［畅享网］养成好习惯是做好个人电子文档管理系统根本之道

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资料管理是个人知识管理一个重要部分。经常看到网上很多人在找个人知识管理的秘诀和捷径，希望能简单有效地管理个人知识。在这里我要说,个人知识管理没有秘诀，有的只是一些小技巧，能提高效率，但不能解决长期问题，养成好习惯是做好个人知识管理根本之道！

 那么个人资料管理都有什么好习惯呢?从个人的经验角度，我简单整理了一下希望对大家有用:

1、规则命名：文件名＝来源＋类型＋内容＋时间。一定的命名规则可以让你不必打开文档就可以从文件名了解文件的基本内容，提高工作效率。

2、分类存放：在资料越来越多的时候，合理的分类显得尤其重要。工作和学习、娱乐文档分开，再按照本人查找资料最常用的维度进行分类。分类是寻找文档的重要途径之一，可以想象，如果图书馆中的图书没有分类，你如何从书海中寻找自己中意的图书呢？恐怕再强大的搜索工具都无能为力。

3、定期整理：随着工作内容的变更和资料的不断增加，你的分类可能需要新建，可能需要删除，可能需要合并，可能需要进一步细分，这里没有什么捷径！勤于整理自己的资料是保证资料长久不乱的良药。整理的目的之一是取其精华，去除糟粕，根据使用频率整理出需要备份的资料，另外就是调整分类。

4、C盘不放资料：计算机系统出现故障很难避免，即使你买最好的电脑，重新安装操作系统也是常有的事。所以避免系统故障造成资料丢失就显得很重要。OFFICE等常用软件的默认存放路径要转移到非C盘中，桌面不要放文档，简单的办法就是在桌面建立一个文件夹的快捷方式，具体文件夹放在非系统盘，以防止系统软件出现故障，重新安装造成资料丢失。

5、定期备份：资料的安全是很重要的，对于我们靠知识吃饭的人来说，可能我们几年的工作积累就是两个脑，一个是自己的脑中的隐性知识，一个就是我们使用的电脑，是电脑硬盘中的几十G资料。一旦计算机出现故障，资料不能找回，对我们来说将是一场灾难。买个好电脑是个前提，定期备份是一个好办法。备份常用有几种方法：一是移动硬盘备份，二是光盘刻录备份，三是计算机本身的备份（通过专门的计算机软件实现重要文件备份）。我一般是采用前两种方式。

以上几个好习惯不是孤立的，是相互关联的。好的资料存放和备份习惯是资料安全的前提，好的命名和好的分类同时提高资料查找的效率，而只有定期整理才能保持好的分类。养成好习惯，才能做好个人知识管理，好工具对于有好习惯的人效果最好！这是我的理解。

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