文档管理不是电子文档管理系统

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在知识管理实施中，许多时候将知识管理过程做成了文档管理的过程，知识管理的实践完全围绕文档的产生、累积、分类、搜索等进行。

但知识管理不是文档管理，基于以下几点：

1、知识分为显性和隐性，而文档管理中的对象文档则是显性的，文档管理只关注了显性知识知识的管理；

2、从显性知识的角度看，显性知识可以为文档、视频、音频或者各种形式，文档不能覆盖显性知识的全部；

3、显性知识可以表现为文档，但并非所有的文档都是显性知识。从文档管理的角度看企业里的文档和知识管理的角度看知识文档，前者的数目要远远大于后者的数目，即文档管理中所管理的对象则包括了数字、信息、知识，这其实给员工知识的复用造成了很大的困惑：在企业内部陷入“信息爆炸”中，知识被信息淹没，无法发挥知识管理的作用；

4、国内不少知识管理作的“好”的企业其实就犯了这样的错误：看看，我知识管理的成果多么显著，保存了多少多少东西（文档），但真正利用起来的则很少，而且员工对这样的知识库的满意度很低，达不到知识管理的目的；

5、从IT的角度看，文档管理系统可以作为知识管理系统的一部分进行知识文档的管理，但一定要从知识管理的角度去分析这个过程，遵从知识库建设的五个步骤。

知识库建设的五个步骤

按照知识管理中心（Knowledge Management Center）的研究和咨询实践，知识库建设必须遵循以下五个步骤：

明晰核心知识 控制知识产出 科学组织知识 促进知识利用 知识库创新 通过核心业务分析确定应管理知识领域、类型 谁产出、为什么产出、产出内容结构 建立分类词表、多维度展示知识 利用知识库使者者智慧，在使用中评估知识 鼓励知识整合、提炼和创新，持续提升知识质量

第一步：确定要管理的知识。在任何一个企业内部，都有各种各样的知识，而在知识管理的实践中，并非每类类型知识都需要去管理。所以在知识库建设的初期必须明确要管理的知识类型、其价值在何处，这样才不至于眉毛胡子一把抓，导致核心知识和外围知识都无法很好管理的状况出现。

第二步：确定知识的来源和动力。人是知识的载体，也是知识产生、组织、利用、创新的源泉。在知识库建设中，必须明晰知识的来源：谁应该产生何种知识，他为什么要产生。如果不能结合组织内的每个岗位、流程去分析，那么就很难要求知识共享，在这种情况下即便产出了“知识”，就类似于案例中展示的知识的价值也不能保证。还有一个问题就是员工为什么要共享，这是知识管理的动力问题。

第三步：知识的组织。如何将产生出来的知识进行整理、系统化、合理的分类和提供检索工具才能方便人们自如的获取？在工作中产生出来的知识我们经常称作“知识碎片”，大都是不系统、零散的，在知识的组织阶段也需要做“知识碎片”的系统化工作。在案例中，论坛产生的信息和“知识碎片”到底有多少可用性，是一个值得考虑的问题。在知识管理中心（Knowledge Management Center）的咨询实践中，我们的方法是：对于社区、论坛等产出的“碎片”需要先进行第一步的处理，类似于BBS的精华区分类、整理，然后再经过知识的入库流程，加入审核、标准化的工作才能加入知识库。知识的分类在下面会详细的说明。

第四步：知识的利用。知识本身没有价值，只有被利用的知识才能发挥作用。我们经常见到有许多“宏伟”的知识库，但是从来没有人去用。在案例中导致知识不能被充分利用的原因，除了知识本身是“知识碎片”外，还有一个重要的原因是这些知识根具体的业务是无关的、分离的、“两张皮”的，要解决这个问题需要在第二步做知识的产出分析的同时做知识的利用分析，从知识使用者的角度去分析他们的具体需求：为完成某个工作，需要哪些知识、这些知识该如何表达和传递。

第五步：知识的创新。创新并不神秘，只有创新才能赢得持续的竞争优势，而所有的业务、管理、技术创新第一步都是先要有知识创新。在知识原料的基础上，根据需求做知识分析和推理，就是CEO陈啸濬设想的“还有一些侧重于分析，侧重于进一步深化整合我们资源的拓展功能”，但由于上海顶讯网络的知识质量和组织都存在问题，这一步很难实现。