“以人为本”的信息管理(下)

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（3）信息泛滥祸害不浅

很多人都受困于信息泛滥而不是他们所抱怨的“信息超载”。尽管技术专家开发出了个性化的邮件过滤器，但仍无法使经常使用电子邮件的人逃脱垃圾邮件的搔扰。在很多情况下，若仅仅建立一个电子信箱系统，而对如何使用这个电子信箱系统没有一个相应的指导原则，是不能解决信息共享和信息管理中的复杂问题的。有研究表明：真正的网络组织所必需的组织信任和人际环境，不仅仅是建立在电子网络的基础之上，还必须通过面对面的会议来建立。

（4）变革组织的信息文化是最能推动IT的解决方案，也是最难实施的解决方案

有了信息技术，人与人之间的交流沟通方式变得更为丰富多彩，具体到某一次交流沟通而言，没有人清楚什么样的方式最合适。不过，即便是使用次优的沟通媒介，也算不上公司的一种错误，公司的管理者应该澄清认识上的混乱。不管采取什么样的交流技术和手段，管理者都必须铭记：一起工作的员工仍然需要经常的个人接触。

为信息技术建立文化基础

工具不管如何有价值，都只是工具；新技术不管如何高级，如果没有人的介入，都不会改变人的行为。虽然有些学者已经对信息本身对工作中人的影响做了集中研究，但实际上，我们还没有充分讨论信息管理中人所扮演的角色，更不用说要在适当的时候采用恰当的信息文化的问题。信息问题的具体解决方案证明，信息文化会随着时间的推移慢慢同新的组织需求适应，更大程度地以人为中心，具有更大的灵活性并在具体运作中具有更大的成本有效性。构建有效的信息文化包括以下内容：

（1）信息图。

现在，绝大多数公司都有很多数据库，但是，因为公司组织内部信息的泛滥，公司的员工往往不知道到什么地方去寻找他们所需要的信息。通过编制信息图一方面能方便公司员工查找获取信息，加强信息的沟通与共享；另一方面还能标识出具体信息的拥有者或监控者，他们可以对相关的信息进行解释，指出相应信息的目的、用途和缺陷，并且能帮助寻求信息的人找到其他信息资源。IBM公司通过信息图避免了在外部市场重复购买信息，为此节约了可观的成本。有些信息拥有者最初不愿意列出其姓名，担心因为回答别人的问题而耽搁工作，现在，很多信息拥有者都认为自己从别人的提问和评论中学到了不少东西。

（2）信息指南。

除了信息图之外，信息的使用者还需要有人引导，以直接查询他们所需要的信息类型。Hallmark Card 公司在每一个经营单位都设置了一个信息向导的职位，这些信息向导负责向IT人员传达用户的信息要求，使IT人员可以查询相应的数据库提取用户所需要的信息。他们的工作大大减少了公司员工寻找正确信息的时间和在各个经营部门之间进行信息比较的时间，改善了对信息的查询效率。

（3）业务文件。

信息展示的形式对信息的使用和理解有着至关重要的意义。原始的数据毕竟不是信息；数据堆砌也不同于以有用的形式表达出来的数据诠释。一般来说，业务文件提供信息的组织形式和内容，它应剔除某些信息，使余下的文件能被消化理解。关注组织真正需求的文件，比考察宽泛的信息要求或者试图规定诸如“客户”之类的术语更有效果。

（4）群件。

Lotus Notes、NCR的Cooperation和数字设备公司的Team Links就是群件，它们是非结构化信息共享的绝好例子。这些新技术可以使不同地方的小组成员共享文件、在线讨论，更方便地获取并传送信息。不过，如果公司没有提供这方面的足够培训，群件的优势就不能发挥出来。实际上，群件的顺利实施依赖于公司的信息文化。一方面，群件扩大了使用者需求的信息而不仅仅是控制了信息，因此公司必须为员工提供培训并给予他们一定的时间，使他们能处理更多的信息；另一方面，群件需要长期不断地掌握技术，而不是单次实施了事。

总之，技术本身并不能解决公司的信息问题，无论多么复杂的信息系统，都不能完全控制其中的数据信息。只有当管理者改变“技术至上”的观念并且开始关注信息本身时，他们才会意识到最新的计算机技术和信息的有效运用之间其实没有太多的关联。

来源:中国人民大学出版社《哈佛商业评论精粹译丛——信息技术的商业价值》