天津OA信息化实施的第三条道路

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当公司试图把积累的经验转换成组织的竞争优势时，经常忽略一个基本的事实：知识从人开始也以人结束。离开人对知识的理解、对知识来龙去脉的掌握和对知识有效的利用，知识就是一堆的数据。 进一步说，在知识管理发挥真正价值之前，实施知识管理是一冗长复杂的、费时、容易引起争议的过程，并且经常耗费大量的时间、金钱、需要公司高层的支持。同时，如果知识工作者认为实施知识管理仅仅给他们的老板带来好处的话，那他会认为充分展示个人知识价值的最好方法是跳槽或保持独立。 显而易见的，但并不是经常被提到的一个事实是：当知识工作者对自己知道的、不知道的和需要知道的事情采取主动和富有责任心的心态的时候，知识管理就能做得最好。这样做的结果不仅是个人对企业更有价值，而且企业本身的智力资产将增加。 不需要老板技术上或经济上的很大投入，只需要一套简单的、廉价的技术和工具就可以实现每个人获取、创造和共享知识，扩展个人网络和与同事合作。通过从底层到高层的每个知识工作者对自己个人知识的管理，这些简单的技术和工具可以提高生产率和促进员工的工作积极性，而这些积极性则可以增加克服那种从上到下的实施知识管理的来自技术和社会关系层面的阻力。 信息过载是一个事实，而非理论，有事实表明大多数人缺少跟上知识时代的技术或工具。安德逊咨询协会战略变化研究部估计，职业人每天需要在不同的媒体上最少涉猎220条信息，他们中的大多数人抱怨实施知识管理对减少过量的信息无能为力。 相应的，一些咨询顾问通过实施一些小的技巧，例如对他们职工和管理人员增加“个人知识效力”或“个人信息策略”的培训。他们提出了不同的方法来对付信息过载，提出应用不同的个人知识管理工具和价值原理来扩大个人智力财产。 Ross Dawson先生，先进人类技术公司的创始人兼CEO，一家在澳大利亚悉尼的KM咨询公司说“大多数的知识管理实施集中在应用技术来组织信息和知识流动”。“个人的信息和知识技术包括过滤过载的信息、有效阅读、记录、分析、综合和与他人有效沟通，而这些技巧却很少被认真研究并开发出来”。 Open Connect AG公司知识管理主管（Open Connect AG是一家在瑞士伯尔尼进行网络系统开发的公司）罗纳德Hyams先生说：在短时间内处理大量的信息，对个人和他的同事来说都是很难的事情。在教育管理人员和员工如何增强处理信息的技巧时，包括了传递给他人信息的透明度、质量和信息价值的问题。同时，也包括增加从他人得到信息的速度和有效性的方法。他同样也提供时间管理和工作场所的舒适度，例如吃好睡好的技巧。 Hyams说，通过实施个人知识管理，个人能够在他想得到信息、如何得到信息的时候找到所需要的信息，花费很少的时间来获取和表达信息，管理他人是如何得到个人信息的质量，树立信息提供者的声誉，从而提高了他们在公司内部的价值和劳动力市场中的价值。对于南非比勒陀利亚的咨询公司QuantumIII来说，PKM 是吸引项目主管的方法之一。“有创造力的领导发展了个人获取知识和评估知识的方法，” CEO Albert A. Cruywagen说。“知识的质量在很大程度上决定了决策和领导的质量”。 商业学校也开始在课程中安排个人知识管理。Jason Frand，安德森大学管理学院的院长助理、计算和信息服务处的主任，在美国加利福尼亚大学洛杉矶分校为即将开学的MBA学生讲授必修课程，他教育学生要发展一套自己工作的知识智力地图，创造一套组织结构，便于查找和联系个人和职业信息，并且运用技术来扩大他们的记忆力和提高他们本身的能力。 多说 在这个信息饱和的环境中，有效的处理信息是很必要的。运用可靠的技术，个人知识管理工具可以帮助个人扩展这些能力。 Namchul Do（现在是南非Changwon市沃尔沃建筑装配公司的高级系统分析师）在1997年获得了工业工程方面的博士学位，发展了自己的方法来管理个人知识的生活周期。他经营着一个网络，可免费提供服务，通过这个网络提供的服务和使用韩语的探索引擎，可以免费的跟踪他在网上存储的资料。 “管理信息意味着可以能保证任何时候都能获得的存储信息” Do说，他在利用网站存储和检索从项目和制造复杂的工程程序中的技巧的所有事情，“他可以帮助我产出技术型论文、学术出版物甚至软件系统等的知识资产”。 Joe Batista ，美国休斯敦康柏计算机公司的头目，他试图使公司目前的形势能够跟上信息时代的大潮流，记录道，到目前为止没有人对个人知识管理产品进行名确定义。他说“这个概念涉及到许多没有人曾经研究的问题”“因为在所有文件格式中信息数据、信息和知识的超载需要个人结果和知识管理系统，这些系统可以在他们的商业条件下过滤、分类、吸收、检索。 在这一块，还有许多个人提供的产品，从你应用硬件中应用索引文件进行快速查询到重新利用网络进行元数据搜索，合作服务和创新方式来组织、提交和共享信息。许多的工具是免费的，吸引企业销售商的兴趣，发布广告或者产生click-through revenue 。 例如，Compaq Batista拥有12GB的工作，积累了价值5年的信息，在他的可移动计算机的硬盘中使用Enfish 技术公司的跟踪系统，来索引、发现和观察多格式的文档。“我可以在整个智力资产库中查到我需要的知识”。他指向Enfish Onespace，跟踪者的免费后续者，在正确方向上的有一台阶，因为他可以按信息实施行动，例如在生日的时候可以通过按键来预订生日蛋糕。 Accsys 公司董事长Randy M. Kaplan，Westchester, Pa.的一个知识工程咨询家说“个人知识管理工具可以扩大个人的记忆系统”，可以帮助CEO处理信息超载的问题。Kaplan把自己的个人知识管理系统作为了一个例子。他说他已经存储了在他10年的时间内读和写的所有东西，大多数都是纸质的。他对这些资料扫描到文件管理，然后利用Adobe Capture识别，把这些文章做成Adobe的格式。现在Kaplan的文章和信息做成数据库，大小约700 MB，然后把这些数据库做成CD然后他可以随身携带。 Kaplan把CD的内容看作是“潜在知识”。他使用了叫做dtSearch Desktop from dtSearch Corp应用程序，可以把个人存储的信息进行索引，使用了快速查询。他说这些不连续的产品要比现在流行的PDA还要便于迅速查询。他使把我生命中所记录的资料进行综合，然后上网，我可以同时进行信息录入和输出，他解释道。 个人智力资产 对所变化的大量信息进行把握是一个很重要的策略，但是使用PKM的技术和工具，个人可以走的更远，可以提高他们的能力和潜在的职业生涯。有效的把你个人知识财产变成目前个人的智力财产。这些发现导致个人知识管理不是一独立的行为而是一社会性的活动。 这是我所说的个人范例的变化，“工作是连续性和系列性。无论他是不是一个职员，个人知识工作者需要把自己作为企业的一部分。它是你知道什么、你知道谁和他们知道什么的问题。” 尽管个人知识工作者市场价值是建立在他们怎样“聪明”，今天的技术很快就会陈旧。Sidoli说，持久性的价值是建立在“轻松学习”和接近知识、商业、社会团体和技术网络的能力，来不断的更新这些技术。反过来说，个人知识工作者需要与他人共享知识。 一个知识管理工作者必须综合四种类型的网络来构建个人价值。“知识是关键，因为在你的商业网络中卖知识，并且在社会网络中共享知识” Sidoli解释到。他建议人们认识知识网络实践的团体性，并且通过连接职业性和特殊兴趣的组织充分利用它们。“通过共享知识学习信任和互相尊总建立个人知识品牌，个人知识品牌可以提高他或她在组织或劳动力市场中的价值。”他说。 Sidoli把他的过去做为一个例子。在一些年之前当他对知识管理感兴趣时，他已经买掉了自己的网络发展公司并且辞掉自己的工作，做了一家多媒体公司的主管。他通过提问自己下列的几个问题来描述个人知识管理的审计： 我的核心目标和价值是什么？ 我的核心竞争力是什么，我需要到哪里去？ 我的各类网络的力量在哪里？ 他们平衡吗？ 下一个事情是什么？ 他开始了对目标的学习，参加会议和工作组，参与网上和面对面知识培训。由于Sidoli没有作为咨询的“品牌”，他开始进行网上课程教学，把KM和自己原来的经验性结合，出版网上时事通讯和为actlikeanowner.com进行专栏创作，“在组织发展或信息技术方面我没有经验，但是我会写，所有我集中写”。他回忆。最后他在咨询公司开始工作，他通过国际间的通信来往和使用个人知识灌输知识共享，帮助一些大型企业提高了他们的品牌。 组织中的个人 尽管个人知识管理强调个人，尽管知识管理归结为共享知识和增加组织的价值，它依靠他们的智力资产。“尽管所有的企业基于知识，个人知识能力对职业服务，例如法律、咨询和投资银行来说是很重要的，这些行业主要依靠知识工作者的能力，需要个人和集体的工作努力。”高级人类技术公司的Dawson说。 在工作中，有效地个人知识管理加快了信息的处理过程，降低了旷工和流线操作的费用，提高了工作环境的性能和竞争性。Open Connect的 Hyams 说。这些事情对个人和企业来说都是有意义的。他说“个人知识管理是以团队为中心的”。“个人的知识有助于团队的生产和创造”。Hyams坚持如果知识工作者拥有知识管理技术，企业实施知识管理是可以成功。 事实上，在公司内实施知识管理系统应该是从个人进行自下而上的，通过整个组织来实施，而不是从上而下开始。这种策略可以使公司通过实施知识管理回避典型的问题，例如费用和困难，从而更能鼓励大家参与。 Ray Edwards，他认为个人知识管理有可能是实施知识管理的企业成功的基础。“如果公司可以首先推行、鼓励和实施个人知识管理，它们可以发现EKM可能是一个事实而非结果” Edwards说，“如果我们在组织的根部实施知识管理，效果有可能更为有效。 通过那些容易获得的、能直接产生价值的便宜得个人知识管理工具一方面可以增强知识工作者个人的智力资产，另一方面也为在组织实施知识管理提供了一条另外的途径。“你可以做个独裁者，告诉你的员工这些工具是必须要使用的”，Compaq的Batista说，“但你还有第二个选择，就是采用民主的方式，告诉大家为了我们共享方便，我们要建立一个拥有相同分类和元数据得知识库。第三个方法就是你可以让知识管理从个人开始，通过个人知识管理系统或者门户，给员工提供一些基础的工具，然后让个人在组织的基础上尽情表演!”