天津OA信息化咨询的一个实践案例

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一、深圳C集团背景和问题

    深圳C集团是一家致力于绿色环保、节能、新材料等高科技领域的生产和研发的现代化企业集团。集团公司集资本经营、生产经营和物流经营为一体。经过几年的发展目前集团拥有环保建材、环保汽车用品、高科技开发、资讯、彩环保皮革新材料及香港股份等六家全资及控股的高新技术企业。产品服务的领域涉及建筑装饰、摩托车免拆检修、保养汽车美容护理、日用化工和广告装璜等诸多行业。同时，深圳C集团还聚集了大批业内优秀科研开发、管理和营销人才。堪称一个"舰队"！深圳C集团组织结构复杂，产品系列多，营销网络大，服务领域广，而且还是一个快速发展，处于转型初创阶段的"企业舰队"，C集团目前所拥有的优势除了资金优势，设备优势，产品优势，规模优势等还有更重要的人才优势，前者都比较容易被模仿，人才优势才是深圳C集团真正的优势。这些人才的素质水平构成了企业的素质，决定了企业的素质水平，是企业核心竞争力最基本，最核心的影响因素。

    深圳C集团工作中面临着以下几个方面的问题

    第一．人员变动大

    在调查过程中，有关"人事变动"的需求有11 条，占人事管理工作知识总需求44条中的25.0 ％，可见，深圳C集团的人员变动情况确实不容忽视，一方面是人才的自然流失，另一方面是集团内部根据实际需要进行的调动，当然也不排除"投师学艺"和"不良用心"者的因素。"岗位说明书"的需求反映了很多员工确实需要界定一下自己的岗位职责。这与集团快速发展和现阶段的管理上存在一定矛盾。不管怎么样，人员变动将会使原来岗位的宝贵经验没有有效保留传播，新员工适应新的工作岗位的成本居高不下。

    第二．业务变化大

    可以说这是彩虹的双刃剑，既是彩虹保持市场领导者地位，引领市场的利器，又是对企业快速反应能力的严酷考验。主要体现在以下方面：技术发展快，调查问卷中还显示：对于"新产品研发情况"和"技术动态" 关注分别为36条和13条，分别占总的研发知识供需（76条）的47.3％和17.1％，两者加起来为64.4%，占据非常大的比重，间接说明深圳C集团产品更新换代很快，集团的主要利润来源和竞争力源于不断推出的技术创新，产品不断推陈出新。

    第三．信息沟通迫切

    深圳C集团产品完全以市场为导向，销售网络分布广，产品竞争激烈，集团中的市场营销氛围浓厚，对"市场信息"的需求不仅仅局限于市场销售部门，别的部门也相当关注。对"行业与竞争"的需求几乎成为每个人的共同愿望。

    人员变动、业务变化大以及信息沟通不畅不及时造成工作质量不稳定，工作效率不高，直接影响企业素质的稳定。原来很好的很适用的经验没有及时有效的沉淀下来，并且缺乏一个良好的传播途径，造成新员工上手慢，工作重复劳动，工作支持得不到保证。极大影响企业的素质稳定。

二、确定知识管理目标与策略

    深圳C集团的知识管理目标，就是要把支持企业各方面工作的信息、知识管理起来，提高工作效率、保证工作质量、降低工作成本。通过"将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人"，使集团全体员工掌握好企业知识，建立和强化企业的核心利润源，谋取企业长期的、稳定的、增长的利润。

    较具体地, 要在这次知识管理的推动中，建立起集团的知识体系架构；整理出全集团各岗位工作所产生的知识、员工贡献的知识、员工所需求的知识、常用的知识、基础知识、专家知识、员工的工作经验和总结等知识内容；确定这些知识内容的管理方式；通过工具平台、组织和制度逐步使知识管理工作走向正规化。

    根据深圳C集团业务和工作特点，进行知识管理信息化办公平台和知识管理组织和机制的建设，在专业咨询机构的指导下，分阶段稳步推进实施。知识管理信息化办公平台选用蓝凌公司的LKS系统。该系统以IBM/LOTUS 的DOMINO协作平台为基础，它是基于知识管理的工作平台，可以满足深圳C集团的知识管理需求。

   OA信息化的组织将以集团知识管理委员会为领导和指导机构,在各集团部门和分公司设立专职经理负责实施知识管理与应用推动;

   OA信息化机制将明确集团全体员工贡献、参与、管理的内容、职责、方式以及考核奖惩办法。

三、咨询工作过程

    工作思路和过程如下:

    1、知识管理理念培训；

    通过专家培训,  首先让参与知识管理的员工清楚知识管理是什么?  与自己的工作有什么关系?   并提出自己对知识和知识管理的要求.  所以这第一步的培训是非常重要的, 是整个咨询推动的思想基础.具体培训的要点是:

• 企业知识的重要性
• 什么是企业知识管理
• 知识管理在管理系统中的位置
• 知识管理实施方法

    2、知识管理实施的过程(案例)

    3、工作知识体系的建立;

    知识体系是企业所有工作知识内容之间的相互关系.  体系的建立就是理顺这些关系, 用知识地图或知识树的方式把所有工作知识的位置及查询标示出来,  让员工能以最快的方式学习、贡献和应用工作知识.  具体的建立过程有:

   (1)、知识供需调查、专家系统、常用知识调查、统计、归类汇集知识点（方法：发放调查表、访谈等）；
   (2)、知识归类，知识点统一定义；
   (3)、绘制知识树、确定知识归属；

    4、知识管理平台选择;

   知识内容及其管理不仅仅是理念和方案,   它必须固化下来并融合到日常的工作中.  这就是说需要一个软件平台,  它能支持员工沉淀工作知识、推进知识、学习知识、应用知识.

    (1)规划网络、选择软件：最终选择了蓝凌的基于知识管理的办公工作平(LKS-KOA)
    (2) Domino和LKS的安装、设置、调试
    (3) 平台操作使用培训；

    5、建立知识管理推进组织和制度

    没有组织,OA信息化的推进工作就难以保障; 没有机制制度, 员工参与和贡献就没有约束.  所以知识管理推进组织和制度是知识管理实施成功的保障. 具体讲,  通过讨论,确立了:

    (1) 集团知识管理组织架构,明确了个部门知识管理兼职人员的职责；
    (2) 员工知识管理参与制度, 明确了员工参与的责任,义务和利益；
    (3) 知识管理人员工作制度,明确了管理人员的绩效考核办法；
    (4) 工作平台系统管理人员工作制度,明确了管理人员的工作责任；

四、咨询工作总结与体会

    1、一个企业从筹办开始就是一个知识积累的过程，大到每一个工程项目、科研成果，小到员工的请假、报销，可以说每时每刻都在产生新的知识，而这所有的知识就是一笔巨大的财富。我们所作的工作就是将这些知识有效地通过我们的管理平台管理起来，并且将它们按照一定的类别方式存放到公司的知识库中共享，每个员工都能够随时迅速地查找到所需要的知识，这样就避免了大量的重复工作，从而大大提升工作效率。

    2、仅仅将知识存放起来是远远不够的，这里还需要所有员工共同来推动，知识贡献和需求是相辅相成的，这就要求员工不断创新从而产生新的知识，同时也应该主动学习别人的宝贵经验。那么，做到了这一点，企业就是一个学习创新型企业，每个员工都在不断的提高，那么员工素质提升了，企业的迅速成长也一定是必然的了。

    3、在实施项目过程中，对于普通员工，我们应该强调知识管理对于其个人素质的提升，对于企业高层领导，则应该强调知识管理如何帮助企业有效管理企业的核心利润源，增加企业效益。这样调动了员工和高层共同的积极性，项目才能顺利的开展，知识管理也才能够得到很好的推进。

    4、我们对于知识管理也还是处于一个探索创新的阶段，进行的顾问咨询的方式方法还有一些需要改进的地方。首先，进行咨询的流程还是不够标准，虽然已经有了一套相对标准的流程，但是在实际操作过程中总是会有一些无法预知的问题，我们只有在不断的项目实施中去发现问题，完善我们的工作流程。其次，现有的方法只适合于中、小型企业的咨询，并且对于知识管理也是理解的不多，一切都是以我们为权威，但如果遇到大客户，并且等到知识管理对国内来讲已经不新鲜或有许多人都来做知识管理咨询的时候，我们现有的咨询方法就远远不够了。

    （邓文彪博士系深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司首席知识管理专家，欢迎您与邓文彪博士探讨您的观点和看法，电子邮件：dengwb@landray.com.cn）
     （薛彪深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司管理咨询中心经理，欢迎您与薛彪探讨您的观点和看法，电子邮件：xueb@landray.com.cn）