电子文档管理软件的步骤

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　　确定电子文档管理软件角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与电子文档管理软件过程。有关创建电子文档管理软件规划团队的详细信息，请参阅确定电子文档管理软件参与者和项目负责人。

　　分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。

　　规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。泛普软件泛普OA系统电子文档管理系统提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站(如记录库)到自由格式文档库(用于特殊文档创建和协作)。在一个库中，您可以进一步将内容划分到文件夹和子文件夹中。有关详细信息，请参阅规划文档库。

　　规划如何在各位置之间移动内容在文档生命周期的不同阶段中，可能需要将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。例如，发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共Internet网站。如果在网站之间移动内容时需要将内容从一种格式转换为另一种格式，则您还需要规划内容转换。有关详细信息，请参阅主题规划文档库中的“规划内容的流动”。

　　电子文档管理软件规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。有关详细信息，请参阅规划内容类型。

　　规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。

　　规划工作流通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。泛普软件泛普OA系统包括适用于一般团队任务的工作流，如审核和批准文档。泛普软件泛普OA系统还支持创建和安装自定义工作流。有关详细信息，请参阅为电子文档管理软件规划工作流。

　　规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以确保文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。泛普软件包含实现审计、文档保留、标签和条形码等的策略(以确保所打印的内容可以与文档库中的相应版本相关)。有关详细信息，请参阅规划信息管理策略。