外贸管理软件如何正确使用?

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        外贸管理软件是外贸企业不可缺少的重要工具，因为外贸的业务需求和内贸不同，需要特定的软件才能完成，这些软件的功能比较多，那么外贸管理软件有哪些基本的功能呢?

　　一、泛普软件—外贸管理软件的功能

　　1、客户管理

　　对客户资料进行精细化的服务和跟踪，信息一条线，全程一目了然。

　　2、邮件管理

　　基于数据库的客户端邮件系统技术，从根本上克服了企业海量邮件无法集中统一管理的弊端，从而使企业管理层能方便地查阅每一个业务员或每一个客户的每天往来邮件，并进行有效监督。

　　3、传真管理

　　摈弃传统传真机收发功能，直接通过系统收发;节省纸张墨粉等办公成本。

　　4、快件管理

　　系统自带30多家快件公司快件单模板，自动调取客户基础档案填写信息，不用手工填写快件单，即可直接打印，整洁方便效率高。

　　二、企业如何正确使用外贸管理软件呢?

　　—在使用外贸管理软件的时候，需要对业务流程和管理方法等进行重组。因为外贸企业在管理过程中，会出现很多不太合理的环节，我们在使用软件之前，就需要把这些不合理的环节去除掉，这样才能让企业和管理软件进行有效的结合，从而让软件发挥它的优势。

　　—在使用该管理软件之前，建议对员工做下培训。要让员工了解该软件主要是做什么的，它的业务流程是如何进行的，如果想让该管理软件得到全 面的实施，不仅需要技术层面的支持，也需要全体员工的乐于参与和支持。

　　三、如何选择外贸管理软件?

　　1、考虑开发商的持续服务和升级能力

　　管理软件不同于杀毒软件之类的工具软件，管理软件已成为越来越重要的企业工作平台，软件开发商能否持续提供良好的维护和升级，是购买管理软件时首先要考虑的问题。

　　2、了解该软件的实际使用情况

　　软件公司一般会公布部分客户名单，如果一款软件有较多业内领先的企业正常使用5年以上，则该软件一般不会太差;如果只有少数客户在使用，并且使用时间都较短，则要谨慎，一款成熟的管理软件，需要经过最少3年以上的众多用户的实际使用考验并不断优化和升级，才可能有良好的使用效果。

　　3、选择有行业针对性的外贸软件

　　不同的行业，对数据管理的要求差别很大，如经营化工、机械的，跟经营装饰品、礼品的，对产品数据的管理要求，就截然不同，装饰品、礼品类的公司，对产品图片、包装，成本管理等就要很详细的要求;外贸管理软件的细分也日趋成熟了，购买时可按行业细分来。

　　随着互联网时代的到来，越来越多的企业都开始使用能够为他们提供各种便利的办公软件，对于外贸行业来说也是一样的，他们对于外贸管理软件的依赖也是越来越高。