“重要少数”驱动信息化项目成功

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事无巨细、追求完美，是许多技术人员的通病，技术出身的CIO也往往堕入技术崇拜误区，认为技术越先进越好，系统功能越多越好。然而，事与愿违，在信息化项目中追求完美，无异于导致程序的死循环，过分追求细节完美往往使项目实施永不完结。本文希望能够用“帕累托原则”中的“重要少数”重新审视信息化项目实施，帮助崇尚完美的CIO们尽快完成信息化项目实施。
 
19世纪末20世纪初意大利社会学家和经济学家帕累托发现的“帕累托原则”指出，在任何一组事务中，最重要的通常只占一小部分，大概为 20%，这个原则又被称为“重要的少数”，或者80/20定律。“帕累托原则”主张团体中80%的贡献是由20%的成员所做出的，换句话说，在一个项目中只要做好重要的20%的事情，就能达到80%的效果。
 
不幸的是，许多CIO在信息化项目实施中，却往往忽视“帕累托原则”，而使自己的信息化项目陷入窘境。
 
探索中的企业信息化往往需要在前进中不断摸索，更需要信息化效果的尽快显现来增强企业信息化的信心。如果在信息化实施时不抓重点，尽快显现出信息化的实施效果，而将信息化战线拉得过长，很有可能在信息化尚未成功之时就会导致项目因得不到企业老板和员工的认可而中途夭折。
 
如何利用“帕累托原则”原则帮助我们抓住信息化建设的重点，来顺利完成信息化项目实施？笔者根据自己的工作实践总结出几点经验与读者共享。
 
选择信息化项目 满足20%需求
 
面对企业方方面面的需求，信息化项目的选择往往令CIO们大伤脑筋，用信息化有限的预算满足企业的全部需求显然不现实，然而又要保证信息化的实施效果，CIO往往陷入需求和预算的两难。
 
用“帕累托原则”抓住关键问题，对需求进行罗列和排序，不仅能明晰需求，更能够帮助CIO选择合适的信息化项目。首先，把收集到的每个需求按其重要性进行排列，考察实现每个需求能够为企业带来的价值，以及每个需求的紧迫性、需求的使用范围和频率。然后，与技术人员商讨需求实现的成本及难度，设想在需求实现中可能会遇到所有阻碍。在此基础上，对需求进行再次排序，找出其中最关键的20%需求，作为选择信息化项目依据。
 
根据笔者的经验，完成了企业这20%的需求，往往可以解决企业中80%问题，而我们花的精力却只有20%。用20%的投入实现80%的效果，不但可以增加员工和一把手信息化建设的信心，还能减少在实施过程中遇到的阻碍，一举两得，何乐而不为？

重组企业20%关键流程
 
企业的业务流程数以百计，特别是制造业，把企业的ISO内控流程拿出来，有厚厚的几本。但是，企业在实际工作中，80%的流程一个月都难得用到一次，如供应商考核流程，要半年甚至一年才会用到一次；设备检修，也每季度才检修一次；信用额度的审批，一般企业都要一年调整一次……若一开始，我们就考虑这些难以用到的流程，那么项目的难度就会无限的扩大。
 
实际上，企业平时用的最多的，或者说企业最关键的流程却只有20%，其中包括材料的采购、入库、验收流程，应收应付流程，生产领料流程等等，抓住这20% 的关键流程进行理顺重组，将大大缩短ERP实施时间、降低ERP的流程重组难度。
 
我们所要做的第一步，是根据企业的实际情况，找出企业利用最频繁的流程；第二步，考察企业当前业务情况，寻找存在的关键管理漏洞，这其中包括仓库原材料超收、业务员违规送样等漏洞。从中根据使用频率和管理漏洞找出关键流程，对关键的20%流程进行重组。
 
用20%的模块实现80%的业务
 
信息系统大都是模块式架构，因此项目的实施一般也按照模块进行实施。找准企业平时用的最多、给企业带来最大收益的几个模块，如销售，采购，生产，财务，仓库等，重点实施，可以让有限的资源相对集中在最关键的模块上，从而保证ERP项目的实施效果。
 
其它模块，诸如成本、库存盘点、对帐、报表等，一个月甚至一年才会用到一次，并且其内容又依赖于其他模块的实施，若一开始就大包大揽，全部上马，其实施难度和收效可想而知。
 
模块与业务之间是相辅相成的，主要模块服务于主要业务，20%的主要模块的实施往往能够带来80%主要业务的实现。因此，在项目实施规划时，要优先考虑牵扯到主要业务的重点模块，待主要模块效果显现后，再考虑完善其它模块来全面满足业务需求。   
 
 
用关键20%制定项目评估指标
 
信息化项目的实施评估，往往依赖于对若干指标实施情况的考察。指标的选择，往往关系到最后的考核结果。如果不分主次，在各个模块、各个业务流程平均的抽几个指标出来评估项目的话，那想想会出现什么结果？我们会发现，信息化项目的实施效益很低。
 
如销售定单的出错率本来就只有1%，这时，销售定单流程可能已经不是主要流程，而恰恰我们又拿这个流程来考核，发现上了系统后，出错率仍然为1%或者0.99%，显然无法从这个指标看到ERP的效益。
 
相反，若我们在需求调研的时候，发现采购周期为3天，长于同类企业的1天的标准，那我们在需求调研时，即可形成关键需求；在实施后，这个采购周期就是评价ERP实施效果的关键指标。抓住了上面提到的20%需求，20%关键流程，20%关键业务来制定信息化项目的评估指标，其评估的结果才是合理的，真实的。
 
信息化项目的深入和完善是个循序渐进的过程，信息系统的成功上线，并不意味着项目的完结，相反却是一个新周期的开始，需求调研、流程优化、效果评估……不断的深入和优化将成为每位CIO永久的使命，“帕累托原则”也必将成为帮助CIO达成这一使命的持续动力。(it168)