电子文档管理系统系统概念辨析

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电子文档管理系统，管理的是知识从个体到组织，从隐性到显性不断交互转化、应用创新的循环过程，包括知识的产生（起源）、整理（存储）、发布（分享）和应用（创新）等4个具体过程，以及知识的显性化、文档化、社会化、融合化、内隐化、使能化等6个关键活动。知识只有完成了知识循环的这个全过程，才可能最终达到提升企业的核心竞争力的目标，才是真正的知识管理系统。如果一个软件系统，只是涉及到知识管理的这4个阶段6个关键活动中的一个或很少的几个部分，就声称是知识管理系统，显然比较牵强的，这样的系统就是“伪知识管理系统”。
 
目前市面上的“伪知识管理系统”，大体上有这样几类：
    （1）个人事务管理型的。具体又包括2大类，一类是PDA，可以帮助个人管理日常的事务、计划、名片等；另一类类似于MSN（或者比MSM功能丰富一些）的即时沟通系统，可以完成和别人即时交流、工作讨论、名片分享等。可以部分地完成个人与个人之间隐性及显性知识的交互。
    （2）文档（档案）管理型的，有纯为个人使用的单机版的，也有为团队使用的网络版的。这样的系统提供了知识分类管理和查询的功能，网络版的也有文档共享的功能，但由于和企业的业务系统是分离的，只能靠人工录入一些资料。只能部分地完成团队显性知识的存储和分享。
    （3）协同商务软件。传统上有基于Domino/Notes的，现在多是基于工作流的，可以在完成协同工作的同时，对工作中形成的部分显性知识进行管理。但这些系统中，绝大部分虽可以完成协同工作，但对工作中形成的结果，却不能作为数据进行统计、分析。
    （4）知识挖掘工具。这是目前最具误导性的一类，以国外的部分大型软件公司为代表，他们提供知识存储、在线分析和数据挖掘的系统工具，却把他们宣传为知识管理系统。毫无疑问，知识管理系统需要用这些工具来对知识进行存储、统计和分析。但它们只是知识管理系统的工具，而不是知识管理系统本身。
    
一个真正的知识管理系统，需要有以下3个相互关联的特点：
　　（1）面向知识循环的全过程，可以帮助用户管理从知识的产生到知识的应用创新的全过程。知识来源的渠道包括干中学、用中学、从媒体中学习、交流（交互）等。一个完整的知识管理系统首先要能非常方便地获取各种不同渠道来源的知识，能够将隐性知识显性化，能够使显性知识被科学地存储，被很方便地查询和分享，能够有助于激励个人和团队之间的知识转移，能够便于用户在工作中的使用和创新。
　　（2）实现工作中的知识管理。企业的功能是提供可以创造客户价值的产品和服务，管理知识是为了提高企业创造客户价值的能力，而不是为了管理知识而对知识进行管理。因此，在工作中自动完成知识管理，而不是由专门的人员进行知识的收集和管理，便是对知识管理系统非常重要的要求。所谓工作中的知识管理，首先是指知识的采集是在工作过程中自动完成的；其次，可以将工作中形成的结果作为知识和资源进行管理，对其进行分析和统计，以支持未来管理决策的科学化；第三，分析和统计是由计算机自动完成的；第四，方便于每个人在实际工作中的应用。知识管理是工具，不是目的，是每个员工的普通工作和生活，不是少数“专家”的“专业”。
　　（3）以集成应用平台为基础。首先，要想实现面向知识循环的全过程，在工作中完成知识管理，必须要以集成应用平台为基础。不同地方的员工、客户、合作伙伴象坐在一个房间里一样工作，使用统一的工作平台，实现业务运行的自动化，实现工作结果（知识）的自动采集、分析和处理。其次，只有在同一个集成的工作平台之上，才能获取企业中人、产品、客户、设备、项目、供应商等等关联性的信息，关联性的知识是组织中最为重要的知识。可以说，孤岛式的专门化的知识管理系统，是不能真正完成知识管理功能的。
　　
　　具体而简单地说，一个完善的知识管理软件系统，需要以集成应用平台为基础，面向知识循环的全过程，在工作中自动完成知识管理。它能有效地帮助用户便捷地获取各种来源的知识，促进隐性知识的显性化，实现显性知识在个体和团队两个层面上的可管理，可以激励知识工作者，可以为每个员工提供知识助手。