天津OA信息化给档案管理带来的新理念

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

     1.吸收知识管理理念,注重隐性知识的挖掘

　　知识管理理论对隐性知识的关注以及关于隐性知识显性化的研究提示我们,档案工作不仅要注重对组织内产生的显性知识(文档)的收集、管理,而且要重视对隐藏在组织内部的隐性知识的发掘,这部分知识对组织的发展、延续具有决定性的作用,隐性知识虽然具有高度的个性化、感性化的特点,但知识管理系统的发展已为隐性知识的显性化提供了良好的技术条件,档案工作人员要对蕴藏在组织管理流程中、组织文化中、组织成员头脑中的隐性知识进行积极的分析、识别,档案部门要与隐性知识存在的个体、组织各部门建立、保持一种密切友好的关系,通过网络这个平台,建立扩大收集知识的渠道,将各部门、每个成员的工作经验、技术诀窍、思想火花,及时收集、整理,例如组建退休员工的文档,注意收集他们离职演讲的材料、退休后的著述、参加各种座谈及研讨会时发表的意见等,这些材料中包含着他们人生的感悟、工作的经验、对工作过的单位的评价、希望,是非常有价值的知识,可以给后来者以启示、激励,为单位的发展提供多方面的帮助。如果档案工作不仅能提供组织所需求的原始档案信息,而且可以将那些隐含在组织内部的知识挖掘出来,经过加工、整合,以知识产品的形式加以提供,使利用到的人感受到这些知识的可贵,那么档案工作的价值就能更充分地显现出来。

　　2.摒弃保守的观念,推动知识的共享

　　档案是一种重要的知识资源,这是毋庸置疑的,知识资源只有共享才能最大限度地发挥它的价值,但档案一直以来的机要性特点,导致了档案工作重藏轻用的保守观念始终占据主导地位,这种保守的观念往往阻断了档案部门和利用者之间的有效沟通,使档案这种重要的知识资源发挥不出应有的作用,这与当前加强信息资源不满,也妨碍了档案工作价值的实现,长此以往档案工作必定因为脱离它的服务者而失去在社会生活中的重要地位。档案部门应从知识管理所描绘的知识高度共享的理想图景中得到启示,档案只有在利用中才能显现价值,档案工作也只有把档案信息在适时的时候以适宜的形式传送给最需要的人,才体现出了工作的意义、实现了工作的目的。当前档案部门亟需做的就是改变以往围绕以档案实体为中心的思考、管理方式,代之以以利用者为中心的思维方法和管理方式,以档案信息资源共享为目标,大力进行档案信息资源的开发、开展多种形式的档案利用服务,发挥档案部门馆藏丰富的优势。目前,许多单位已建成以档案部门为主的信息中心,档案部门就更应全面利用多种知识资源,突破人为设置的利用藩篱,为利用者提供多方位、多角度、多途径的知识服务,促进知识的共享。

　　3.档案部门要努力建成学习型组织

　　知识经济时代比以往的任何一个时代更需求具有知识、技能的人才,而科技的高速发展、知识的快速更新,使终身学习和接受继续教育成为人们生活中不可缺少的组成部分。对任何一种组织来说,要在竞争中立稳脚跟,就必须不断提高技术水平、改进管理方法,积聚组织知识。无论是组织还是个人,只有不断学习,才能葆有生存的能力、发展的活力。对档案部门来说,正面临着信息技术带来的档案管理理论与技术方面的难题,更需要建成学习型组织,营造个人、组织共同发展的良好组织环境。档案部门内部必须培养、形成一种知识共享、互利互惠的文化氛围,努力创造良好的沟通情境,注重人员的培训、继续教育,为自己的成员能从组织中汲取知识、增长才干提供良好的条件,与此同时也鼓励自己部门的成员积极思考、认真学习现代化的管理技术、勇于创新,为档案事业的发展贡献自己的经验、技术。

　　4.发挥专业优势,做知识管理的积极践行者

　　代价高昂往往被研究者们认为是知识管理的一个基本特征,因为要有效管理知识这种资产的知识管理活动需要投入金钱或劳动力,但显然这些研究者们忽视了一点,就是他们忽略了利用已有的知识管理部门与基础,如果能有效地利用现有部门和人员,为其他部门提供知识管理咨询，就能大大降低知识管理的成本与风险。知识管理无论从其目的、管理活动还是其具体技术来看,都与档案工作具有相似性,几乎遍及每个组织的档案部门就是知识管理中不该遗忘的中坚力量,可以自信地说,在任何一种组织中要实施知识管理,没有档案工作的参与支持,都是不可想象也无法实现的,因为从知识管理的对象来看,档案是一个组织必须拥有的基础知识源,是组织显性知识的重要组成部分;从知识管理活动来看,要建成知识管理系统,必然涉及知识的收集、识别、分类、整合、检索、传递,而档案部门及档案工作人员在长期的档案工作实践中早已积累了这方面的知识,他们熟悉信息来源的渠道、善于对知识进行识别、长于知识的检索与分配;从知识管理具体技术来看,文档管理技术是处理显性知识的关键技术,这同样是档案工作再熟悉不过的技术。此外,档案工作者还具有知识管理者必需的耐心、细心的特质,利于组织中隐性知识的发掘。档案工作人员应充分意识到自身所拥有的专业优势,以舍我其谁的气势积极参与知识管理的实践,在知识管理中一显身手,为社会的发展做出更大贡献。