际工作相偏离。但是如果采取一些更加有效的途径，那会产生什么效果呢?这些途径例如，采取一种更加具有生产力的进程，向高级管理部门提供实际的选择，以及解释IT所带来的商务价值等。

作为2007年的方法，下面是一些方法关于如何使得预算更加的健康，无论对你还是对于你的公司而言，尽管我并不能保证一定取得理想的效果。

以更少的投入取得更大的收获

IT管理者们可能都了解一个事实情况，那就是2006年的平均IT预算比2005年增长了4%。但是，不要由此认为这种增长趋势将得到继续。我认为，很多公司正在升级和投资于信息技术，无论是基础设施硬件还是软件。老化的erp系统难以很好的完成工作，从而需要更加强大的系统。这意味着，从短期而言，公司们将不得不在IT上投入更多的资金，以保持竞争力，并满足法规顺从行的要求。

但是大部分的公司都受到了严峻的成本压力，尤其是对于那些产生很多现金的公司。全球竞争以及生产力的大幅提高，都需要公司们驱动生产效率的更高水平，并且这经常演变为追求更低的成本费用。

所以你在开始预算进程的时候，就要考虑以更少的成本产生更多的价值，既是你能够得到更多的预算投资。你将感到费用投资压力，并且需要展示对于投资所产生的商务价值。

日常基础费用VS新的项目计划

作为你的预算，需要将区分两个方面的内容，一个是运行你的IT店铺所需要的日常基础费用，另一个是你所计划的新的应用软件及基础设施升级。需要展示你计划在每个方面的投资情况。我认为，大部分的IT预算是用于维持日常的基础费用，经常占到了总额的80-90%。相对比较少的一部分资金用于新的投资或者初始化投资。但是公司们同样需要进行一定的投资以提升商务性能，例如建立一种系统，可以大大的提高他们的供应链，或者改变客户经历等。

在一种长期的基础之上，你应该确立一定的目标以改变自己的投资组成;例如通过得到更大的效率减少日常基础维护成本的量，从而将更多的资金用于未来发展之中。年复一年的展示这些比率和趋势。它可以帮助你得到更多的资助，进行更多新的工作。

展示你的价值，而不仅仅是费用

你的CEO以及CFO想要知道他们如何得到更多的收入。所以要尽力解释接下来的每一种预算项目所带来的商务价值情况。例如，对于运行基础设施的成本方面，要展示出它使得公司的工作效率得到了如何的提高，用户们如何得到了更快的回复，操作费用得到了何种程度的降低等。对于新系统的投资方面，要立足于其将对商务产生的价值。

识别和确定压力点所在

IT预算越来越服从于商务需求所驱动的费用增长。商务正在使用更多的IT资源。这在存储领域表现的尤为明显。存储资源对于公司人员来说看起来是免费的，所以他们建立大型的数据库，并保持大量的电子邮件信息以及电子文件，这些存储资源有些时候可能都是不需要的。

需要让商务了解IT使用如何抬高费用，并且可能减少过度使用。

你是否足够的激进?

你在考虑费用和价值的时候，有两种不太流行的观点，那就是外部采办和标准化。你的商务合作者都在考虑这些可能性，即使对于中型公司而言，所以他们同样希望你作为一名IT管理者。

工作的移动趋势将是转向更低成本的模式，无论是公司内部还是外部，这是全球一体化的自然结果。可能只考虑这些选择将帮助你确定如何减少自己的成本费用，或者以更少的投入获得更大的收获。查看和比较也可以为你提供一些费用的基准。你的商务合作者需要了解，你是否能够高效的利用自己的投资成本。

标准化是另一种效率途径。你是否能够除去多余的系统以及多余的商务进程?你拥有多少电子邮件系统，你是否拥有标准的桌型机配置，你的每一个站点是否拥有自己的HR系统?标准化并不总是受的欢迎，人们喜欢自由的使用技术，但是标准化既可以降低费用，又可以使得你的公司运行更加简易。通过这些方法的施行，预算进程将变得比较健康，而不仅仅是一系列的数字。

【关于作者】James Champy是Perot系统公司顾问实践部的主席，以及该公司策略部的主管。他还是很多畅销书的作者，包括:Reengineering the Corporation, Reengineering Management, The Arc of Ambition 以及X-Engineering the Corporation。

(techtarget)