预算设置重在何处

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Gartner公司的分析人士Mark McDonald是上周美国康涅狄格州斯坦福德市举行的IT研讨会的特邀讲演者，他说，“如果你所报告的都是自己的支出费用，而不是你的营利率，那么你所得到的经费将会进一步的减少。”

McDonald说，IT预算的自然属性是一种比较特殊的东西，因为信息技术是嵌入商务之中，并为商务服务。他还指出了一个比较普遍的统计数字:高达80%的IT支出费用是用于维持商务的运行。

从而，如果IT部门的所有贡献仅仅作为由剩下的20%的投入所获得的，那么显而易见将会发现，IT所产生的价值很少。Gartner建议，你可以从收益方面来考虑自己的财政责任，也就是通过所应用的资源量来衡量所创造的价值。换句话说，考虑应用于IT上的资源所实现的商务利益。

这个等式可以从两个方面进行调整:一是通过增加商务价值，也就是分子;二是在分子固定的情况下，对分母进行减少，也就是减少支出。

(1)“分母”领域的管理

McDonald提出了一定的策略，降低分母数字。首先的任务是，了解你的预算与同等的事物相比所处的地位。IT预算一般是由收益百分比来衡量的。如果你的部门并不属于行业的中心领域，那么需要确定你的支出在什么地方偏离了正常水平，并分析为什么那些支出费用比较高。如果这种较高的支出是由公司的特定商务需求或者目标而决定的，那么务必将较高的费用与这种商务需求联系起来。还可以从以下的这些方面寻求费用的降低:

减少仓促的“启动-停止”工程:这种工程的特点在于加速运行几个月，然后逐渐消失;这是一种浪费钱的工程。如果你还没有工程管理办公室(PMO)的话，那么赶快建立一个，McDonald说。Gartner公司的研究发现，PMO可以将这种快速启动的工程项目将少50%。

你可以通过执行服务型软件在第一年中减少80%的费用。

检查软件许可证的定购误差或者团体折扣等。

考虑服务器以及存储虚拟技术。

考察执行网络语音系统(VoIP)。

建立标准化操作环境(SOE)。

开发离岸采办业务，作为一种长期的费用节省策略。

(2)提高“分子”领域

McDonald说，提高分子数值，或者说提高IT所带来的价值，将意味着增加IT生产量。在被问及IT生产量所面临的最大瓶颈问题时，听众们提出了一下的一些方面:应用软件开发，CIO，商务需求，经费支持以及消费量等。McDonald说，并不尽如此。

McDonald说，最大的障碍因素在于测试，具体的测试过程。他还提出了Gartner公司的一项比较紧急的策略，那就是，“如果你能够将测试效率提升100%，那么生产量将会增400%。”

提升测试时间的最有效的方法并不是停止测试(这样你将受到维护时间的补偿)，而有效的方法在于更好的将测试过程进行文件化，或者发现一种更好的测试工具。McDonald说，为了清除瓶颈淤塞，使得时间有效的利用，CIO们应该改变讨论的方法。

所以你可以简单的询问“它能够符合你的要求吗?”，而不需要问“你认为这个系统怎么样呢?” McDonald说，“如果你询问用户们，他们认为这个系统怎么样，回答将是非常广泛而复杂。所以尽量取消这样的问题。”Gartner研究公司认为，如果公司被问及‘该系统是否能够给予你帮助’，回答是或者否;那么它可以完成四倍的工程。他们的工程规模还可以变得比较小，因为他们并不需要进行修复。

一个可以增加商务价值的工程或者可以解决一定的商务问题，或者创建一种机会。IT是一种提供一定的方法或者设备以增强价值的工作。McDonald说，“你是潜在能量的制造者，而IT可以释放这种动能。”

例如，如果基于一种新的销售系统，CIO可以展示这种新的系统可以帮助销售人员用一半的时间完成一项销售工作，那么公司为什么没有完成销售目标的问题就从CIO那里转到了销售管理者那里了。

McDonald说，“所以现在，你可以不再瞻望和期待这种新的销售系统，而实实在在的增加一定的投资进行这种新的开发，也就是前面提到的那20%的投资。”

Jolanta Zwirek是可口可乐瓶公司的CIO，该公司位于美国北卡罗来纳州Charlotte市;Zwirek说，她现在正在经受预算审核。在过去的几年中，该公司的IT预算已经得到了增长，但是“我们正在争取一个更加辉煌的年度。”他说，“他们的工作非常的出色。生产量的概念使得IT的商务价值得到了很好的体现。”她补充说，向商务价值上的转换是一件很不容易的事情。“IT投入了很大的资本和精力，以创建商务可以理解的语言。(techtarget)