管理公司的失忆症

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[i]牛津大学管理学教授菲利普（Nelson Phillips）等三位教授，于「史隆管理评论」（Sloan Management Review）指出，公司进行知识管理，除了要学习及保存重要的信息，同时也要避免及除去不重要的信息。[/i] 牛津大学管理学教授菲利普（Nelson Phillips）等三位教授，于「史隆管理评论」（Sloan Management Review）指出，公司进行知识管理，除了要学习及保存重要的信息，同时也要避免及除去不重要的信息。 他们指出，公司在产制知识后，又将学会的东西遗忘，这种失忆的情况，可以按照知识的新旧，以及情况发生属于意外或故意，分为四种类型。有些类型对公司有害，有些则对公司有益，不同的类型，公司有不同的因应做法。 [b]1.遗忘记忆[/b] 公司不小心将累积的知识弄丢，通常有损公司的竞争力，要再累积相同的知识，公司必须付出代价。发生这种情形的原因包括，产制的知识因为不常使用，逐渐被淡忘、员工离开公司、遗失重要的文件等。要避免发生这种情形，公司首先需要知道，组织知识累积的地方，然后保护这些知识。 一般的主管通常对这一点有过于简化的想法。例如，一家制造公司想要整埋老旧的产品蓝图，主管请员工重画蓝图，让版面更清爽，之后丢弃旧图，并将新图分类归档，希望更容易使用蓝图。但是，主管疏忽的是，在旧蓝图上，有多年来员工手写的注记，这些信息非常重要，随着旧蓝图的破损及汰换，不知不觉便消失了。 [b]2.保存记忆失败[/b] 公司新获得的知识没有成功进入组织的记忆，这个过程对公司有害。发生这种情形的原因包括，领导新做法的关键员工离开公司、某个工作小组解散等，以致新知识来不及传递到公司的其它部份。 要避免这种疏忽的情形发生，公司必须采取两个步骤，在有价值的新知识消失之前，成功抓住它们。首先，将知识清楚呈现，也就是从员工身上获取知识。其次，将知识传布到公司的其它部份，储存在适当的地方，也就是将知识制度化，成为能够再复制的行为。 [b]3.去除记忆[/b] 公司刻意移除累积在组织记忆中的负面知识（例如，公司改变了使用的科技，之前对旧科技的知识变得没效率，必须移除），这个过程对公司有益，几乎和学习新知识一样重要。这种知识有时候已深植公司，许多员工只是不断照着做，不会质疑利弊，如果公司要根除这种知识，必须大动作打破既有规则。 [b]4.避免留下记忆[/b] 跟人一样，公司也会学到坏习惯，对于不利于公司的做法及想法，在它们留存于组织的记忆之前，公司刻意将之消除，这个过程对公司有利。例如，公司从合作伙伴学到一种没有效率的做法，公司要避免员工在公司中继续这种行为。要避免留下坏习惯，首先，公司必须能分辨有用的知识，以及可能的陋习，之后还必须预防后者不断累积。