天津OA信息化——衰退期成长的动力

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在经济衰退时期，每个商家都只想着一件事——生存。然而当所有人都为生存而绞尽脑汁的时候，只有极个别富有革新精神的人才能把握住稍纵即逝的机会，做出正确的决策, 最终安全度过萧条期，微笑迎接经济复苏的到来。 要想以强有力的战略地位度过衰退时期，关键之一是抓住转折时期的机遇，采取有效的措施。要做到这一点，经理人不是去努力地解决问题，而是根本就不能卷入问题中去。为了确保你的业绩能够始终表现出最佳的经营绩效，就必须分析并控制生产成本、提高生产效率。最重要的是，为了使整个公司良好运转，企业所有阶层的决策者都必须做出正确、及时的决定，而不能出现一点错误和浪费。这就要求决策者们能够随时随地掌握机构内部的知识。 什么是知识？ 知识就是事实的积累，事实本身是由从原始数据收集到的信息构成的。而数据只是一堆纸、一摞剪报或是一些分析报告，也或者是在这个数字时代，电子邮件系统中的1和0的集合。数据只有和需要解决的某种情况或者问题相关时才能转变为信息。我们认为可重复验证模式是“可以预测”的，因此信息只有和其他信息相关、符合经验模型或者被认为“可信”时，才能转变成事实。最后，事实只有推动了决策进程，并且最终取得了效果才能转变为知识。 在经济衰退时期，一个具有竞争力的组织通常是：员工数目不多，但却构成一个不可轻视的团队，所有人怀有相同的目标、并随时随地掌握着关键的知识。只有这样，资源才不会被浪费，企业才不会在竞争仍是一团糟并且方向不明时错失机会，从而及时、准确地预测和掌握未来的趋势。对大多数企业来说，光是理解知识管理的重要性并不意味着成功。即使在拥有了强大的信息化管理工具之后，面对其从各种内部或外部的来源中收集生成的大量数字化信息，企业管理者仍然很难分析出这些信息所表达的事实并做出及时正确的决策。这么多的观点、方向或者计划同时存在，如果不加控制的使用，就会有支离破碎的危险。要想避免这种情况，最好的方式是，除了给团体的每一分子所需的知识外，还要给他们明确的目标，并且有方法去监督他（她）向这个目标努力。如果每一个决策者都能做出及时而准确的决策，你的公司就能以最小的代价获得最优的经营绩效。 经营绩效的构成因素 经营绩效由三个因素构成，我们可以称之为3E： ● 树立明确的目标和目的（Establish）; ● 评价实现目标和目的的进程（Evaluate）; ● 赋予实现目标和目的的能力（Empower）。 当然，要是光这么简单就好了。有时所有3E条件都有效地实现了，仍没有达到目标。不同领域、不同规模的企业都会遇到这种情况。 数据是整个知识管理系统的第一环，也是很关键的一环。但是对大多数公司来说，存储这些数据就像鲑鱼逆流而上一样困难，当你到达目的地时往往已经遍体鳞伤。背后的原因是各种各样的，在你的机构里存储数据的体系可能已经过时了，它们彼此不能交流（互不相干）或者配置很差等等。事实上，许多使用数据的商家并不真真正正地接触存储系统，无论这些存储系统是软件、硬件、还是公用的文件柜。能否方便地访问存储系统是导致“分析差距”的主要原因，这一差距使得决策者与对决策过程有用的信息常常在不被意识到的情况下分隔开。 当然，速度也很重要，信息要求及时掌握，但现实并非如此。许多公司会花上好几个月的时间来考虑是否花钱建数据仓库，任凭用于前期开发、对基础构架进行安装和调试以及存储数据的时间白白流过。你能因为信息“正被文件化，还在系统里” 而等几个月时间再作决定吗？肯定不能，如果你这样做了，你的企业很可能也不会维持太久了。 许多企业面临的另一个问题是，无法得到能够辅助决策的准确信息。决策者们往往要花很长的时间去收集、分析大量数据，甚至有时候得出的信息并不准确或根本无效。如果信息来自像HR、IT或制造业这样的部门，过程就会更长，投入的人力也会更多。使用者被过时、缓慢的处理过程所困扰，或者完全不知道如何得到信息，都会导致这个过程效率变低。那么，解决方案是什么呢？简而言之，就是用已出现的专业技术来解决问题，让从事具体业务的人员能够很容易地接触使用到企业信息。例如，过去几年来，涌现出许多管理业务流程的解决方案。许多商家对ERP, SCM和CRM 都不陌生。电子商务作为影响和评估市场的可选武器最近也加入到这个行列。据Merrill Lynch估计，仅在一年中就有超过2000亿美元投入到业务信息管理系统。 那么，什么可以把各种各样的产品和解决方案连接在一起，为公司提供一个巩固的、专注于经营绩效的系统呢？ 答案之一就是经营绩效软件（Business Performance Software），这个词在我们Brio Software公司的员工中所使用。它是一个相对简单的平台，可以被整合到一个商业运作过程中，该过程可把相关的数据快速、高效、有条不紊地传递给需要它来做决策的人。 经营绩效软件采用无数的后端数据源，这些数据源可以从互联网、Oracle数据库、EXCEL 报表、 SAP 或PeopleSoft 系统中获得。经营绩效软件能够对这些数据进行分析，并生成报告，译成可访问的形式。“仪表板dashboard”是由测量计和概括了关键业务绩效指标的图表组成，可以在任何深度水平上进行操作，并使用和Windows一样的界面。 借此商家可以迅速、方便地获取企业信息。另外，由功能部门所提供的信息也可以加到其中，使整个机构成为一个有机的整体，这样管理者可以从全面而不是部分的图像上做出最准确的判断。 随着现代技术的进步，每个人都有可能从多种途径获得来自Dashboard的信息。PDA和 WAP移动电话在某种程度上是对在台式机上运行的标准浏览界面的补充。数据传输机制的多样化可以让我们实现无论团队的成员在哪里，即便是远隔重洋，都可以同时对同样的、实时的数据进行评估，以做出准确的决策。这种完整的构思和联合处理方式对未来的商业非常重要。由此，我们可以创造出一种商业环境，在这种环境中，管理人员、供应商、合作伙伴、员工以及顾客都能够通过统一的系统相互连接。 由此可见，有效的利用知识管理，可以为企业实时提供公司的各种性能指标，了解到自己所处的位置和面临的问题。这样整个机构将成为一个有机的整体，就像一个能独立思考的巨人，迅速准确地对市场变化做出反应，让您的企业在经济衰退期也能够保持成长。对商业来说，什么是改变全球经济的要旨？一句话，就是永不放弃。将商业的压力化为动力、更好地运用团体拥有的知识，成功地树立目标，按照要求对实现目标的进程进行评估，并在需要时做出合理的决策，将会为你创造出一个美好的未来：不仅仅是生存下来，而且会取得成功。