[原创][PK系列]项目管理当中的KM（之二）项目的电子文档管理系统
商蓉蓉
[PK系列]项目管理当中的KM（之二）项目的知识管理前言随着软件项目的功能越来越复杂，技术越来越先进，分工越来越细致，信息越来越庞杂，交互越来越频繁，对项目的有效控制越来越缺乏，对项目的规模、进度、资源估算越来越困难，项目的可交付产品越来越丰富，因此，知识管理对软件项目管理的重要性日益显现，也引起了越来越多人的重视。 正文 项目的知识管理对整个项目意义重大，那么，如何在软件项目的开发过程中通过知识管理的方法和手段，来保证可交付产品的及时提交；如何加强项目组成员之间的信息交流和经验共享，来实现对项目干系人的管理；如何及时总结项目的经验和教训，来为以后的项目提供参考；如何通过加强项目组成员个人的知识积累，来提高整个项目团队的能力呢？ 首先，对工作产品的管理。 软件项目的重要目标就是为客户提供符合质量标准的可交付产品，项目的每个阶段都会产生不同的工作产品，对整个项目来说，这些工作产品都是需要收集和管理的。比如：需求和设计文档、需求跟踪矩阵、用户手册、维护手册等等。对于那些在项目完成后要移交给客户的工作产品来说，比如：应用程序、用户手册，更是重中之重，需要特别的管理。可以采用配置管理、基线管理等方法来实现，根据不同项目采取的软件开发模型而定。 其次，对沟通和交流的管理。项目组成员之间以及同干系人之间需要及时和有效的沟通，项目越复杂、项目组成员和干系人越多，沟通和交流的渠道和信息量也越多。许多重要的项目信息（比如需求、原始数据、程序BUG等）都存在于这些海量的、难以管理、难以检索的电子邮件、电话和会议当中。运用知识管理的方法，我们可以通过形成一系列的文档来加强对重要信息的收集和整理，加强对项目信息和项目干系人的管理。比如，用“需求变更申请单”来记录需求的变化，用“用户问题记录表”来收集干系人提出的问题，用“会议纪要”来记录重要会议决议等等。可以根据项目的特点和项目组成员的工作习惯来采取不同的方式实现。 再次，对项目经验的管理。 及时有效的项目经验总结会，对整个项目的顺利进行至关重要。项目经理的工作职责当中，有一项重要的职责就是组织内部和外部的关键利害关系者召开经验总结会，并且在整个项目期间都需要对经验教训进行汇编、格式化和正式归档，可见其重要程度。 通过对项目进行过程中的经验和教训的总结，可以为下一阶段的工作提供有益的参考和借鉴，在坚持正确做法的同时，可以避免类似问题的再次发生。在项目过程中积累下来的这些知识经验对整个组织来说是十分宝贵的知识资产，对以后项目的规模、进度、资源等的估算有重要的参考价值，是组织级知识管理的重要知识来源。 最后，对个人知识的管理。软件项目的特点就是依靠项目组成员的脑力劳动来完成，与项目有关的大量信息都分散于每个人的头脑当中，难于收集和管理，一旦发生人员变动，尤其是骨干成员的离开，对项目的影响将是致命的。因此，在项目组成员间推行个人知识管理势在必行。有关个人知识管理的相关内容，可以参考[PK系列]的另外一篇文章《个人的知识管理》。 后记 项目的知识管理与组织的知识管理、与前面讲到的个人的知识管理之间是不同的，它关注的是项目级别的知识管理，包括项目的工作产品、人员的交流与沟通、开发经验的总结、个人知识的收集和整理等内容。在软件项目的全生命周期中推行知识管理的概念和方法，对提高团队的知识技能，提高工作产品的质量，提高沟通的有效性，提高估算的准确性，提高项目的管理水平都有很好的促进作用，值得项目经理们更加深入的了解和研究。相关链接[PK系列]（之一）个人的知识管理[PK系列]（之三）组织的知识管理
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