电子文档管理系统及其供应链

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问题的提出

知识是技术发展的源泉，新的知识是唯一能够保持企业可持续发展和竞争优势的资源，它是技术创新、提高生产力和满足顾客需要能力的基础。知识将像原材料被用于制造产品一样，也是一种可转移的生产要素，当在生产过程中有效地加以应用时，知识的价值会不断增值。把知识看作战略资产来管理的企业必定会比没有认识这一点的企业赢得更大的竞争优势。

知识供应链的概念是将工业企业、高校和科研机构的各自知识优势加以集成和系统化，以便为企业提供能够提高效益和创新能力的信息和方法。研究表明，未来企业的竞争力取决于是否能够不断获得新的知识和应用这些知识去实现产品和过程的创新。企业是知识供应链的最终用户，高校和研究机构是知识的生产者。通过产、学、研的联合，实现共同的市场目标，共享利益。

如果能够将过去多年来制造业在物料供应链管理方面积累的成熟经验运用到知识流的管理上去，形成知识供应链，那么就必定能够大幅度提高制造企业的经营能力、生产力和利润。

技术创新和知识流

“科教兴国”的关键是创新。技术创新的本质是发现某种新事物，在很多情况下是由于产品不能满足顾客（社会）要求所激发出来的。毫无疑问，创新需要新的知识，但新知识又往往难以立即表现出它的使用价值。比较容易成功的做法是，把新的知识与现有知识嫁接，开发出能够为顾客创造价值的新产品或新服务。技术创新能否成功还取决于知识的转移过程，即新思想和新概念的发现或创造能否及时有效地转移给使用者，使他们应用这些知识开发出新产品或新服务，最终体现为商品价值和企业的竞争力。

实质上，知识供应链的作用是将知识的提供者与最终使用者联系起来，如图1所示。。但是，这个过程需要不断加以改进和完善，只有对其中每一步骤的作用都很清楚和正确理解后，才能通过知识系统提高企业的竞争力。遗憾的是，直到目前为止，人们对这一过程还缺乏深刻的研究和认识，阻碍了知识的获取及其作用的发挥，使科学技术成果没有能够迅速转化为现实的生产力。

图1 知识流

知识的产生是创造和发现新知识的过程。进行科学研究和实验所获得的科研成果是新知识产生的典型例子。同时，深入基层调查研究、总结实际经验也是产生新知识的另一条途径。在这个阶段，知识好象物质生产过程中的原材料一样，还没有形成可用的产品，可以称为“原知识”。

知识的开发是对原知识进行深加工的过程，使其成为可识别、可转移和可传播的。例如，将原知识以规范和明确的语言写成文献，使他人能够理解；将专家的知识和实践经验写成专家系统软件，使他人能够利用该领域专家的知识。经过开发后的知识可以看作是一种“知识产品”。

知识的转移是以不同的方式转移或传播知识，使他人能够有效地利用知识。转移或传播的方式包括发行印刷出版物和电子出版物，举办教育和培训活动，以及个人传授等。知识转移的实质是一种“知识交易和知识产品的占有”。

知识的应用是将知识用于满足客观需要的过程。有时候，新知识就是最终的新产品；但大多数情况是，新知识与现有知识综合，才能转变成为新产品或新服务。顾客在使用产品或享用服务时，将他对新产品或新服务是否满意反馈给知识的提供者。知识应用的实质可以看作是“知识消费”。如果没有完全满足顾客的需求，上述过程将重复进行。

实际上，这四个阶段不是孤立的，而是相互紧密联系的。但是，目前的情况是，每一阶段的人都把自己的工作看成“最终产品”，缺乏共同的目标，是一种“推动”式系统。这种陈旧的、孤立的、各自为政的观念导致科学技术研究成果的商品化程度很低，知识没有能够及时转化为生产力。知识管理的目标就是形成连续有效的知识流，把这种“推动”式系统转换成符合市场需求的“拉动”系统。

我们必须认识和高度重视知识管理在未来经济发展中的重要性。我国现在已经成为世界第一“人才出口大国”，智力资本流失极其严重，再不采取用力措施，悔之晚矣。

从物料供应链到知识供应链

物料供应链是物料流动和增值过程所组成的事件网络，包括原物料供应、加工制造、销售等。供应链的概念是链上的每一个成员都以自己的资源、产品和技能按照时间、成本和质量要求完成它所承担的义务。这个集成化的整体观念使每一个成员能够充分理解它所提供的产品和服务在全局中的作用和地位。供应链的建立使它的成员从狭窄的视野和活动圈子里跳出来，联合起来为全局成功作出贡献，从中分享更大的利益。

世界领先制造企业现在都已经采用物料供应链的组织方法，使他们所制造的产品能够更加满足市场要求。原材料、零部件和组件必须按质和准时地送到总装厂，同时产出品也必须及时运往销售商并转到顾客手中。供应链的全面质量管理和准时管理使企业明显提高了最终产品的质量和功能，降低了生产总成本，缩短了生产周期和交货期。这是因为物料供应链将所有环节看作一个连续的、集成的系统加以管理。

知识供应链与物料供应链不同，它是抽象的、动态的和复杂的。但是，知识的价值与物质资源一样，在生产过程中是不断增值的。知识供应链和物料供应链有很多相似之处：

1)都有产生、开发、转移和应用的不同阶段；

2)都是从概念开始，通过附加价值的增加形成最终的产出，即可用的产品和可用的知识；

3)都需要有一个把概念转化成消费者能使用的状态的转变过程；

4)在增值过程中都依赖于连续的、有效的和丰富的信息流和知识流；

5)一般都会涉及不同的单位或部门。

这种相似性使得我们有可能利用物料供应链的管理原则来管理知识供应链，促进技术创新的过程，使科学技术成果转化为生产力。

知识供应链的内涵不是管理知识的具体的内容。它的目标是把相互孤立的知识创新阶段和伙伴组织起来，通过科学的管理方法，集成和改进这一过程。

产学研的联合和分工

在建立知识供应链时，伙伴的形式是多种多样的，产学研联合是重要趋势。知识创新过程中学术机构（高等院校和研究院所）和工业企业的各自作用如图2所示。

图2 产学研在知识创新中的各自作用

图2是划分为四个部分的矩阵，用以表述提高企业竞争能力、使产品和服务满足顾客和社会需要的不同关键活动。

左上部分：基础科学研究是探索新的、对社会发展有益的基础知识，同时它也是技术和管理科学持续发展的源泉。

右上部分：高等学校将科学研究成果纳入教学内容，培养新的人才和建立新的学科，有效地传播新知识。

左下部分：工业企业的研究活动是面向实际应用的。主要是了解顾客需要，将新知识转化为新产品和新服务以及改进生产活动的应用研究。

左下部分：企业为职工提供继续教育和发展的机会，使他们能够有效地使用知识，提高企业的竞争力。

遗憾的是，直到目前为止，这四部分是几乎各不相干的，特别是在工业企业和高等院校之间存在着相当大的隔阂。

回顾90年代初，在物料供应领域也存在着类似的情况，顾客和供应商之间没有建立合作关系，物料供应混乱，采购费用高昂，质量和时间要求都没有保证。后来通过物料供应链管理大大改善了物料供应的集成性，获得了明显的效益。

今天，我们完全可以借鉴物料供应链管理的经验建立知识供应链，实现产学研的真正联合，取得与物料供应链管理类似的效果。

产学研联合的知识供应链管理模型如图3所示。它把图2中四个分割的部分集成为一个整体系统，同时反映了新一代企业的推行小组化工作方式的特点。

图3 产学研联合的知识供应链模型

知识供应链模型描述了采用供应链管理原则后所产生的巨大变化和改进，主要有四点：

1)技术创新是产学研联合的产物，是一个具有反馈的知识流闭环回路，是一个集成的系统。

2)模型中间的重叠灰色部分描述了伙伴之间的内在联系，表达打破相互之间的隔阂，发挥各自的优势，为全局的成功作出贡献的所在。

3)外层的箭头描述了知识流和信息流，以及产学研之间的分工和知识增值过程。当没有满足市场需求的情况时，所有伙伴将共同研讨问题所在，提出改进措施。

4)使最终用户和每一成员都满意将是知识供应链可持续发展的基石，每一成员都有帮助其他伙伴获得成功的义务。知识供应链的最终效益取决于所有伙伴之间的合作和成功。

知识供应链的建立

知识供应链的建立不是教育和研究体制的改造，也不是工业企业和学术机构的结构调整，更不是把复杂的知识管理过程简单化。知识供应链仅仅是把现有的、与知识创新有关的活动加以集成的一种工具。与物料供应链一样，知识供应链的建立不需要从零开始；所有的要素都已经存在，只不过目前是相互孤立的。知识供应链的作用在于将有限的伙伴集合在一起，在特定的知识领域中围绕一个有限的目标共同作出贡献。建立知识供应链的基本步骤是：

1)明确用户需要的特定知识内容和形式，建立知识提供者和知识使用者之间的两点供应链；

2)找出影响建立知识供应链的障碍及其解决办法，确认供应链管理的基本原则得到应用；

3)查明初步建立的两点知识供应链是否能够满足需要，如果不能满足需要，将知识供应链扩大到第三个知识供应者；

4)当感到满意时，将这一知识供应链规范化，形成固定联盟，并与其他知识供应链交流经验。

建立知识供应链的过程必然会遇到某些障碍和困难。解决这些问题需要工业企业和学术机构具备新的观念和业务实践。首先所有伙伴必须认识和理解为什么这些障碍和困难会影响知识供应链的建立，然后才有可能去克服它。同时，知识供应链的运作本身也将会提供克服障碍和困难的动力和方法。

明确谁是最终用户是知识供应链获得成功的重要前提。因为只有最终用户才能提出最终目标，建立衡量整个过程的标准，找到焦点，拉动整个过程和评价实施结果。然后，进一步必须明确：谁是最终用户的代表？谁来确定“知识规范”？谁来判断是否满足这些规范？

面向最终用户并不是说其他成员的利益是不重要的，或者是应该从属于最终用户的，所有伙伴都是平等的。最终用户的责任是提出使整个系统能够按照统一而明确的目标运行的聚焦点。没有明确的最终用户和统一目标，知识供应链就失去聚焦点，这样，每一个伙伴会很自然地去努力实现他自己的目标，以局部取代整体。

为了使知识供应链能够获得成功并持续发展，就要保证每一个参与的组织和个人都能够从中得益。

与物料供应链相比较，知识供应链的特点是包含更多的不同性质的单位和实体。为了保证通畅的信息流和知识流，他们之间必须相互理解、真诚合作，接受和参与这种个性多样化的联盟。工业企业与高等院校的性质和任务不同，他们之间必然存在差异和隔阂。例如，一方面高等院校的科研项目主要由政府资助，不是由企业提供经费，就很难真正为最终用户提供可用的知识产品。另一方面企业重视短期效益，没有认识到知识对提高竞争力的重要性和紧迫性，缺乏长期战略，认为学校理论脱离实际，不愿意投资长期的科研项目。他们之间缺乏信息和知识的交流。

为了改变这一状况，工业企业和高等院校需要共同努力，更新观念，促使信息和知识的流动。工业企业必须认识知识是重要的生产资源，应该经常向高等学校提出生产中存在的问题和急需的技术知识。高等院校应该认真听取企业（特别是最终用户）的意见。建立知识供应链的目的是为了使双方更好地为对方服务，利用各自的优势，通过科技成果的实用化和商品化，使大家都能够获得巨大的利益。

将知识供应的过程建成一个集成的链，就有可能把知识供应过程从无序变为有序，把中断和等待转变为连续的流动，使各方都能够按照时间和地点要求为整个过程提供更好的服务，同时保证各方的利益。为了实现这个目标，必须妥善解决以下几个问题：知识的评估、资金来源、学术水平的标准以及知识交流。

在知识供应链中必须明确每个环节的成本、时间、质量以及功能要求和效益，才能正确评估其结果。当结果没有达到预期目标时，各方应该共同找出问题所在，协商解决的办法。为此，有必要为链中每一环节建立成本、时间、质量和功能四个指标的矩阵，以避免仅局限于最终用户提出的一、二个目标。

网上专家

“网上专家”是利用各种计算机网络提供知识产品和服务的统称。“专家”可以是个人、小组或公司，但他们都是知识的提供者。例如，在新产品设计的过程中，可以将CAD文件通过网络传送给“有限元分析专家”，由他进行静态和动态性能的分析。在工艺设计过程中，可以将CAD文件通过网络传送给“数控编程专家”，由他进行零件数控加工程序的编制。

网上专家具有该领域的丰富知识、掌握最新的发展动态、配备有先进的计算机硬件和软件，他可以为不同的顾客提供服务。因此，网上专家在技术上非常熟练，工作效率很高，可以快速提供优质的知识产品和服务，费用相对合理。

人的素质，包括技能、知识和观念是企业能够生产高附加价值、高质量产品的核心。虽然人的体力是有限的，但人的智力发展却是无限的，如果能够让网上专家充分展示个人的创造力，开发出具有创新性的新产品，就会为网络联盟制造中的企业带来巨大的经济效益。

结论

知识管理和知识供应链的建立，必须是从知识工程的大处着眼，从解决具体问题的小处着手，创造和逐步积累经验。为了使知识供应链在企业中能够获得成功并持续发展，就要充分利用产学研各方的优势，保证每一个参与的组织和个人都能够通过科技成果的实用化和商品化获得巨大的利益。从而，大幅度地提高制造企业的经营能力、竞争力、生产力和利润。

来源：e-works