无线网络环境下企业应如何开展电子文档管理系统(AMT研究院 彭辉 编译)

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作者：Alan Pelz-Sharpe

随着无线网络的发展，全球的信息管理尤其是其中的非结构化数据的管理（例如，电子邮件当中的，word文档中的数据）已经走到了一个新的十字路口。企业对数据库以及企业内容管理（ECM）最终会推动IT市场的更大发展，同时也拓宽了IT在企业和组织中的概念。发生这种变化的主要一些原因是因为出现了新的规则，例如Sarbanes-Oxley法案和新巴塞尔资本协议（Basel II），以及其它的简单的需求，如把组织的结构、规则和安全措施看作为关键的商业信息。

目前，企业对内容管理和知识管理软件的需求主要是为了及时满足新的规则的要求。但是，从某种意义上来看，我们现在所看到的需求是为满足一个不断进化的、变得越来越复杂的、而且越来越关键的需求所做的一个滞后的反应。完全是对非结构化的数据引发的需求一个纯粹的反应。这些非机构化的数据再加上新的监管规则，直接导致了企业不得不开发能够有效进行知识管理的系统。从那个意义上来看，对于企业来说开始应用ECM风格的技术是非常有价值的，特别是在整个企业的范围内发展这样的技术，是进行企业内容管理和满足新的监管要求的良好的开端。然而，现在似乎看起来新的硬件设施和数据的处理程序，好像是对已经规划好的活动的一个破坏，尤其是在部署无线网络和灵活性很强的部门里面。

最近在知识管理领域里面发生了具有重大意义的变革，就像电子数据在商业社会里面引发的变革一样。我们现在已经从过去的精心保护在暖房里面的大型机应用时代走出来了，现在面临的企业环境是不断变化的无线网络环境。计算机已经不是什么新鲜的事务，数字数据也不是很新鲜的东西，但是直到最近的一段时间，与传统的纸质媒介的数据资源相比较，数字数据资源仍然没有获得它应该得到的地位。而且，数字签名也是几年前才被某些国家的立法机关承认其合法的地位。

Dot.com即数字技术驱动的商业社会正在取代过去的纸质文件驱动的商业社会。从某种程度上来看，我们可以说已经差不多达到这个目标了，但是，如果从另外一个角度来看这个问题的话，我们可以发现现在虽然有非常多的商业信息是通过数字技术来处理的，但是在我们的办公室里面，传统的纸张仍然大量的存在。事实上，很多时候并不是数字技术来取代传统的纸张，它们在很多情况下都是共存的。而企业由于持续的需要对纸质文档和记录进行管理，这样就给已经很复杂的环境又增加了复杂的因素进去。现在绝大多数的企业面临的环境的易于管理性已经变得越来越高级了，因为最初的信息管理需求已经解决了。

印度的Wipro PSA系统公司每年都要对全球一百家的大型跨国企业进行调研，从中我们可以看到一个明显的技术应用上升的趋势。仅仅还是在几年之前（那时候，企业内容管理的工具刚刚被开发出来），绝大多数的人都是通过一个单一的设备对数字信息进行处理的，通常都是通过台式电脑对中央处理系统中的信息进行操作。事实上，今天几乎所有的知识管理软件都是按照下面的理念来设计的：

数字信息最终将会以纸质媒介为基础的信息；

每一个人都可以通过电脑对数字信息进行操作；

连接的方式是通过广域网或者是局域网；

所有的数字数据信息将会被储藏在中央数据仓库。

但是，这些设想并没有完全得到实施，而且看起来好像永远都不会有这个机会了。

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